Тайм-менеджмент: за скільки потрібно готуватися до заходу, щоб все встигнути?

У нашому івент агентстві є досвід в організації заходу з сьогодні на сьогодні і з тривалими підготовками понад рік до початку івенту. Але все залежить від складності заходу і поставлених завдань. На будь-який івент є свій таймінг на підготовку для якісної реалізації.

Якщо ж у вас планується невеликий і нескладний захід, то на підготовку досить буде і 1 місяця. Але потрібно врахувати кілька факторів: сезонність і день заходу. Якщо у Вас захід потрапляє на високий сезон (грудень місяць – новорічні заходи) або літо – коли високий сезон весіль і літніх заходів, а день тижня вам підходить тільки п’ятницю або субота, то ми рекомендуємо готуватися все ж заздалегідь!

У високий сезон, особливо в Пт.-Сб. – це найпопулярніші дні для святкування, ви ризикуєте потрапити на вибір кращого з гіршого, коли більшість послуг вже заброньовані на популярні дати. Так що одного місяця на підготовку в такій ситуації – буде недостатньо, а готуватися краще починати за 2-3 місяці.

Для організації середніх івентів за складністю, приблизно на 150-300 чол., з нескладними завданнями щодо заходу, потрібно десь 3-5 місяців. Це ми говоримо про всі етапи якісної підготовки, підбір локації, написання сценарію, підбір артистів для шоу програми, затвердження кошторису і т.п. Але буває, що і за 1 місяць такі івенти можна організувати, якщо немає великого завантаження.

А ось для великих заходів, на 500+ гостей, з розробкою складної індивідуальної концепції, виробничими процесами, запрошенням зірок естради, іншого. То тут ми рекомендуємо звертатися до івент агентства мінімум за 5 місяців, оскільки для великих івентів потрібно набагато більше часу на всі узгодження, потрібно знайти підходящу локацію і забронювати її, а великих локацій не так вже й багато і вони можуть бути зайняті, домовитися з артистами і зірками естради, яких теж краще бронювати заздалегідь, узгодити всі макети, сценарії і т.п.

І дуже важливий момент – коли ви звернулися в агентство в стислі терміни для організації заходу, то може зрости ціна на деякі послуги за терміновість.

Для того, щоб організація свят в Києві пройшла на вищому рівні, то звертайтеся в івент агентство завчасно)