Організація конференцій. Поради від Prime Event і нові тренди.
Конференцій з кожним роком стає все більше і більше, а завдання при організації конференції – все складніші. Потрібно врахувати безліч чинників, які безпосередньо впливають на результати конференції, такі як – залучення нових учасників і утримання старих, конкуренція, WOW-ефект, фінансова сторона та інше. У даній статті ми розберемо ключові моменти, поділимося порадами і новими трендами.
Формат конференції.
Для початку потрібно визначитися з форматом конференції, ЦА, цілями, після чого можна розробляти стратегію даного заходу.
Види конференцій:
- Бізнес-конференції.
- Корпоративні конференції (для співробітників, дилерів).
- Галузеві конференції.
- Прес-конференції із залученням ЗМІ.
- Форуми.
- Онлайн конференції.
Місце проведення.
Коли Ви вже визначилися з форматом конференції і ЦА, то наступний етап – це підбір підходящої локації. Багато хто організовують заходи в конференц-залах при готелях (зручно, якщо потрібно розмістити гостей), або замовляють окремий конференц-зал, але є і безліч інших варіантів, які зможуть зробити набагато більший ефект на учасників.
Наприклад:
- Незвичайний простір.
- LOFT-локації.
- Локація на природі.
- Арт-об’єкти.
- Дахи.
- Стилізовані локації.
- Теплохід.
Розважальна частина.
Ми рекомендуємо розбавляти тривалі конференції розважальною програмою, щоб учасники могли трохи відпочити від спікерів, поспілкуватися між собою і отримати додаткові емоції від даного івенту.
Розваги на конференцію:
- Шоу номери.
- Інтерактивні фотозони.
- Інноваційні розваги.
- Майстер-класи.
- Анімаційні інтерактиви.
Нові тренди в конференціях.
Ситуація з карантином перевела офлайн заходи в онлайн і з’явилися нові інструменти для конференцій онлайн. Більшість, наприклад, познайомилися з програмою ZOOM, про яку раніше, напевно, і не чули, ну і з аналогічними інструментами для відео-конференцій. Одна з новинок – це VR-конференції (віртуальна реальність), докладніше можна подивитися – ТУТ. А також AR-конференції (з доповненою реальністю)
Поради від Prime Event.
Якщо у Вас планується велика відповідальна конференція, то ми рекомендуємо звернутися до професіоналів, які врахують всі нюанси при організації і будуть нести юридичну відповідальність за Ваш захід, а не покласти нелегку ношу на Леночку з відділу продажів і Оленьку з відділу маркетингу)))
Повірте, їм буде дуууже складно впоратися з таким проектом, а про відповідальність ми взагалі мовчимо… Адже над масштабними конференціями, як правило, працює команда професіоналів від 5 до 10 чол. (в середньому), де у кожного є свої задачі і зона відповідальності.
Рекомендації при організації конференцій:
- РЕКЛАМА. Обов’язково вкладайте в рекламу, яка приведе нових клієнтів, але незабувайте про старих!
- КОНТЕНТ. Створіть контент-маркетинг, який буде цікавий користувачам і його можна недорого просувати через соцмережі, а цікавий контент багато хто перепостять!
- МОНІТОРИНГ. Проаналізуйте наскільки буде цікава Ваша тема.
- ДЕТАЛІ. Поставтеся до всіх дрібниць з відповідальністю, адже кожна деталь може вплинути на учасників і від цього буде залежати майбутнє відвідування схожих подій.
- ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ. Якщо Ви організовуєте конференцію самостійно, то розподіліть обов’язки. Одна Леночка не впорається з усіма завданнями!
- ЛОКАЦІЇ. Підбирайте місце для проведення конференції максимально відповідне всім вимогам: місце розташування, проживання, їжа, інтер’єр…
- ПОДАРУНКИ. Зробіть маленькі подаруночки зі своїм лого для учасників.
- КОНТАКТИ. Зберіть контакти всіх учасників і обов’язково після заходу подякуйте їм за участь, а перед наступним заходом – запросіть знов.
Послуги для конференцій від Prime Event:
- Трансфер.
- Підбір локації.
- Розміщення.
- Технічне забезпечення.
- Дизайн і поліграфія.
- Ведучі і спікери.
- Розваги і шоу.
- Оформлення та супровід заходу.
Організація і проведення конференцій в Києві і по всій Україні від агентства Prime Event. Довірте важливу подію професіоналам!