Факапи на онлайнах. Що потрібно знати при організації онлайн заходів, щоб уникнути непередбачених ситуацій.

Команда Prime Event, за період карантину в 2020 році, організувала кілька десятків онлайн заходів і отримала колосальний досвід абсолютно в новому форматі, і ми вирішили поділитися своїм досвідом і розповісти, що потрібно знати при організації онлайн івентів.

Поради від Prime Event на онлайнах:

Ми ділимося виключно своїм досвідом, який ми отримали відносно недавно, але оскільки даний формат новий для більшості, то ми звичайно ж не можемо врахувати всіх моментів, які можуть трапитися при організації онлайнів, але наші поради і рекомендації будуть однозначно корисні багатьом. І так, поїхали:

Технічна частина онлайн заходів.

Для якісного заходу в форматі онлайн — потрібна якісна технічна складова, а це: студія, світло, камери, пультова, мікрофони і т.п., але і не менш важливо — це якісний персонал, який супроводжує івент, це: звукорежисер, відеооператор, відеорежисер і т.п.

Так що при виборі технічного підрядника, якому ви готові довірити проведення онлайн трансляції, потрібно поставитися з усією відповідальністю, оскільки саме від нього залежить весь онлайн івент. Краще працювати з перевіреними тех. підрядниками або за рекомендацією.

Інтернет і електрика — найважливіша складова онлайн івентів!

Важливо! — підключайте головні комп’ютери/серваки до інтернету — тільки по кабелю, ніякого WiFi. І обов’язково майте запасну лінію інтернету, про всяк випадок, хоча б мобільний WiFi роутер, якщо немає другої лінії кабельного інтернету.

Електрика — ну ви зрозуміли, так? Якщо пропаде електрика, то ваш онлайн івент буде завалений. Що ж робити, коли від Вас цей фактор не залежить? Можна взяти резервний генератор струму, який працює від бензину/дизеля, і він Вам може дуже допомогти, в такій ситуації. Тільки ставте його подалі, від кімнати з трансляцією, оскільки він дуже галасливий.

Репетиція.

Дуже важливий момент, коли у вас планується масштабний онлайн івент, з запрошеними спікерами або артистами в студію — це репетиція, яку ми рекомендуємо зробити за 2-3 дні до самого івенту. Якщо ж не зробити репетицію на такому івенті, то ймовірність факапа — 90%.

Так, звичайно репетиція — це доп. витрати, але якщо у вас відповідальний захід, топові гості і ви не хочете завалити свій онлайн івент, то без репетиції ніяк!

Очевидні неочевидні лайфхаки на онлайні:

1. Онлайн модератор — обов’язково потрібна навчена людина, яка зможе супроводжувати захід у чаті і робити тех. підтримку для учасників (у когось щось не працює і т.п.). І чим більше учасників в онлайні, тим більше потрібно таких модераторів.

2. Перевірка контенту на авторські права — якщо ви робите трансляцію через YouTube, то обов’язково зробіть прогін з усім контентом заздалегідь (особливо аудіо), щоб в процесі заходу YouTube не забанив вашу трансляцію.

3. Маркери на сцені для спікерів — проклейте гофрованою стрічкою зони сцени, за які не повинен виходити спікер/ведучий/артист. Щоб не вийти з кадру або із зони дії хромакею.

4. Затримка — врахуйте той факт, що сигнал передається з невеликою затримкою і учасники можуть чути ведучого/спікера з затримкою і відповідати з невеликою паузою.

5. Монітори спікерам/ведучому/артистам — якщо трансляція зі студії і в ній присутній ведучий заходу, спікери або запрошені артисти, то бажано вивести на монітор учасників заходу, щоб їх було видно і по необхідності чути. Дуже складно працювати тільки на камеру, не бачивши учасників, їх реакції і т.п.

Це звичайно ж не всі рекомендації, які ми могли б написати, їх насправді дуже багато, але все не опишеш. Одна важлива порада — звертайтеся до професіоналів!

І наостанок пару факапів, які трапилися у нас, і як ми вийшли з цих ситуацій:

1. ZOOM — дуже крута багатофункціональна платформа для онлайн заходів, але і вона буває не без сюрпризів)) У нас було завдання записати відео з заходу (з камери і з зуму), але zoom після чергового оновлення, поміняв трохи налаштування запису відео і запис вийшов тільки в режимі доповідача, без режиму галереї (коли видно багатьох учасників в маленьких віконцях), а це було дуже важливо насправді, для подальшого монтажу відео.

Робимо від сюди висновок, що потрібно перевіряти всі налаштування в zoom, кожен раз, навіть якщо ви їх налаштовували в попередній онлайн трансляції.

Але ми даємо респект zoom за дуже правильну функцію по правам організатора, який навіть якщо вилітає з інтернету, то конференція триває, а права організатора передаються автоматично співорганізатору або комусь із учасників, якщо співорганізатора не призначено.

Ми зіткнулися з цією ситуацією на нашому онлайн івенті, коли по завершенню заходу, ми ще не встигли передати права організатора клієнту, щоб учасники змогли далі продовжити веселитися, вже без нашої участі, коли відяшник від студії (на наш відеорежисер), звідки ми вели трансляцію — вирішив, що захід закінчився і відключив інтернет (у нас була звичайно ж паніка), але при новому заході в zoom, коли повернули інтернет — конференція збереглася і автоматично права організатора повернулися нам, які ми передали клієнту і покинули конференцію.

2. Не допуск половини учасників через робочі комп’ютери на нашу ігрову платформу з квізом. На одному з онлайн івентів, ми проводили онлайн квіз через наш сайт, в якому була вбудована Гугл-форма для отримання відповідей і як виявилося, що половина учасників з робочих комп’ютерів, в яких встановлено захист на відвідування різних сайтів — не змогли зайти на гру, а як виявилося, що Гугл-форма була теж під забороною (для нас це був величезний сюрприз звичайно ж) … Але ми вийшли з цієї ситуації дуже швидко…

Ми з’ясували, що проблема не з нашим сайтом і не зі стрімом через YouTube, оскільки це все стало зрозумілим, а проблема саме з Гугл-формами. Ми скинули учасникам окремо посилання на Гугл форму, яку вони відкрили через свої смартфони, а трансляцію провели через YouTube. Ми все порішали буквально за лічені хвилини, поки ведучий розважав гостей і провели наш онлайн івент.

Звідси робимо ще один висновок — потрібно заздалегідь узгоджувати з клієнтом, чи немає якихось обмежень на їх гаджетах/компах і просити заздалегідь перевірити працездатність ігрової платформи і сторінки стріму, щоб уникнути такої ситуації.

А в цілому, онлайн заходи — це дуже крутий формат, який дозволяє організувати захід, незважаючи на карантини, віддалену роботу або інші обмеження. І отримавши фітбекі від наших клієнтів, то їм такий формат дуже сподобався і вони готові провести ще не один раз онлайн корпоратив.

P.S.: але ми звичайно ж чекаємо повернення до офлайн заходів, а ще й готуємо цікаві новинки для онлайн івентів))