Організація семінарів та конференцій. Ще кілька важливих порад при організації.

Організація семінарів та конференцій – це дуже важлива складова багатьох компаній, які організовують бізнес заходи, на яких можна підбити підсумки про виконану роботу і обговорити плани на майбутнє. І для того, щоб інформація, яку потрібно донести до учасників була почута і реалізована, потрібно задіяти правильні інструменти при організації, про деякі з них ми роскажемо.

Фірмовий стиль бізнес-заходу.

Для того, щоб виділитися серед інших і запам’ятатися більшості аудиторії – потрібно почати з дизайну фірмового стилю. Ідеально, щоб все було в одній стилістиці: і лого, і слоган, і загальне оформлення.

Весь дизайн повинен бути лаконічний і зрозумілий! Таку рекламу краще сприймає глядач, запам’ятовує її і захоче поділитися в соціальних мережах, що додатково залучить трафік до майбутнього заходу і підвищить впізнаваність бренду.

Візуалізація – це важливий компонент будь-якого бізнес-заходу. Хороша і правильна візуалізація не дасть занудьгувати гостям, а також допоможе краще донести думку до глядача і змусить говорити про Вас навіть після заходу.

Подаруночки – створіть фірмові сувеніри, які гості не захочуть залишити на ресепшені або викинути. Не потрібно дарувати блокноти, ручки і т.п. Зробіть краще фірмову флешку з лого, павербанк або якийсь інноваційний девайс, яким учасники конференції будуть користуватися в повсякденному житті, згадуючи про захід та рекламуючи Ваш бренд своїм друзям і колегам.

День Х.

В день самого заходу, теж дотримуємося порад, які допоможуть поліпшити подію:

Реєстрація:

Ми рекомендуємо використовувати інноваційні рішення для реєстрації гостей і збору додаткової інформації та контактів (якщо є такі задачі). Якщо планується масштабна конференція, то реєстрацію гостей «дідовським» методом — давайте залишимо в минулому (ні — паперовим списками, так — електронній реєстрації). Можна задіяти різні технології: QR-коди, штрих-коди, RFID системи і т.п.

Ще ми не рекомендуємо реєструвати учасників конференції співробітникам Вашої компанії, оскільки знайомства співробітників Вашої компанії з учасниками конференції — можуть перейти на тривалі спілкування, що понесе за собою величезні черги і збої в таймінгу. Давайте залишимо ці завдання для професійних хостес, які будуть проінструктовані і чітко виконуватимуть свою роботу, згідно таймінгу і поставлених завдань.

Емоційна підтримка учасників конференції:

Не можна ні в якому разі допустити, щоб гості нудьгували на заході. Навіть, коли є вільні паузи – потрібно зробити інтерактивні зони, в яких можна буде провести вільний час з користю і інтересом.

З інтерактивних зон може бути: інфо-стійки з корисною інформацією, ігрові зони, фотозони, анімація, фуршет, мультимедійний контент, інше.

Підтримуємо інтерес і задаємо правильний темп конференції:

Інтро – яскраве відкриття будь-якого заходу, яке задасть правильний темп заходу і підвищить інтерес у глядача.

Правильна подача – перетворіть нудну доповідь в цікаву презентацію, а саме – спілкуйтеся з гостями, заряджайте їх позитивом і своєю енергією, взаємодійте з залом і давайте можливість гостям взаємодіяти з Вами. Також не забуваєте про гумор! Яка б серйозна конференція не була — гумор буде завжди доречний.

Яскравий фінал заходу – важливо створити яскраве завершення конференції, щоб учасники пішли на позитивній ноті, згадуючи цей івент ще довго і захотіли відвідати наступний захід, який будете організовувати. А як створити яскравий фінал заходу – ми обов’язково з Вами поділимося, при організації Вашого заходу.

Організація і проведення конференцій, форумів та семінарів – повинні проходити з усією відповідальністю, якісною підготовкою і грамотної реалізацією. Event агентство Prime Event – візьме на себе реалізацію Вашої бізнес події і стане партнером на довгі роки.