Організація конференцій. Поради від Prime Event і нові тренди.

Конференцій з кожним роком стає все більше і більше, а завдання при організації конференції – все складніші. Потрібно врахувати безліч чинників, які безпосередньо впливають на результати конференції, такі як – залучення нових учасників і утримання старих, конкуренція, WOW-ефект, фінансова сторона та інше. У даній статті ми розберемо ключові моменти, поділимося порадами і новими трендами.

Формат конференції.

Для початку потрібно визначитися з форматом конференції, ЦА, цілями, після чого можна розробляти стратегію даного заходу.

Види конференцій:

• Бізнес-конференції.
• Корпоративні конференції (для співробітників, дилерів).
• Галузеві конференції.
• Прес-конференції із залученням ЗМІ.
• Форуми.
• Онлайн конференції.

 

 

 

Місце проведення.

Коли Ви вже визначилися з форматом конференції і ЦА, то наступний етап – це підбір підходящої локації. Багато хто організовують заходи в конференц-залах при готелях (зручно, якщо потрібно розмістити гостей), або замовляють окремий конференц-зал, але є і безліч інших варіантів, які зможуть зробити набагато більший ефект на учасників.

Наприклад:

• Незвичайний простір.
• LOFT-локації.
• Локація на природі.
• Арт-об’єкти.
• Дахи.
• Стилізовані локації.
• Теплохід.

 

Розважальна частина.

Ми рекомендуємо розбавляти тривалі конференції розважальною програмою, щоб учасники могли трохи відпочити від спікерів, поспілкуватися між собою і отримати додаткові емоції від даного івенту.

Розваги на конференцію:

• Шоу номери.
• Інтерактивні фотозони.
• Інноваційні розваги.
• Майстер-класи.
• Анімаційні інтерактиви.

 

 

 

Нові тренди в конференціях.

Ситуація з карантином перевела офлайн заходи в онлайн і з’явилися нові інструменти для конференцій онлайн. Більшість, наприклад, познайомилися з програмою ZOOM, про яку раніше, напевно, і не чули, ну і з аналогічними інструментами для відео-конференцій. Одна з новинок – це VR-конференції (віртуальна реальність), докладніше можна подивитися – ТУТ. А також AR-конференції (з доповненою реальністю)

 

 

Поради від Prime Event.

Якщо у Вас планується велика відповідальна конференція, то ми рекомендуємо звернутися до професіоналів, які врахують всі нюанси при організації і будуть нести юридичну відповідальність за Ваш захід, а не покласти нелегку ношу на Леночку з відділу продажів і Оленьку з відділу маркетингу)))

Повірте, їм буде дуууже складно впоратися з таким проектом, а про відповідальність ми взагалі мовчимо… Адже над масштабними конференціями, як правило, працює команда професіоналів від 5 до 10 чол. (в середньому), де у кожного є свої задачі і зона відповідальності.

Рекомендації при організації конференцій:

• РЕКЛАМА. Обов’язково вкладайте в рекламу, яка приведе нових клієнтів, але незабувайте про старих!
• КОНТЕНТ. Створіть контент-маркетинг, який буде цікавий користувачам і його можна недорого просувати через соцмережі, а цікавий контент багато хто перепостять!
• МОНІТОРИНГ. Проаналізуйте наскільки буде цікава Ваша тема.
• ДЕТАЛІ. Поставтеся до всіх дрібниць з відповідальністю, адже кожна деталь може вплинути на учасників і від цього буде залежати майбутнє відвідування схожих подій.
• ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ. Якщо Ви організовуєте конференцію самостійно, то розподіліть обов’язки. Одна Леночка не впорається з усіма завданнями!
• ЛОКАЦІЇ. Підбирайте місце для проведення конференції максимально відповідне всім вимогам: місце розташування, проживання, їжа, інтер’єр…
• ПОДАРУНКИ. Зробіть маленькі подаруночки зі своїм лого для учасників.
• КОНТАКТИ. Зберіть контакти всіх учасників і обов’язково після заходу подякуйте їм за участь, а перед наступним заходом – ​​запросіть знов.

 

Послуги для конференцій від Prime Event:

• Трансфер.
• Підбір локації.
• Розміщення.
• Технічне забезпечення.
• Дизайн і поліграфія.
• Ведучі і спікери.
• Розваги і шоу.
• Оформлення та супровід заходу.

 

 

 

Організація і проведення конференцій в Києві і по всій Україні від агентства Prime Event. Довірте важливу подію професіоналам!