Ділові заходи: етапи підготовки і нюанси при організації.
Бізнес заходи, форуми, конференції, ділові зустрічі, семінари… Про етапи підготовки, особливості та нюанси – розповімо в цій статті.
1-й етап – аналіз цільової аудиторії.
Перед розробкою програми і вибору спікера – потрібно для початку визначитися з цільовою аудиторією. Якщо говорити про внутрікорпоративний діловий захід, то тут набагато простіше – зробили опитування серед співробітників, згадали, що було раніше, що сподобалося, що ні? І приступили до підготовки заходу.
Але якщо діловий захід планується для нових учасників, то тут потрібно ретельно вивчити цільову аудиторію (вік, інтереси, статус і т.п.). Після чого можна буде визначити, яка програма підійде найкраще і яких спікерів потрібно запрошувати.
2-й етап – розробка програми.
Після вивчення цільової аудиторії та отримання інформації про попередні заходи – можна створити логічне продовження конференції, продовживши основну ідею, яка була вже раніше затронута, але принести нові фішечки, щоб аудиторії було цікаво.
3-й етап – робота з модераторами і спікерами.
Спікери не повинні повторюватися в своїх темах, щоб глядачеві було цікаво, чи краще запросити нового спікера, якщо у попереднього не буде нової цікавої теми.
Ще дуже добре мотивує ключовий спікер, який можливо не буде перегукуватися з основною темою, але зможе донести корисну інформацію глядачеві і мотивувати їх.
Модератори на ділових заходах – грають дуже важливу роль, адже їм потрібно заповнювати вільні паузи, анонсувати майбутні події на даному заході, підводити підсумки виступаючих і просто розважати публіку, підтримуючи інтерес до наступних спікерів і заходу в цілому.
4-й етап – опрацювання таймінгу і контенту.
Які б цікаві не були спікери, але тривалі виступи – стомлюють глядача. Для цього і потрібен чіткий таймінг, якого будуть всі дотримуватися.
Оптимальний час для одного виступаючого – 20-30 хвилин. Для того, щоб спікер виступив згідно свого таймінгу – ми рекомендуємо провести попередню репетицію, після якої буде чітке розуміння – досить відведеного часу для того чи іншого спікера, або потрібно дати трохи більше часу, а може потрібно трошки урізати виступ.
Дуже важливо робити перерви через кожні 1,5-2 години, щоб учасники змогли розім’ятися, прогулятися, сходити на перекур і в туалет, і звичайно ж поспілкуватися, адже багато хто приходить на ділові заходи не тільки заради спікерів, а й для нових знайомств.
Потрібно обов’язково перевірити весь контент, який буде відтворюється на заході. Весь контент повинен бути у організаторів завчасно, щоб була можливість все перевірити і якщо раптом щось не працює, то щоб був час на усунення неполадок.
Буває звичайно, що спікер привозить презентацію на флешці відразу на захід і віддає контент перед самим виступом. Але в такому разі організатор не несе відповідальність за даний контент. Але в такому випадку потрібно заздалегідь обговорити, в якому форматі буде презентація (або інший контент), а записати цю інформацію краще на кілька носіїв, якщо раптом флешка не працюватиме. Але ми звичайно виступаємо за те, щоб весь контент був у організаторів мінімум за 3 дні до заходу.
Нюанси при організації ділових заходів:
Один з найважливіших моментів – це продаж квитків. Якщо Ви звичайно не організовуєте внутрішньокорпоративний захід, де потрібно тільки запросити співробітників і партнерів, то можуть виникнути нюанси з продажем квитків.
У форматі платної конференції, де потрібно продати квитки – важливо розуміти, що багато хто купує квитки в останні тижні і дні, звісно у вас повинен бути запас коштів на організацію даного заходу.
Також потрібно пропрацювати і запустити рекламну кампанію, щоб залучити потрібну цільову аудиторію. Це може бути: соцмережі, білборди, спеціально розроблені сайти під захід, ЗМІ.
Порадуйте гостей.
Обов’язково організуйте кава-паузу або обід. Від тривалості заходу, залежить і кількість подач їжі. Краще зробити кілька виносів їжі, але не потрібно подавати важку їжу, яка може обтяжити подальшу участь в конференції.
Шоу та інтерактивні зони – це необов’язкові опції для ділових заходів, але завдяки розважальній шоу-програмі та інтерактивним зонам, в яких учасники зможуть взяти участь – ви зможете розбавити тривалі виступи спікерів та дати більший заряд емоцій учасникам конференції…
Агентство Prime Event – рекомендує організовувати ділові заходи з професіоналами, які знають свою справу і нюанси при організації великих і складних конференцій.
