Організація корпоративних заходів. Закулісна робота організаторів.

Гості на заходах бачать красиву картинку свята, але ті, хто не пов’язаний з організацією корпоративів, навіть не здогадуються, що ж відбувається «за лаштунками»… Ми вирішили трохи підняти завісу і поділитися закулісною роботою організаторів.

Сценарій заходу.

Це одна з основних складових якісного заходу, сценарій необхідно прописати спочатку максимально грамотно і узгодити з клієнтом. Але дуже рідко буває, щоб все йшло чітко за таймінгом, навіть, напевно з області фантастики, коли івент проходить ідеально, без будь-яких зрушень…

І тут починається найцікавіше, коли вступають організатори в роботу, якщо щось пішло не за сценарієм. Буває, що захід затримався спочатку, оскільки гості або директор приїхали пізніше, або хтось з артистів не зміг приїхати в призначений час, а може просто затягнувся застільний блок і далі потрібно вже наздоганяти по таймінгу…

У таких випадках – потрібно дуже правильно внести зміни в сценарій, який не вплине на загальну картинку для гостей. Наприклад – хтось із виступаючих запізнився і його не змогли випустити в його час, але є інші артисти, якими можна замінити цей виступ, як правило, з гостей ніхто навіть і не знатиме, що хтось вийшов не в свій час або щось пішло не так.

Головне, щоб не було провисань в програмі і довгих пауз, на які гості точно звернуть увагу. Потрібно заздалегідь обговорити з ведучим, що він робить в разі паузи, яка могла виникнути, наприклад – артист не встиг приїхати вчасно, а замінити його номер нікому, тоді ведучий повинен заповнити паузу своїми інтерактивами, спілкуванням з гостями і т.п.

Таймінг виносу страв – це один з найважливіших моментів в таймінгу! Обов’язково потрібно узгодити з рестораном всі виноси і максимально дотримуватися цього часу. Не можна ставити виноси страв під кінець застільного блоку, оскільки гості можуть просто піти палити і їжу винесуть просто за порожні столи. А також на виноси страв можна ставити виступи шоу номерів, оскільки офіціанти будуть заважати виступаючим, бігаючи з тарілками, а гості не зможуть повноцінно насолодитися шоу.

Підготовка до великих івентів.

Коли проходить великий корпоратив, наприклад на 500+ гостей і на заході є безліч виступаючих, запрошена зірка естради, багато технічного обладнання (сцена, звук, екрани, райдер артистів, інше), то підготовка до такого івенту починається ще за добу до заходу (буває і довше)…

Організатору даного івенту теж необхідно бути присутнім на монтажі, щоб все проконтролювати і все перевірити до приїзду на саундчек артистів. Адже артисти проводять чек мінімум за 3-5 годин до початку заходу і потрібно надати все необхідне артистам в гримерку, згідно райдерів.

На великих івентах, коли вже встановили все обладнання, прочекали артистів, ніби як все готово, але…! Повинно бути в запасі до приходу гостей, хоча б 2-3 години вільного часу, на репетицію, прогонку медіа та аудіо матеріалів, щоб все працювало і запускалося.

Декорації та фотозони теж повинні приїхати на локацію з хорошим запасом по часу, щоб все якісно встановили, все перевірили, налаштували і Ви не відволікалися на ці опції в найвідповідальніший момент, перед приходом перших гостей.

Видимий організатор-невидимка.

Що ж ми маємо на увазі? Це як хороший професійний офіціант, якого Ви не помічаєте, але у Вас завжди на столі все чисто, а напої налиті вчасно… Але з організаторами трохи складніше. Як правило на великих івентах, координаторів може бути від 5 до 8 чол. (В середньому, залежить від масштабів заходу). І організатори не повинні бути в полі зору гостей, не заважаючи їм дивитися програму і не відволікати увагу на себе, але при цьому хтось із координаторів повинен бути завжди в полі зору замовника, який може в будь-який момент щось попросити зробити або внести корективи в сценарій і т.п.

Неприпустимо на заходах.

Буває таке, що з боку замовника накривають стіл для організаторів, ведучих, артистів, в залі з загальними гостями, мовляв сідайте з нами, поїжте, а буває ще й наливають… Так ось це неприпустимо! У нашому агентстві – це ТАБУ! Ніхто з персоналу не повинен знаходиться в залі з гостями за столами, тільки робота! Накрити стіл можна тільки в окремій кімнаті, гримерці, без видимості для гостей.

Ну і звичайно ж – ніякого алкоголю! Є тільки один виняток – це зірки естради, якщо у них є в райдері алкоголь, то звичайно ж ми його надаємо. Але для всіх інших, хто бере участь в організації заходу і виступаючих – це ТАБУ!

Форс мажори на івентах.

Ще один дуже важливий момент – це рішення форс-мажорних ситуацій відразу на місці, коли вони можуть виникнути, не впадаючи в паніку і ступор. Це дуже важливо, коли великий відповідальний захід і організатор повинен передбачити максимально всі ситуації заздалегідь, а якщо вже виник форс мажор, то вирішити його максимально непомітно для гостей.

Рекомендація – обов’язково беріть з собою запас грошей, щоб можна було перекрити якісь ситуації, наприклад – у гостей закінчився алкоголь і Вас попросили докупити ще 10 пляшок віскі… Гроші Вам звичайно замовник потім поверне, але якщо Ви йому відмовите, то осад буде нехороший і можна втратити клієнта. Якщо Ви переживаєте за свої гроші, то беріть від клієнта суму депозиту на непередбачені витрати, про які Ви потім відзвітувати перед замовником.

І ми рекомендуємо брати з собою на захід, хоча б 2-3 чол., які зможуть бути «принеси-подай», якщо таких людей у Вас не буде, то в якийсь момент Вам доведеться зняти з відповідальної зони координатора і послати його за алкоголем в супермаркет (наприклад), а його зона відповідальності буде порожня і можна щось не встежити… Початківець координатор не візьме багато грошей за «принеси-подай», але завдань виконати зможе багато, на які краще не ставити організатора-профі.

Скільки потрібно координаторів на великий івент?

Як ми вже писали вище, то на великий івент потрібно від 5 координаторів. А для прикладу, ми опишемо один з наших івентів, який ми організовували для IT-компанії на 350 гостей, з них – 300 дорослих і 50 дітей різного віку, які перебували в окремому залі зі своєю програмою.

На даному івенті було 5 координаторів, але цього виявилося мало! Оскільки захід був в одну з субот у грудні, а ця дата виявилася найпопулярніша і у нас в цей день було кілька заходів, то довелося справляти з усіма завданнями вп’ятьох… Але на такий івент в ідеалі було б 7-8 координаторів. Приклад нашого івенту – https://prime-event.com.ua/ua/portfolio/rock-party-dlya-it-kompanii/

А тепер давайте даний івент розділимо на зони, на яких повинні бути координатори, відповідальні за свої завдання.

1. Пультова – обов’язково повинен бути координатор в пультовій протягом всього заходу (можна залишити цю зону на танцювальних паузах). У нього повинен бути свій сценарій, як і у інших в пультовій (звукорежисер, Vj, Lj, Dj) і він повинен контролювати всі процеси, щоб не було збоїв…

2. Сцена – обов’язковий координатор біля сцени, який зможе передати потрібну інформацію ведучому або ведучий зможе до нього звернутися з питанням або проханням.

3. Гримерки – тут може бути 1-2 координатора, в залежності від кількості гримерок, артистів і відстані гримерок між собою. Щоб вчасно випустити артистів на сцену.

4. Фойє (ресепшн) – тут теж може бути 1-2 координатора, в залежності від завдань і наповнення. У нас було в фойє 3 великих фотозони, зона аперитиву, анімація, музиканти і ресепшн, на якому була реєстрація гостей. На реєстрацію звичайно ставимо хостес, але вони після початку банкету вже не потрібні, а хтось із гостей може запізнитися, ось тут і знадобиться 1 координатор, а другий стежить за фотозонами та іншими активностями.

5. Дитяча зона – в нашому випадку був окремий зал з дитячою програмою, куди ми поставили окремого координатора.

6. Головний координатор – це ще 1 організатор, який стежить за загальною картиною заходу, веде розрахунок з артистами, контролює загальні процеси, роздає завдання.

7. Доп. люди – це може бути 1-2 чол., для «принеси-подай», про це писали вище.

Разом, підбиваємо підсумки: в ідеалі на такий івент нам потрібно було – 6-8 координаторів і 1-2 доп. чол. для «принеси-подай». Але ми впоралися на даному івенті і вп’ятьох. Але краще звичайно брати повний склад людей, де кожен відповідає за свою зону.

І обов’язково! Кожному координатору – рацію, хорошу заряджену рацію з гарнітурою! Без рацій – просто не вийде комунікувати швидко один з одним, що дуже важливо на великому івенті!

Це звичайно не все, чим би ми могли поділиться, є ще дуже багато цікавих моментів за лаштунками, але залишимо хоч щось в невеликій таємниці. А взагалі для організації крутого заходу – звертайтеся до професіоналів! Івент агентство «Prime Event» Київ – має досвід в організації великих подій з 2008 року, ми зможемо зробити Ваш івент по-справжньому крутим і незабутнім!

P.S .: спілкуючись з друзями або просто знайомими з інших сфер, хто не пов’язаний з організацією івентів, так всі думають, що це робота мрія, на якій ти відпочиваєш, гуляєш, спілкуєшся з артистами, їси, п’єш і ще гроші за це отримуєш…

Але все зовсім не так! На великих івентах – як правило, у тебе навіть часу не буде на відпочинок, поїсти або на спілкування з артистами, організатор може добу пробігати не сідаючи (адреналін свою справу знає), а після такого заходу можна добу просто пролежати, нічого не роблячи… Це не кажучи про стрес, який Івентор отримує на таких заходах…

Так ось відповідаючи нашим знайомим з інших сфер, хто свято вірить, що організатор – це легко, ми запрошуємо Вас на великий івент, на якому не потрібно робити нічого, а просто ходити (а іноді і бігати) за кимось із координаторів і все… Повірте, на наступний день Ваша думка кардинально зміниться)))