Як організувати корпоратив. Важливі поради при організації.

Коли приходить час до підготовки заходу, часто виникає питання, а з чого ж почати? Для того, щоб організація корпоративу не перетворилася в складний і незрозумілий процес, ми дамо деякі поради, щоб полегшити завдання Вам і івент агентству.

Візуалізація свята.

Для початку Вам потрібно уявити, яким же Ви бачите для себе ідеальний корпоратив. Якщо у вас в компанії раніше проводилися заходи і Ви на цих корпоративах брали участь (як гість або як організатор), то Вам буде простіше уявити майбутній корпоратив, який потрібно організувати.

Потрібно звернути увагу на минулі заходи – що сподобалося, що ні, як реагували колеги на ті чи інші події на святі. Що Вам найбільше сподобалося, а що взагалі не зайшло. Можливо були вже ідеї, які не вийшло втілити в реальність на минулих івентах і Ви хочете це виправити на майбутньому заході.

А якщо Ви раніше не брали участі в корпоративних заходах або компанія раніше не організовувала нічого подібного, то в такому випадку є плюси і мінуси. Плюс – це те, що для Вас і компанії будь-яка ідея і концепція – будуть нової, і Ви навряд чи повторитєся. А мінус – це те, що Вам доведеться збирати нову інформацію від колег і керівництва щодо майбутнього івенту, щоб перший корпоратив не опинився «останнім», якщо раптом все пройде не так, як хотілося б, через нестачу інформації і побажань щодо заходу.

Концепція корпоративного заходу.

Дуже важливий момент для будь-якого заходу – це вибір правильної концепції, враховуючи всі інтереси колег і керівництва компанії. Бувають звичайно ж заходи без прив’язки до концепції, але тоді є ідея заходу, яку теж потрібно узгоджувати.

При виборі концепції для корпоративу, потрібно врахувати не тільки свій інтерес, а й своїх колег. Оскільки більшість концепцій передбачають певний дрес-код, який доведеться дотримуватися всім учасникам заходу. Варіанти концепцій для корпоративу – https://prime-event.com.ua/ua/blog/50-kontseptsij-dlya-meropriyatij-ot-agentstva-prime-event/

Від вибору концепції залежить багато наступних факторів: вибір відповідної локації – щоб підходила за стилем концепції, правильно складена конкурсна програма – у тематиці свята, шоу-номери – щоб відповідали концепції, тематичний декор, інше.

Бюджет заходу.

Після вибору концепції, потрібно визначитися з бюджетом заходу, скільки готові витратити на корпоратив і на чому потрібно зробити акцент. Загальний бюджет розподіляється приблизно порівну: половина на локацію і харчування, а друга половина – на розваги і програму. Але це дуже приблизно і залежить звичайно ж від багатьох факторів і кількості гостей…

Вам потрібно визначитися, що вам важливіше – добре поїсти і провести захід на Лакшері локації, а з програми буде достатньо ведучого з ді-джеєм. Або їжа і місце проведення – не дуже важливі, а важлива шоу-програма та розваги… Але завжди є золота середина, коли бюджет можна розподілити приблизно порівну.

Визначення бюджету – це дуже важливий момент при організації корпоративу, коли Ви звертаєтеся в івент агентство. Якщо Ви не вкажете бюджет заходу, але зробите запит на організацію корпоративу в агентстві, то ймовірність, що Ви отримаєте очікувану пропозицію з прорахунком – дуже низька!

Дуже складно вгадати, на що потрібно зробити акцент (програма або локація), якого рівня має бути захід, плануєте Ви замовити зірку на свято чи ні, якого рівня має бути ведучий, що буде з декорацій, технічного забезпечення, тощо. Але ось з бюджетом – Ви однозначно спростите роботу івент агентству і ймовірність отримати максимально підходящу пропозицію – відразу виростає в рази!

Послуги та наповнення свята.

Після складання кошторису від агентства, часто вносяться корективи по наповненню. Тут потрібно врахувати кілька факторів, що можна прибрати з прорахунку або замінити, а що краще не чіпати.

Наприклад – якщо потрібно трохи урізати бюджет, то ми не рекомендуємо це робити за рахунок ведучого, техніки або їжі/алкоголю. Хорошого ведучого краще не замінювати більш дешевим з меншим досвідом, краще прибрати якийсь шоу номер (якщо їх багато). Їду і алкоголь – теж не рекомендуємо скорочувати, якщо все грамотно складено, щоб гості не виявилися голодними або не залишилися без випивки. Ну і якість техніки теж має велике значення на заході, так що тут теж потрібно підійти до цього питання з обережністю…

Якщо Вам потрібно щось з послуг підкоригувати, то можна пожертвувати якимось шоу номером. Або, наприклад, Ви хочете салют, а це задоволення – не дешеве! То ми рекомендуємо салют робити хорошим (а це від 2000 дол.), або не робити взагалі.

Декор і фотозони на святі теж мають велике значення, щоб підкреслити концепцію заходу, та й фотозвіти з заходу будуть набагато крутіше з декораціями і на тлі фотозони, ніж звичайна репортажна зйомка.

Сценарій свята.

Після того, як всі позиції по кошторису затверджені і обрана концепція, тільки тоді підходить черга до написання сценарію. Ми часто чули запитання від наших клієнтів, на етапі спілкування (коли нічого ще не затверджено з послуг на свято) – а сценарій нам можна почитати? Звичайно можна! Тільки після затвердження концепції і кошторису. Як же ми можемо написати сценарій, коли ми не знаємо, що у нас буде з шоу-програми, наповнення і т.п.

Сценарій на корпоратив пише event агентство, спільно з затвердженим ведучим, який потім узгоджується з замовником. І коли сценарій, конкурси – все затверджено, йде етап підготовки до заходу.

Етап підготовки до заходу.

Після затвердження кошторису і підписаного договору з передоплатою – йде бронь локації, артистів, підрядників. А також запускаються процеси в роботу – макети, поліграфія, закупівля подарунків, інші виробничі процеси.

Супровід заходу.

Якщо Ви вирішили, що затвердили програму і сценарій, і всі етапи пройдено і можна розслабитися, то це не так)) Навіть коли все готово і затверджено, настає «День Х» – день заходу, коли потрібно контролювати всі процеси, своєчасні приїзди артистів, саундчеки, контроль таймінгу, на випадок форс-мажору – мати ПЛАН Б і т.п.

Але в професійному івент агентстві завжди є ПЛАН Б і професійні координатори, які зроблять всю роботу максимально якісно, ​​щоб уникнути форс-мажорних ситуацій, а в разі їх виникнення – відразу ж вирішать цю проблему, без шкоди заходу.

Event агентство Київ Prime Event – працює з 2008 року, маючи колосальний досвід в організації корпоративних заходів різного масштабу, що дозволяє уникнути форс-мажорних ситуацій на 99%, а на випадок з 1% – завжди є ПЛАН Б. Довіряйте важливу подію професіоналам!