Вибір локації для заходу. На що звернути увагу?

При організації свята завжди стоїть питання з вибором підходящої локації. Хтось шукає самостійно, а хтось звертається в івент агентство за допомогою в підборі відповідного місця для проведення заходу.

У цій статті ми допоможемо Вам розібратися з тонкощами при виборі локації під різні види івентів і на що потрібно звернути увагу! А також – знайти локацію самостійно або довіритися агентству?

Локація на природі.

 

При виборі локації на природі потрібно звернути увагу на різні фактори і задати собі питання – що повинно бути на цій локації і який формат заходу планується?

 

 

 

1. Якщо у Вас формат тимбілдинга,

то потрібно врахувати можливості локації і яка є територія для проведення активностей, а також наявність електрики, санвузлів тощо.

2. Якщо у Вас вільний формат,

без командних змагань, то потрібно підбирати локацію з наявністю активностей для проведення дозвілля (прогулянки на конях, футбол, теніс, басейн, інше), або можна замовити атракціони в агентстві, які доставлять на будь-яку локацію.

3. Локація за містом.

В першу чергу ми рекомендуємо підбирати локацію, яка знаходиться не більше години їзди від міста, оскільки гості втомлюються в дорозі і втрачають інтерес до майбутньої події (якщо в дорозі знаходяться більше години), а також, щоб була можливість уїхати самостійно з заходу. Але це не означає, що далекі поїздки взагалі не рекомендовані! Ми з радістю їздимо по всій Україні організовуючи івенти, а наші клієнти перебуваючи в тривалих поїздках – можуть теж проводити цей час з користю та інтересом, є безліч розваг, які можна провести, наприклад, в тривалій автобусній поїздці …

4. Погода.

Дуже важливо врахувати погодні умови, які можуть вплинути на захід, який проходить на відкритій місцевості. Ми не рекомендуємо дивитися прогноз погоди і довірити йому свій захід! Повірте нашому досвіду! Навіть за добу до заходу – прогноз погоди може помилитися і сподіватися, що Вам пощастить і дощу, або снігу, або граду не буде – це дуже ризикована справа! Відповідно ми рекомендуємо вибирати локацію з наявністю тентів або замовити тент додатково.

Банкетні зали і концерт-холи.

 

При організації заходів з шоу-програмою, запрошенням зірок, Гала-вечері, бенкети з дискотекою і схожі івенти – вимагають дуже ретельного вибору підходящої локації, де потрібно враховувати ряд організаційних питань, про які ми коротко напишемо.

 

 

1. Місткість.

Дуже важливо враховувати той факт, що місця потрібно в середньому на 30% більше ніж локація можемо розмістити банкетною розсадкою, наприклад – гостей на банкет планується 100 чол. і на локації кажуть, що зал якраз розрахований 100 чол. банкетом, але тоді не залишиться місця для танців і шоу програми! Відповідно, якщо у Вас планується шоу програма, дискотека, запрошення зірки (тут взагалі потрібен райдер, сцена і т.п.), то ми рекомендуємо зал вибирати з додатковим вільним простір мінімум на 30% більше, ніж планується гостей.

2. Техніка на захід.

В ресторанах, банкетних залах і особливо в концерт-холах – буває є своє обладнання, яке не завжди підходить для проведення заходу і тим більше для виступу артистів. Ми рекомендуємо до цього питання підійти з усією відповідальністю і довірити його організаторам Вашого заходу, оскільки на локаціях – апаратура може бути не якісною, та може бути, що взагалі в процесі заходу щось з техніки перестає працювати.

Краще замовити все технічне забезпечення у Вашого організатора, з якого буде попит, якщо раптом щось з техніки не працюватиме (але таке буває дуже рідко). Буває, що дійсно на локації є все необхідне обладнання хорошої якості і Вам немає сенсу переплачувати за апаратуру (якщо на локації Вам її дають, наприклад, безкоштовно або набагато дешевше ніж замовляти додатково), тоді ми рекомендуємо, щоб фахівець з боку організатора – виїхав на локацію і все подивився і перевірив, щоб все працювало і всього вистачало для проведення даного івенту (буває, що не вистачає якогось кабелю, перехідника, мікрофона і т.п., відповідно – це потрібно буде довезти додатково).

Ну, і наостанок – ми рекомендуємо і навіть наполягаємо, щоб людина, супроводжуюча захід у технічному плані (ді-джей, звукорежисер) – була з боку організатора, оскільки ді-джей від ресторану може не впоратися з поставленими завданнями і завалити захід.

3. Гримерки.

Якщо на заході планується шоу програма, виступ зірок або інших колективів, то обов’язкова наявність гримерних кімнат на локації. Але тут недостатньо, щоб на локації сказали, що гримерка є, потрібно враховувати безліч чинників – кількість артистів в шоу програмі, зірка (як правило – це окрема гримерка), наявність всього необхідного в гримерних кімнатах згідно райдерів артистів. Ми рекомендуємо ці організаційні питання залишити організаторам, щоб все було враховано згідно райдерів артистів.

4. Параметри локації.

Ще один фактор, який потрібно враховувати при виборі локації, якщо у Вас планується шоу-програма. В першу чергу ми не рекомендуємо зали з колонами, які закривають огляд глядачам і заважають виступу артистів. А також потрібно розуміти тех. вимоги артистів і узгодити з локацією необхідні параметри для виступу, наприклад – висота стель, покриття підлоги, освітлення або можливість ЗТМ, вільна площа для шоу і т.п.

Шукати локацію самостійно або звернутися в івент агентство?

 

Якщо Ви ще думаєте – знайти локацію під свій захід самостійно або звернутися в івент агентство, то ми можемо сміливо сказати, що обидва варіанти можуть бути, але є побажання і коментарі з цього приводу:

 

 

1. При виборі локації самостійно

Ви звичайно заощадите небагато часу агентству, але внаслідок можуть виникнути організаційні питання, які доведеться вирішувати безпосередньо з локацією. Ви можете не врахувати питання, які мають велике значення при організації івенту, а вибрати місце за критеріями, які відповідають тільки за їжу, інтер’єр і цінову категорію. В даному випадку, якщо Ви самостійно вибираєте локацію, то не поспішайте бронювати і вносити передоплату, а порадьтеся з організатором Вашого івенту, можливо він на цій локації вже працював і знає її особливості, і зможе дати оцінку або запропонувати щось краще.

2. Якщо Ви звернулися в агентство

Ви отримуєте тільки плюси від цього і економите свій час! В першу чергу – івент агентство знає практично все локації і їх особливості, що дозволить уникнути неприємних ситуацій при організації заходу. А також ми отримуємо фітбеки від наших клієнтів щодо локацій і якщо щось не сподобалося, то ми про це знаємо і прийемо до уваги при підборі місця для Вашого заходу.

3. Прозорість роботи з локаціями

Можливо Ви думаєте, що потрібно буде щось переплачувати, якщо замовляти локацію через агентство, то ми відкриваємо Вам всі наші карти – якщо Ви замовляєте локацію через агентство Prime Event, то Ви не переплачуєте ні копійки! Ви можете оплачувати локацію напряму або через нас – ціна буде однакова! Агентську комісію за локацію ми не включаємо, відповідно Ви нічого не переплачуєте!

Поради від Prime Event при замовленні банкету.

1. Як заощадити на банкеті?

Є дуже хороший і перевірений спосіб нашим агентством, який вже випробували багато наших клієнтів і залишилися дуже задоволені нашою порадою. І так – основні страви та гарніри – подавати на банкеті в першому застільному блоці, буквально через 10-15 хвилин після посадки за столи.

Що це дає? – гості приходять на банкет голодні (Ви ж не їсте перед святкуваннями в ресторанах), відповідно всі гості наїдаються за першу годину трапези і якщо у Вас на столах тільки холодні закуски і салати, то м’ясо і картоплю через 3 години Ви вже їсти не будете. І повірте – краще на початку банкету добре поїсти гаряченького, а з холодними закусками і салатами за кілька годин нічого не трапитися, Ви їх можете їсти і пізніше, ніж їсти через силу м’ясо і картоплю в кінці банкету і швидше за все холодними))

Ви запитаєте – а де економія? Ну по-перше – Вам не потрібно замовляти стільки їжі, скільки Вам напише банкет-менеджер, стверджуючи, що 1 кг. їжі на 1 гостях буде мало … А по-друге – Ви швидше за все з’їсте замовлені страви і не залишите половину м’яса і картоплі персоналу ресторану, які Вам винесуть через 3 години святкування, а Ви вже не можете дивитися на їжу. Нехай нас пробачать співробітники ресторанів, але це дійсно працює!

Навіть якщо Вам адміністратор скаже: «Ви що, це ж не за правилами подачі страв (спочатку потрібно холодні закуски, потім гарячі закуски, а потім аж – основні блюда)», то Ви в будь-якому випадку будете праві, оскільки Ви клієнт, Ви платите за банкет і Вам вирішувати, в якій послідовності Ви хочете їсти оплачені страви!

І якщо Ви дочитали цей текст, то у Вас напевно виникло питання – а куди поділися гарячі закуски і коли їх подавати? Відповідаємо – якщо Ви вирішили, що основні страви будуть в першому застільному блоці, то гарячі закуски дуже добре впишуться у другий застільний блок, через 15-20 хвилин після посадки. Ну і на третій застільний блок – торт, десерти, фрукти.

2. Аперитив.

Якщо гості на захід приїжджають не одночасно на замовленому автобусі, а в різний час, то обов’язково потрібно робити аперитивну зону з легкими закусками і напоями, щоб ті гості, які приїхали вчасно або раніше зазначеного часу – не нудьгували і могли розслабитися і випити в очікуванні інших гостей. Як правило збір гостей триває від 30 до 60 хвилин, а це не мало для очікування і можна занудьгувати))

3. Депозит.

При замовленні банкету ми рекомендуємо залишати в ресторані «возвратный депозит», який Вам обов’язково знадобиться при замовленні чаю/кави, б/а напоїв або для дозамовлення алкоголю, який як правило закінчується в самий невідповідний момент) А якщо раптом Вам не доведеться робити дозаказ, то Вам повернуть депозитні гроші. Сума депозиту в середньому повинна складати 5% від загальної суми замовленого банкету, цього має вистачити на дозаказ б/а напоїв та гарячих напоїв.

4. Вихід їжі та алкоголю.

Як же правильно розрахувати кількість їжі та алкоголю, щоб не замовити зайвого або не бігти потім в магазин за «добавкою»? Давайте почнемо з їжі – якщо у Вас намічається банкет в ресторані тривалістю 5-6 годин, то в середньому вихід їжі на 1 гостя повинен бути 1-1,2 кг. (багато що залежить від співвідношення м/ж і активностей на заході).

Якщо у Вас фуршет (2-3 години), то їжі буде досить і 300-500 г. на 1 гостя. А якщо захід на природі, з активностями, тімбілдингом, купанням в басейні або в іншому водоймі, і Ваш захід триватиме більше 6 годин, то загальний вихід їжі повинен бути на 1 гостя – 1,3-1,5 кг., і однозначно має бути кілька виносів (легкий фуршет по приїзду на локацію, перекус в процесі активностей і основний вечірній банкет або фуршет).

З алкоголем – все дуже просто – 1 бут./1 чол. (це наша формула), якщо важкий алкоголь – то пляшка 0,5 л., якщо вино/шампанське – 0,7 л. А яке співвідношення (важкий/легкий алкоголь) – залежить від співробітників Вашої компанії або запрошених гостей. Усередині компанії можна зробити опитування, і знати точно, хто що буде пити. Якщо захід за містом і можливості докупити алкоголь не буде, то звичайно краще брати з запасом))

 

P.S.:

І ще безліч цікавих порад і фішечек від нашого агентства ми з радістю надамо на етапі підготовки Вашого заходу, і допоможемо правильно розподілити бюджет, а також підібрати максимально відповідну локацію за Вашими і нашими критеріями.