Як організувати свято самостійно?

Багато хто організовують заходи самостійно, не звертаючись в івент-агентства і це цілком реально, якщо у Вас звичайно не планується масштабний і відповідальний захід. Якщо у Вас планується великий івент, то ми звичайно рекомендуємо звернутися в івент агентство. А для організації невеликого заходу – ми поділимося деякими секретами, які Вам допоможуть при плануванні івенту самостійно.

Ведучий на свято.

Це, напевно, одна з основних опцій на заході, до якої потрібно підійти дуже уважно. Якщо Вам порекомендували хорошого перевіреного ведучого, то тут трохи простіше – домовилися з ним і почали працювати над сценарієм…

А якщо немає такого ведучого, то Ви звертаєтеся до Гугл-пошуку і починаєте довго шукати відповідного ведучого спочатку за зовнішніми даними, а потім вже за ціною.

І тут рекомендація №1 – відео з голосом ведучого. Багато ведучих роблять красиве відео під музику, де не чути ведучого і не видно, як він працює з гостями, а є тільки красиво-змонтований кліп. По такому ролику Вам буде складно зрозуміти, наскільки хороший ведучий і на скільки він Вам підходить.

Рекомендація №2 – зустріч з ведучим. Ми рекомендуємо обов’язково зустрічатися з ведучим, який на зустрічі зможе максимально розповісти про себе, показати додаткове портфоліо, запропонувати варіанти концепцій та конкурсів. А краще зустрітися з 2-3 ведучими, щоб порівняти і у Вас був вибір. Тільки зустрічі призначайте в різний час, щоб ведучі не перетиналися))

Рекомендація №3 – можна звернутися в івент-агентство для підбору ведучого. Які тут плюси? Агентство співпрацює з багатьма ведучими і знає, хто як веде, хто більше підійде для якого заходу і хто скільки коштує. І Ви нічого не переплачуєте! У ведучих з агентствами є партнерська знижка, відповідно ціна для Вас буде однакова, зверніться Ви безпосередньо до ведучого або замовите його через агентство. У нашому івент агентстві велика база ведучих і всі ціни прямі!

А подивитися наших ведучих можна – ТУТ.

Локація на захід.

Якщо Ви підбираєте локацію самостійно, то важливо врахувати деякі нюанси:

– Окремий зал для Вашого свята! Якщо у Вас планується своя програма (ведучий, музика, шоу), то обов’язково потрібен окремий закритий зал, щоб ніхто нікому не заважав. Та й в ресторані навряд чи дозволять зі своєю програмою в загальному залі…

– Вільний простір – вибирайте зал, щоб залишалося вільне місце для дискотеки, шоу, музикантів.

– Гримерки – якщо у Вас є артисти, яким потрібно переодягнутися і десь перебувати між виступами, то узгодьте з рестораном про надання такої кімнати.

– Підбір локації через агентство – івент агентство, також як і з ведучими – знає більшість локацій і їх можливості, звістно агентство може підібрати підходящу локацію, але тільки в тому випадку, якщо агентство займається організацією заходу під ключ.

Шоу програма на захід.

Якщо Ви замовили кілька виступаючих, то ми рекомендуємо взяти додатково координатора, щоб Вам не довелося бігати за артистами, зустрічати їх, стежити за виходами по таймінгу і т.п. А координатор буде коштувати всього 2000-3000 грн. За весь захід і він зможе взяти на себе всі організаційні питання.

Ви звичайно ж можете ці завдання перекласти на ведучого, але ми не рекомендуємо! Оскільки ведучий не повинен відволікатися на інші задачі, які не належать до проведення заходу. Наприклад – ведучий побіг в гримерку за артистами, а тут потрібно надати слово гостю, але це зробити нікому…

Ще побажання – якщо у артистів або ведучого по райдеру немає харчування, то погодувати їх – це за Вашим бажанням (необов’язково), але як мінімум поставте воду і запропонуйте чай або каву.

Техніка на захід.

Часто ми чуємо від клієнта, що в ресторані якась техніка є і нам не потрібен ді-джей з апаратурою. Але повірте – якісна апаратура і професійний ді-джей – це теж запорука гарного заходу. Найчастіше апаратура в ресторанах і їх місцевий персонал – не підходять для проведення заходів!

Або такий варіант – нам потрібен тільки ведучий для корпоративу на природі для 50 чол., а ді-джей з апаратурою нам не потрібен, ми не плануємо танцювати… Так, можливо замовнику ді-джей не потрібен, але він потрібен ведучому! Ведучий ніяк не зможе провести захід без супроводжуючої техніки і мікрофона на 50 чол., та й ще на вулиці… Можна звичайно дати рупор ведучому, але це буде провал!

Рекомендація – ведучі, як правило, працюють зі своїми перевіреними ді-джеями, так що при виборі ведучого, швидше за все він Вам запропонує свого ді-джея з апаратурою і Вам не доведеться шукати когось в інтернеті.

Подаруночки для гостей.

Придумайте маленькі подаруночки для гостей, їм буде приємно. Це можуть бути пам’ятні сувеніри, маленькі десерти, які гості зможуть забрати з собою в кінці заходу, моментальний друк фото на святі або шаржі для гостей.

А також потрібен призовий фонд на конкурсну програму. Ми рекомендуємо провести аукціон з декількома хорошими призами, ніж роздавати протягом усього заходу маленькі непотрібні подаруночки. Ну або прислухатися до варіантів від ведучого.

 

Ми поділилися з Вами деякими порадами при організації свята самостійно. Але якщо у Вас планується великий івент, наприклад – організація корпоративу в Києві, то ми з радістю організуємо Ваш івент на вищому рівні!