ТОП 5 помилок при організації новорічного корпоративу

Багато компаній організовують заходи самостійно або звертаються в івент агентство, але в обох випадках можна зробити ряд помилок, які не дуже добре позначаться на Вашому івенті. Організація новорічного корпоративу – це однин з найпопулярніших заходів, який організовують компанії і щоб не допустити основні помилки, які часто трапляються при організації, ми підготували ТОП 5 помилок, які можна уникнути!

Організовуємо корпоратив правильно!

1. Краще пізно, ніж ніколи.

На жаль багато компаній звертаються в івент агентство дуже пізно, по організації новорічного корпоративу. А оскільки новорічні заходи святкують більшість компаній, то і послуги розбирають моментально.

Ви ризикуєте залишитися без якісних послуг або без відповідної локації, а вибирати Вам доведеться кращих з гірших, що не дуже добре позначиться на якості заходу в цілому. Ми ж в свою чергу рекомендуємо замовляти заходи завчасно!

Якщо у Вас невеликий івент без складних завдань і без масштабної шоу-програми, то ми рекомендуємо звертатися в event агентство мінімум за 1-2 місяці. Ви повинні враховувати той факт, що до моменту затвердження локації, ведучого, шоу-програми – пройде ще якийсь час на узгодження та затвердження послуг і локації!

А якщо у Вас масштабний захід, з розробкою ексклюзивної концепції заходу, запрошенням зірки естради, розробкою дизайну і т.п., то на підготовку такого івенту знадобиться набагато більше часу! Ми рекомендуємо звертатися мінімум за 4-5 місяців і більше. З нашого досвіду, при організації масштабних івентів, багато компаній звертаються і за рік до свого заходу – і це дуже правильно!

2. Остання п’ятниця або субота грудня.

Ось ми не знаємо чому, але навіть ті компанії, які святкують Новий рік вже далеко не в перший раз, все одно вибирають день для свого святкування – останню п’ятницю або суботу в грудні (іноді передостання Пт. або Сб.), І це як завжди найпопулярніші дати, на які усі послуги коштують набагато дорожче і знайти щось вільне хорошого рівня і за адекватною ціною – практично неможливо!

Ми завжди рекомендуємо нашим клієнтам вибрати будь-який інший день або взагалі перенести святкування на січень і тоді Ви отримуєте не тільки величезний вибір локацій, ведучих, артистів, так Ви ще однозначно заощадите, оскільки багато хто готовий робити хороші знижки, особливо в січні.

3. Золота середина.

Хтось замовляє багато їжі і алкоголю, а забуває про розваги для гостей, а хтось робить акцент на шоу програму, але при цьому їжі і алкоголю буває не вистачає гостям, що теж дуже погано позначається на настрої співробітників.

Ми рекомендуємо вибрати золоту середину, в якій буде і достатньо їжі з алкоголем (але не потрібно замовляти 2 кг. їжі на 1 чол. та 1,5 літра алкоголю), і будуть розваги для гостей (крім ведучого), хоча б 3-4 шоу номера або кілька інтерактивних зон.

4. Зоряний ведучий.

Якщо Ваш бюджет дозволяє запросити зоряного ведучого і крім ведучого буде ще шоу-програма та інші розваги, то звичайно ж це гарна ідея, щоб порадувати своїх співробітників медійною особистістю на заході.

Але якщо Ви замовляєте медійного ведучого і на інші розваги та шоу – бюджету вже не залишається, то ця ідея не дуже хороша! По-перше – будь-якому ведучому, а медійному особливо! – складно витягнути весь захід тільки на собі! А під кінець заходу – швидше за все, що гостям буде ведучого дуже багато, що теж не дуже добре позначється на настрої гостей. Ми рекомендуємо розбавляти ведучого шоу-номерами, особливо медійного!

А по-друге – бюджет на зоряного ведучого в середньому від 3000 до 5000 дол., що дорівнює хорошій шоу-програмі. І це не означає, що ведучий за 500 дол. або за 1000 дол. проведе захід гірше, ніж медійний! Виходячи з нашого досвіду роботи з різними ведучими – ми сміливо заявляємо, що ведучий за 1000 дол. не буде гірше, ніж відомий ведучий з телебачення за 5000 дол! Відповідно висновок дуже простий – якщо Ваш бюджет на розважальну частину до 5000 доларів, то ми рекомендуємо взяти хорошого ведучого за 1000 доларів і розбавити захід хорошою шоу програмою!

5. Локація.

Часто бувають ситуації, коли замовник вже знайшов локацію, а потім звертається в івент-агентство за розважальною програмою і організаційною частиною… Але тут є теж багато нюансів!

Перше – якщо на заході планується шоу програма, то обов’язкова наявність гримерок від ресторану, а також вільний простір для виступу артистів.

Друге – завжди потрібно враховувати вільний простір для танців і для виступів. Якщо ресторан розрахований на 100 гостей банкетною посадкою, то для заходу на 100 чол. – цей заклад не підходить, а на 50-70 чол. буде в самий раз! Ми рекомендуємо вільного простору 20-30% (мінімум), щоб було місце для танців, шоу-програми, технічного обладнання або сцени.

Третє – часто в ресторанах є якась звукова апаратура, що не завжди підходить для якісного заходу! Але буває, що на локації є хороший звук, світло, інше обладнання, яке цілком може підійти для проведення корпоративу, але ми рекомендуємо, щоб фахівці з боку організатора – завжди перевіряли апаратуру перед початком роботи! Бувають ситуації, коли чогось з обладнання в ресторані не вистачає і захід може бути зірвано.

Івент агентство «Prime Event» Київ – рекомендує звертатися до професіоналів, які допоможуть уникнути всіх перерахованих вище помилок ще на етапі підготовки до заходу і інших форс-мажорних ситуацій, які часто трапляються в процесі самого заходу.