Як організувати конференцію і не вигоріти?
Організація конференції – це процес не з легких, особливо коли на Вас лягають практично всі завдання по організації, а від основної роботи Вас ніхто не звільнив. Ви можете дійти до того моменту, коли почнеться паніка, що Ви нічого не встигаєте і залишається одне бажання – так може ну його…
Для того, щоб організувати конференцію якісно і все встигнути, краще розподілити обов’язки серед колег, коли кожен буде відповідати за свою частину підготовки. Але процес делегування спрацює тільки в тому випадку, якщо у Вас є колеги з вільним часом і конференція не дуже складна і масштабна, в іншому випадку – Ви все ж витратите дуже багато часу і зусиль, але якісно організувати масштабну відповідальну конференцію, швидше за все не вийде, через брак досвіду.
В такому випадку ми рекомендуємо звернутися до професіоналів, хто знає цю сферу і організовує конференції та інші бізнес заходи вже багато років. Адже агентство не тільки знає всі тонкощі по організації, але і несе відповідальність за Ваш захід, що дозволяє максимально уникнути форс-мажорних ситуацій. Івент агентство Prime Event організовує бізнес заходи з 2008 року, нашого досвіду достатньо для організації масштабних і складних конференцій.
Організація конференції самостійно.
Але якщо Ви все ж організовуєте конференцію самостійно, то розподіліть бізнес процеси так, щоб у Вас був час в запасі на форс мажор. А краще створіть графік і виділіть на кожен процес час на його підготовку і реалізацію, але обов’язково з запасом по часу!
Наприклад – У Вас є одне із завдань – зробити запрошення або фотозону (брендвол), це завдання для дизайнера і поліграфії. Можливо у Вас є дизайнер колега або Ви самі можете намалювати макет, але якщо ні, то Ви звертаєтеся в агентство за допомогою і Вам обов’язково потрібно встановити терміни і поставити правильно ТЗ, щоб макет зробили максимально правильним і щоб на доопрацювання не довелося витрачати час. Але якщо у Вас не буде запасу за часом і Вам надіслали нетакий макет або взагалі не встигли його зробити, або в поліграфії завал і Ваше замовлення не встигають вчасно надрукувати, то це вже форс-мажор, який може завалити захід…
Таких моментів дуже багато! Ми рекомендуємо в першу чергу займатися тривалими процесами, які вимагають розробки дизайну, виробництва і т.п. Ви поставили ТЗ, запустили процеси і вони працюють поки що без Вас, а Ви займаєтеся іншими завданнями.
Вибір локації для конференції.
Існує безліч конференц-залів, незвичайних локацій, великих концерт-холів для проведення конференцій. І локацію потрібно вибирати теж ретельно, враховуючи нюанси заходу.
Територіальне розташування – бажано, щоб локація була зручно розташована для приїзду і від’їзду гостей. Якщо потрібно поселення, то вибирайте готельний комплекс (в них завжди є конференц-зали), а якщо захід за містом, то подбайте про трансфер для гостей.
Також не забудьте про харчування для гостей. Якщо конференція тривала, то обов’язково організуйте кава-паузу і не одну. По-перше, гостям потрібно давати час відпочити від спікерів і поспілкуватися один з одним, а зона фуршету – це ідеальне місце для спілкування та нових знайомств, а по-друге – треба поїсти, або попити між тривалими виступами спікерів.
Дивуйте гостей!
Стандартні банальні конференції дуже рідко бувають цікаві для учасників, якщо тільки дуже цікава тема і зоряний спікер не будуть на цій конференції))
В такому випадку придумайте додаткові розваги для гостей.
Наприклад:
- Яскраві шоу номери між виступами спікера.
- Розіграш призів серед учасників.
- Смачна і незвичайна їжа.
- Анімація або атракціони.
- Пам’ятні брендовані подарунки для всіх учасників.
- Зоряний спікер або запрошена зірка на Гала-вечеря.
Як подбати про те, щоб гості отримали задоволення від заходу і наповнили себе новими знаннями, а в наступний раз прийшли на Вашу конференцію навіть не роздумуючи? Вам допоможе івент агентство Prime Event, організувати по-справжньому запам’ятовуючий івент і візьме на себе всі організаційні і підготовчі питання.
