8 порад для початківців організаторів і для тих, хто вирішив побудувати бізнес на івентах.

Всім привіт! З вами на зв’язку керуючий івент агентства Prime Event — Дмитро Слащов. Я поділюся дуже цінною інформацією для початківців організаторів і для тих, хто вирішив відкрити своє event агентство. І так, поїхали…

Перед тим, як перейти до основних пунктів, хочу відразу звернути увагу, що професія організатора та івент індустрія в цілому — це не про розваги і величезні гроші, це про важку працю організатора, злети і падіння і величезні ризики…

Якщо у Вас проблеми зі стресостійкістю, мислите шаблонно і не готові на експерименти (а це ризики), не готові працювати 24/7, а при стресових ситуаціях і форс-мажорах — впадаєте в ступор і не можете вирішувати складні проблеми і завдання, які дуже часто виникають на заходах, то ця робота точно не для Вас! Знайдіть щось спокійніше і менш відповідальне))

1. Почати івент бізнес самостійно або з партнером?

Це дуже важливий вибір для тих, хто тільки планує відкривати своє івент агентство. Ви молодий і амбітний, а у вас є такий же друг або родич і ви вирішили разом відкрити своє агентство свят, то для початку 100 раз подумайте! А варта гра свічок? А може краще одному? Так, одному може бути страшніше, та й фінансово вкластися доведеться самостійно (про грошові вкладення теж поговоримо). Але ми поділимося особистим досвідом, а ви вже вирішуйте самі, як же все таки краще…

Наша історія почалася в 2008 році, коли було відкрито івент агентство з партнером, і все було добре, бізнес розвивався, штат збільшувався… Але в багатьох моментах було дуже багато розбіжностей, і якщо у вас є думки, як можна щось поліпшити, щось змінити і т.п., а у вашого партнера думка з вашою не збігається, то тут вже починаються проблеми… У чому можуть бути розбіжності і як це вплине на бізнес — про це можна написати окрему статтю, але тут ми це пропустимо…

І ось через 10 років співпраці, ми розійшлися, а перше агентство було закрито назавжди… А в 2018 році, я (Дмитро Слащов) — відкрив своє власне агентство Prime Event, яке з новим ім’ям себе дуже круто зарекомендувало на ринку івент індустрії.

І що я можу сказати — коли ти власник бізнесу (без партнерів) і можеш приймати самостійно всі рішення і реалізовувати все задумане, то однозначно — це краще, а мені є з чим порівнювати, повірте моєму досвіду)))

Звичайно ж тягнути самостійно бізнес буде складно, але на старті, Вам не потрібні будуть співробітники, оскільки у вас не буде тієї кількості замовлень, щоб наймати додатковий штат. А згодом — можна і розширюватися…

2. Скільки потрібно вкласти грошей, щоб відкрити своє event агентство?

Оскільки ми в першому пункті торкнулися фінансової частини, то відразу про неї і напишемо. Багатьом може здатися, що потрібно багато коштів, щоб запустити івент бізнес, але насправді — це не так, якщо зробити все грамотно! Вам же не потрібно закуповувати товар або орендувати великі площі і закуповувати спеціальне обладнання. Ви продаєте послуги і свій креатив, а тут вкладень не потрібно)))

Фінансова складова:

ФОП (Фізична Особа Підприємець).

Це найперше, що потрібно зробити. Стати підприємцем і відкрити ФОП, ну або ТОВ. Залежно від обраної ніші, потрібно визначитися з правильною групою! Якщо плануєте займатися дитячими святами або весіллями, то вам потрібна буде друга група і ви зможете працювати за готівку, а якщо корпоративні та бізнес заходи, то тільки третя група (безготівковий розрахунок), оскільки в цій ніші практично немає готівки…

Вартість за відкриття ФОП або ТОВ — від 500 грн., це якщо звернутися в спеціальну компанію, а якщо самостійно, то напевно безкоштовно))

 

САЙТ.

Це напевно і будуть Ваші найбільші вкладення, як фінансові, так і витратні за часом (а час – це теж гроші)! Сайтом Ви можете починати займатися ще до відкриття ФОП, оскільки на це може піти від місяця до півроку, в залежності від його складності.

Ви звичайно ж можете зробити сайт самостійно на безкоштовному конструкторі, типу Тільди, але ми не рекомендуємо, оскільки Ви будете обмежені необхідним функціоналом, та й розкручувати такий сайт буде складніше. А ось вартість хорошого сайту ви обійдеться від 1000 доларів.

Рекомендація — обов’язково робіть сайт, як для комп’ютерів, так і для мобільної версії. За нашою аналітикою, так наш сайт відвідують з комп’ютера 45%, а з мобільних пристроїв — 54%, а 1% — з планшетів.

ОФІС.

На першому етапі — забудьте це слово, Вам він точно буде не потрібен. Якщо у Вас є вдома інтернет і якийсь шматочок вільного простору, де Ви зможете працювати і Вам ніхто не заважатиме, то офіс точно не потрібен! Щомісячний бюджет на офіс (а це від 5000 грн.), Ви краще витратите на рекламу свого сайту — буде більше ефективності.

Якщо Ваша ніша — організація корпоративних заходів або бізнес подій, то всі Ваші зустрічі будуть проходити на території клієнта. А якщо дитячі або весілля, то Ви можете провести зустріч в будь-якому зручному закладі для клієнта.

Але якщо Ви не можете працювати вдома або вам ніде працювати, то можете знайти відповідний коворкінг, який дуже популярний зараз, а робоче місце Вам обійдеться — від 50 доларів в місяць.

Доп. витрати.

Сюди ми можемо віднести додаткові витрати: візитки (не обов’язково), мобільний телефон з окремою сім-картою (ми рекомендуємо не використовувати свій особистий номер), можливо ще якась дрібнота. На доп витрати піде — від 5000 грн.

Комп’ютер або ноутбук ми в бюджет на відносимо, хоч це і буде Ваш основний робочий інструмент, оскільки цей гаджет є напевно у всіх, а якщо немає, то додасте до бюджету ще мінімум 500 доларів))

Ваші вкладення — 2000 доларів!

Якщо ми говоримо про сайт від 1000 доларів, рекламний бюджет на перших півроку 600-800 доларів і дрібні доп витрати 200-300 доларів. Ось ми і отримаємо середній бюджет для вкладення — в 2000 доларів!

І повертаючись до першого пункту — про партнера, то погодьтеся, що 2000 доларів — це невелика сума, щоб шукати собі партнера для бізнесу, а цілком підйомна цифра, щоб запустити бізнес самостійно.

3. Ніша для організаторів.

Це дуже важливий пункт, оскільки не можна розбиратися максимально добре в усьому!

Ділимося особистим досвідом — раніше ми займалися всіма видами заходів (крім похорону звичайно)… Корпоративи, дитячі, весілля, конференції і т.п. Але через багато років, ми вибрали для себе нішу корпоративного сегменту та бізнес подій. Від дитячих і весіль ми відмовилися, хоча іноді теж організовуємо для наших постійних клієнтів або за рекомендацією.

Дитячі

По дитячим заходам є величезний плюс — на ці свята не впливає нічого! Ні карантин, який підкосив івент індустрію в 2020-2021 роках, ні інші зовнішні чинники… Дитячі свята організовують завжди, спілкуючись з партнерами по дитячим, так у них в період карантину — було більше замовлень, ніж до, а при цьому вся івент індустрія була практично без замовлень((

Весілля

Ця ніша дуже слизька, оскільки дуже велика конкуренція, та й багато клієнтів зараз організовують своє весілля самостійно, підібравши в інтернеті відповідні послуги, ведучого і т.п. Та й весільний ринок — це «одноразові клієнти», оскільки другий раз до Вас навряд чи звернуться, якщо порівнювати з дитячими або корпоративами.

Корпоративні заходи

Це наша улюблена ніша, оскільки багато компаній святкують заходи щорічно, і якщо Ви організували все якісно, ​​то Ви отримуєте постійного клієнта. А багато компаній святкують і по декілька заходів на рік: День народження компанії, Новорічний корпоратив, Літній тімбілдинг, та й інші приводи…

Бізнес події

Організація конференцій, семінарів, форумів та інших бізнес подій — це взагалі окрема ніша, в якій потрібно дуже добре розбиратися! І ця ніша точно відрізняється від корпоративних заходів, оскільки несе в собі навчальний характер, а не розважальний. Про бізнес події можна писати багато, про різні тонкощи і т.п., але залишимо це для іншої корисної статті)))

4. Складайте договір!

Якщо Ви не пропишите всі обов’язки сторін, терміни оплат і т.п., з вашим клієнтом, то потім Ви нічого і не зможете довести, коли станеться якась ситуація. Варіант, а ми ж проговорювали — це не юридичний термін і ви нічого не доведете!

Також підписуйте договори з підрядниками, щоб ви теж мали юридичну силу, якщо щось піде не так.

5. Працюйте з правильними підрядниками.

На першому етапі, вам звичайно ж буде дуже складно, оскільки для вас усі послуги будуть новими і хто, як працює, ви ще не знаєте, а це все прийде тільки з досвідом, і за цей досвід ви будете прощатися з кимось і знаходити когось нового, поки не сформуєте свою базу артистів, ведучих і підрядників.

А ще не рекомендуємо економити на підрядниках, адже дуже рідко буває, що дешева послуга — якісна, а це як ніяк — Ваша репутація і імідж компанії! Якщо клієнт шукає подешевше, то швидше за все — це не ваш клієнт, нехай тоді сам знайде послуги в інтернеті і організовує собі захід самостійно… Повірте, на такому івенті ви не заробите грошей, а тільки ге…ой, та й ще можете зіпсувати свою репутацію…

6. Робота з локаціями (площадками).

Насправді — це не менш важливий фактор, як і з підрядниками з попереднього пункту. Часто клієнт знаходить самостійно місце, а в агентство звертається тільки за організаційною частиною і наповненням… Але більшість клієнтів вибирають локацію за своїми критеріями, які кардинально відрізняються від критеріїв організатора!

Наприклад — клієнт замовив ресторан, в якому смачно, а більше йому нічого не потрібно. Але потім може виявитися, що в ресторані стоять колони і шоу-програму не бачать 30% гостей, немає гримерної кімнати, щоб артисти могли переодягнутися, з паркуванням — біда, мало місця для шоу і т.п. Таких прикладів можемо ще написати більше сотні…

Висновок — перевіряйте всі майданчики! Навіть якщо клієнт говорить, що там все добре і все є, що потрібно… Ви все одно повинні поїхати і все подивитися і перевірити. Згодом, звичайно ж, у вас буде досвід і ви будете знати більшість локацій, на які їздити вже не потрібно буде, але якщо локація нова, то обов’язково перевіряйте!!!

7. Вчіться і професіоналів.

Звичайно ж все прийде тільки з вашим особистим досвідом, але ніхто вам не забороняє безкоштовно навчитися у професіоналів! І ось вам кілька лайфхаків — вивчайте сайти івент агентств з досвідом, там буде дуже багато корисної інформації, особливо в портфоліо (дивіться фото і відео звіти та черпайте ідеї), а також є багато івентеров, які ведуть свої відеоблоги і діляться різними корисними речами…

Для вивчення різних корисних штук по івент, ми рекомендуємо скористатися українськими і російськими сайтами організаторів та івент-порталами, а також відео в YouTube. Є звичайно ж і американські та європейські ресурси по івент, а там івент розвинений на багато більше, ніж в Україні і Росії, але це точно не для початківців організаторів, а більше для досвідчених, кому потрібні нові ідеї…

8. Робота з зірками.

Ми вирішили винести цей пункт окремо, оскільки робота з зірками шоу бізнесу — дуже сильно відрізняється від звичайної шоу програми. Гонорари топових зірок України від 15000 до 30000 доларів (в середньому), без урахування технічного і побутового райдера. А коли є такі бюджети, то і відповідальність на організаторі дуже велика! При невиконанні райдера артиста, він може просто відмовитися від виступу, що може понести дуже великі неприємності і фінансові втрати для організатора.

Рекомендація — працюйте тільки з хорошим, професійним технічним підрядником, який має досвід роботи з зірками, а ось про побутовий райдер — потрібно буде подбати вже самостійно. Подивитися ціни на українських зірок можна — ТУТ.

І наостанок, можемо сказати одне — якщо Ви прийшли в івент тільки заради грошей, а сама професія Вам не до душі, то краще відмовитися від цієї затії, оскільки не можна якісно виконувати свою роботу і дарувати людям свято, якщо вам це не подобається…