Fuck up або Epic Fail. Як уникнути? Ділимося особистим досвідом.

В процесі заходу іноді відбуваються «факапи», які можуть трохи зіпсувати захід або зіпсувати його повністю – «епічний провал». У цій статті ми розберемо деякі ситуації, які трапляються на заходах, а також наведемо приклади з особистого досвіду.

Дуже важливий момент – якщо Ви звертаєтеся в event агентство, то дуже важливим фактором є – досвід! Якщо агентство молоде, то ймовірність факапів на заході набагато більше, ніж з досвідченим агентством.

Наше агентство працює з 2008 року і ми на власному досвіді пережили вже безліч різних факапів, про які ми опишемо нижче. І з кожним роком ми набираємося все більше і більше досвіду, відповідно мінімізуючи факапні ситуації на заходах.

Техніка на захід

Навіть на невеликих заходах, де не потрібно багато апаратури – бувають ситуації, коли не вистачає якогось кабелю, або мікрофон перестає працювати, і відповідно навіть ці маленькі факапи можуть сильно зіпсувати захід.

А якщо захід масштабний і є запрошені кавер-бенди або зірки естради, то підхід до технічної частини повинен бути досить уважний і монтувати обладнання краще заздалегідь, щоб встигли все вчасно встановити, провести саунд чек артистів, зробити репетицію (якщо є необхідність) і щоб залишився ще запас часу, якщо раптом щось не працює, щоб встигли усунути неполадки.

А якщо у Вас на захід запрошена зірка, то вибирайте тільки якісного і перевіреного технічного підрядника, оскільки Ви ризикуєте, що зірка може не виступити на Вашому заході, якщо не буде виконано технічний райдер артиста! Ми працюємо тільки з професіоналами, які перевірені нашим агентством вже за багато років співпраці.

 

Приклад факапа:

При організації невеликого івенту, де був замовлений стандартний комплект апаратури з ді-джеєм, в який входив: звук, світло, 1 радіомікрофон … так от в момент збору гостей перестав працювати блок живлення від бази мікрофона і відповідно мікрофон теж не працював, поки організатору довелося шукати новий блок живлення в магазинах поблизу – ведучому довелося почати працювати без мікрофона.

Добре, що захід був до 50 гостей і ведучого всі чули, хвилин через 30-40 організатор приніс блок живлення і ведучий почав працювати з мікрофоном. Але якби захід був на 100+ гостей або проходив за містом, то цю проблему вирішити так швидко не вийшло б …

Рекомендація:

Якщо Ви замовляєте невеликий комплект апаратури, то вимагайте від ді-джея або тех. підрядника, щоб була запасна комутація (кабелі, шнурки, перехідники, подовжувачи) і запасний мікрофон, який коштує в оренді 10-15 доларів (це невелика плата за те, щоб уникнути факапа на заході). А якщо замовлення великого комплекту апаратури (з виступом кавер-бендів або зірок), то як правило тех. підрядник все бере з великим запасом (і комутацію і мікрофони).

 

Погода. І як вона може вплинути на захід.

При організації івентів на відкритій місцевості, важливо врахувати погодні умови, які можуть дуже сильно вплинути на захід. Ми рекомендуємо довіритися професіоналам, а не прогнозу погоди. Повірте нашому досвіду, більш ніж за 12 років роботи нашого агентства – факапів з погодою у нас було не мало, один із прикладів ми опишемо нижче в цій статті. Ми чудово розуміємо наших клієнтів, які не хочуть виділяти додаткові кошти на тенти, але можна втратити набагато більше, якщо захід буде зіпсовано або взагалі не відбудеться через погодні умови.

 

Приклад факапа:

22 березеня 2013 рік, цю дату ми не забудемо ніколи)) Ви, напевно, пам’ятаєте, коли в березні засипало всю країну снігом, ось ми точно не забудемо і наші клієнти згадують цей день до сих пір … Відразу хочемо сказати, що все закінчилося добре, і клієнт цей день згадує тільки з позитивної сторони.

Захід проходив на березі київського водосховища на одній з баз відпочинку, перша частина заходу – тимбілдинг, друга частина – Гала-вечеря. За день до заходу – був дуже теплий день і прогноз погоди на наступний день (день заходу) був теж хороший, без опадів… І коли наша команда виїхала на локацію, то була звичайно паніка…

Як ми вийшли з ситуації і провели тимбилдинг? Підрядник з активностями та атракціонами доїхав на локацію, але на нашій базі можливості провести активну частину не було, оскільки на ній були тільки будиночки для проживання і банкетний зал, а вся територія була засипана снігом, що було навіть пройти складно, що вже говорити про активності… ми знайшли на сусідній базі великий критий намет, в який перевезли всі активності, а гостей за кілька ходок доставили на мікроавтобусі, який також орендували на сусідній базі.

В цілому тимбілдинг вдався! Настав час Гала-вечері, на якому була шоу програма і в зв’язку з транспортним колапсом в Києві, багато хто не міг виїхати і хотіли відмовитися від виступу… Але ми все-таки наполягли, щоб всі приїхали, оскільки захід було повністю оплачено і клієнт був готовий чекати виступаючих навіть із запізненням. Взагалом, всі приїхали, всі виступили, хоч і з затримкою, але на програму в цілому і на настрій гостей – це не вплинуло.

Рекомендація:

При організації заходу на відкритій місцевості – вибирайте локацію з можливістю проведення запланованих активностей і харчування під навісом або замовте тенти додатково. А при замовленні тентів – вибирайте тільки перевірених підрядників, хто професіонал у своїй справі, оскільки можуть бути теж факапи, наприклад – неправильно встановлять тент або недостатньо буде фіксуючих грузів і при пориві вітру тентова конструкція може полетіти, або впасти, що дуже небезпечно для здоров’я і навіть життя гостей. І ще одна порада при замовленні тентових конструкцій з прозорим дахом – врахуйте, що при спекотному сонячному дні – даний тент перетвориться в сауну.

 

Артисти, ведучі та підрядники.

Бувають ситуації, коли хтось не приїхав на захід (захворів, щось сталося в дорозі або якийсь інший форс-мажор), то завжди потрібно мати «План Б». У разі роботи через агентство такі ситуації можна швидко виправити – маючи величезну базу артистів, ведучих і підрядників, агентство зможе в найкоротші терміни знайти рівносильну заміну.

Замовляючи послуги самостійно – обов’язково всі узгодження (гонорар, сума передоплати, час виходу, адреса заходу і т.п.) – прописуйте в електронному вигляді і вимагайте підтвердження від підрядника. І контрольно всіх продзвонювайте мінімум за день до заходу, щоб у Вас був час знайти заміну, якщо раптом у когось трапився форс-мажор.

Приклад факапа:

Тут ми не будемо прописувати конкретний приклад, а опишемо кілька ситуацій… Бували випадки, коли хтось із виступаючих або підрядників не приїжджав на захід (якщо такі ситуації виникали неодноразово або не було на те об’єктивних причин, то з цим артистом/підрядником – ми переставали співпрацювати), а в разі вирішення таких ситуацій з клієнтом – ми пропонували 2 варіанти: повертаємо за дану послугу гроші (якщо це щось незначне і не впливає на захід) або знаходимо рівносильну заміну.

Відразу хочемо сказати, що таких ситуацій у нас було небагато, оскільки працюємо тільки з перевіреними артистами, ведучими і підрядниками, але все ж вони були, оскільки ми не можемо вплинути на людський фактор і на форс-мажорні ситуації.

Рекомендація:

Як ми вже написали в першому абзаці цієї статті – всі узгодження в електронному вигляді зі зворотнім підтвердженням, контрольний прозвон напередодні заходу, працювати рекомендуємо тільки з перевіреними артистами і підрядниками.

 

P.S.:

В даній статті ми розглянули лише 3 напрямки, в яких можуть трапитися факапи, але їх насправді дуже багато… Якщо хочете уникнути схожих ситуацій, то працюйте з професіоналами!

Агентство Prime Event організовує заходи з 2008 року, нашого досвіду достатньо, щоб максимально уникнути факапних ситуацій при організації заходу. І ми постійно вчимося і отримуємо новий досвід!