Координатор на свято. Навіщо він потрібен і які задачі виконує?

Якщо Ви звернулися в івент агентство за організацією заходу «під ключ», то координатори в будь-якому випадку будуть супроводжувати івент. Але буває таке, що Ви замовили тільки кілька послуг в агентстві або організовуєте свято самостійно, а координатора вирішили не брати і взяти на себе всю організацію, то на такому івенті Ви точно не зможете відпочити і розслабитися, а можете щось упустити важливе, через брак досвіду…

Навіщо ж потрібен координатор?

Потрібно врахувати важливий момент – якщо Ви організовуєте захід самостійно і у Вас є досвід, а на святі Ви готові вирішувати всі орг. питання, не маючи можливості випити з колегами або друзями і відпочити по повній, то Ви звичайно цілком можете взяти на себе ношу організатора.

Але якщо Ви хочете розслабитися на святі і не займатися координацією заходу, то замовте координатора, який візьме всі організаційні задачі на себе. Ви не витратите багато грошей, але зможете по-справжньому відпочити. Координатор буде коштувати в середньому 3000-5000 грн. за весь захід, погодьтеся – це невелика плата за Ваш відпочинок і нерви!

Координатор на свято і його завдання.

Перший етап – планування. На етапі підготовки до заходу є багато завдань, які потрібно теж координувати. Закупити подарунки або алкоголь, замовити і забрати поліграфію, напередодні заходу продзвонити всіх підрядників і локацію, узгодити готовність з усіма і призначити правильний час приїзду на локацію, щоб все змонтували заздалегідь і приїхали в потрібний час і т.д.

Координація в день свята – якщо на заході є техніка, декорації, фотозони та інші складові івенту, для яких потрібен час на монтаж, то координатор повинен бути на локації з моменту першого монтажу, а це може бути за 4-6 годин до початку банкету (або навіть раніше). Якщо Ви все ж вирішили взяти координацію на себе, то до початку банкету Вам вже не захочеться ніякого свята, вже повірте нашому досвіду)))

Наступний етап – це зустріч артистів і підрядників які беруть участь на заході. Потрібно всіх зустріти (а приїжджають всі в різний час і на протязі заходу), розмістити в гримерки, проконтролювати, щоб в гримерних кімнатах все було згідно побутового райдера (якщо такий є), а також вчасно всіх випустити згідно таймінгу і провести розрахунок.

Є також додаткові завдання у координатора в день заходу – наприклад у Вас закінчився алкоголь, так ось координатор зможе його купити, не відриваючи від святкування когось із Ваших колег. Це як приклад, а таких ситуацій може бути багато різних.

Також координатор може виконати функцію хостес, коли збираються гості і не знають куди їм пройти, то координатор зможе їх направити куди потрібно. Або може допомогти ведучому в програмі – підготувати і подати необхідний реквізит або подарунки.

Це далеко не всі функції, які може взяти на себе координатор свята, за невелику плату. Так що Вам вирішувати – потрібен Вам координатор або Ви готові виконувати всі ці задачі протягом усього заходу, коли Ваші друзі і колеги будуть веселитися.

В агентстві Prime Event професійні координатори свят, яких Ви можете запросити на свій івент.