Організація свята під ключ. Що це таке? І чому погано, коли кілька організаторів?

Багато напевно знають, що таке – організація свята під ключ, але не всі розуміють, що одним івентом повинен займатися один організатор, на кому власне і буде відповідальність за захід. Але бувають випадки, коли клієнт щось замовляє самостійно, щось в одному агентстві, а щось через інших організаторів і виходить збірна солянка, а хто несе відповідальність за захід у цілому – не зрозуміло…

Що таке організація свята під ключ?

Це загальне поняття, коли одним заходом займається один підрядник (івент агентство або організатор), від А до Я. Він надає всі послуги, за які і несе відповідальність. Це правильний підхід, до якого ми схиляємося. Але бувають різні ситуації…

Давайте розглянемо приклад, коли є основний організатор свята, але є й інші учасники, які теж беруть участь в організації, це можуть бути хто завгодно: декоратори, технічний підрядник, артисти, ведучий і т.п.

І ось наприклад – хтось з артистів або підрядників – виконав свою роботу неякісно або взагалі не приїхав на захід… Хто ж буде відповідальним за такі ситуації? Івент агентство? – НІ! Але якщо свято буде зіпсоване через когось, чиї послуги івент-агентство не надавало, то загальні враження про захід та про організатора – будуть не дуже позитивні! Так навіщо ж ці ризики?

Інший приклад, коли клієнт залучає когось зі сторони (не через організатора) – як правило, організатор, цього артиста або підрядника може і не знати, і вести з ним конструктивний діалог буде набагато складніше, ніж з постійними підрядниками. Та й важелів тиску на «незнайомих» підрядників – немає ніяких, оскільки платить гроші йому клієнт напряму і домовлявся з ним клієнт теж напряму, а організатор – це третя особа, якій буде складно змусити діяти за тими правилами, які створює організатор, для якісного івенту.

Ось Вам декілька прикладів з нашої практики – ми займаємося організацією великого івенту «під ключ», але клієнту хтось порекомендував ведучого, якого вони запросили самостійно. Ми раніше з цим ведучим знайомі не були, але погодилися на вибір клієнта і продовжили займатися заходом. І ось коли починалися якісь моменти в процесі заходу, то що стосувалося сценарію – то з ведучим не завжди виходило прийти до спільного консенсусу, на що витрачалися наші ресурси і час. А ось з нашими постійними ведучими – такого не бувало, вони все ж слухають організатора, оскільки ми відповідальні за захід і ми платимо ведучому гроші і домовляємося з ним.

Подивитися наших ведучих можна – ТУТ.

Техніка на захід.

Це наша одна з найболючіших тем, коли локація «впарює» свою техніку клієнту, на якій нам потім доводиться працювати. Раніше бували ситуації, коли ми на таке погоджувалися і потім виникали форс-мажори – щось не працює, мікрофон заводиться, неякісний звук, плазми перестали працювати і т.п.

Зараз на такі умови ми йдемо дуууже рідко, попередньо все перевіривши і знявши з себе відповідальність за технічну частину і якість звуку перед клієнтом, якщо раптом клієнт наполягає про використання обладнання локації. Буває звичайно ж, що техніка на локації – якісна і ми погоджуємося на ній працювати, але таке буває дуже рідко.

Ми все ж наполягаємо на тому, що ми, як організатори, несемо відповідальність за захід і ми повинні надавати технічне забезпечення, в якому ми впевнені і несемо за це відповідальність. Тим більше, що апаратура може бути зіпсована в процесі роботи і хто тоді буде нести відповідальність за псування апаратури локації? Це риторичне питання…

Приклад «веселої співпраці».

Ще один дуже цікавий приклад з нашого досвіду – колись у нас був клієнт, який замовляв свято під ключ і все було добре, всіх все влаштовувало… Але з кожним роком клієнт починав додавати свої послуги, які він замовляв самостійно – в нашу загальну програму, за які платив нам по безготівковому рахунку, а ми вже розраховувалися за ці послуги…

Начебто нічого дивного і поганого в цьому немає… АЛЕ! З однієї послуги – це все перетворилося в самостійне замовлення всіх послуг на свято, але оплату клієнт хотів провести через нас, а нам оплатити узгоджену суму за послуги з організації… Виходить, що відповідальність несемо ми, за послуги, які клієнт замовив самостійно, але оплатити він не може ці послуги безгогівково їм напряму, та й хтось повинен це все контролювати і організовувати.

Загалом, довелося нам відмовитися від такої співпраці, оскільки ми івент-агентство, а не «контора по обналу грошей»…

Це звичайно ж далеко не всі ситуації, про які ми б могли розповісти, повірте нашому досвіду – їх дуже багато! Але підбиваючи підсумки, хочемо підкреслити, що краще довіритися професіоналам своєї справи і замовляти свято під ключ в одному івент агентстві!

Агентство Prime Event бажає всім гарних свят, щоб не було на них форс-мажорів, а якщо вони раптом трапилися, то без шкоди заходу)))