Етапи підготовки пропозиції для клієнта

У даній статті ми поділимося етапами підготовки якісної пропозиції під захід і розповімо для чого потрібно звертатися в івент агентство завчасно, щоб отримати максимально якісну пропозицію.

В наше агентство часто надходять запити з проханням підготувати пропозицію на сьогодні/завтра, але якісна та індивідуальна пропозиція за 1 день не готується, адже є багато етапів, про які ми розповімо в цій статті. Пропозиція на сьогодні – це може бути тільки готова пропозицію для іншої компанії, яка буде трохи адаптована під вас, але не буде індивідуальною…

Запит на пропозицію щодо заходу.

Перший етап – це заявка, яку ми отримуємо на пошту або по телефону, після того, як ми вислухали клієнта або уважно вивчили запит на пошті, ми готуємо додаткові питання або відправляємо бриф для заповнення.

В ідеалі звичайно – це зустріч з клієнтом, на якій ми зможемо поставити всі питання для розробки максимально якісної пропозиції. Але якщо можливості зустрітися немає, то тоді це спілкування по телефону і заповнення брифу.

Після цих етапів ми вивчаємо сферу діяльності компанії, які заходи проводилися раніше, щоб не повторюватися. Вивчаємо цінності компанії і задачі до даного івенту, щоб організувати корпоратив максимально якісно.

Підготовка пропозиції для заходу.

Наступний етап, коли зібрана вся інформація про компанію та заповнений бриф з уточнюючими питаннями – це мозковий штурм в нашому івент агентстві. Ми придумуємо ідеї для розробки концепції заходу, виходячи з отриманої інформації.

Коли є ідеї для майбутньої концепції, йде розробка самої пропозиції. Це може бути від 1 до 3 концепцій під захід, в залежності від поставлених завдань і побажань клієнта.

Бувають запити, коли у клієнта є концепція, яку він хоче, щоб івент агентство розробило і підготувала пропозицію і прорахунки з конкретної тематики, тоді готувати 3 концепції заходу немає сенсу. Йде розробка пропозиції під обрану тему.

А бувають запити, коли немає побажання по тематиці для заходу, але потрібно розробити кілька концепцій. Тоді потрібно вивчити попередні заходи, щоб не повторюватися і максимально отримати інформацію від клієнта щодо майбутнього івенту з побажаннями, щоб ми змогли розробити максимально підходящі концепції.

Креативний відділ.

Після того, як наша творча група вибрала 1 або 3 концепції для розробки, креативний відділ розробляє презентації з описом ідей, візуалізацією і наповненням, тут працює команда з: копірайтера, дизайнера і креативного директора або сценариста.

Артисти і підрядники.

Менеджер по роботі з артистами і підрядникам продзвонює всіх, уточнюючи гонорар і можливість виступити або відпрацювати на дату майбутнього івенту. Пропонується по кілька варіантів ведучих, артистів, наповнення, щоб був вибір у клієнта.

Кошторис заходу.

Коли готові презентації з концепціями і є вся інформація і гонорари за артистам і підрядникам, то починає свою роботу сметчик, який готує деталізовані прорахунки по концепціям. На кожну презентацію ми готуємо кошторис з двома варіантами прорахунку, щоб був вибір.

Відправка пропозиції клієнту.

Коли все готово для відправки, перевіряє всі пропозиції і прорахунки івент-менеджер даного проекту, щоб було все враховано, нічого не упустили і після цього пропозицію з прорахунками відправляємо клієнту.

Правки і корективи.

Рідко буває так, що після надсилання пропозиції та кошторису – клієнт все затвердив без внесення правок і готовий був відразу підписувати договір. Як правило, пропозиція з боку клієнта може розглядатися від декількох днів до декількох тижнів, вносяться корективи і правки в програму і кошторис… А ось коли вже все затвердили, можна готувати договір на підписання.

Підписання договору.

Після затвердження пропозиції та кошторису, ми готуємо договір на підписання. І цей етап буває займає теж від декількох днів до декількох тижнів. Коли юристи клієнта починають вносити правки в договір, ці правки узгоджуються з юристами івент агентства і коли всіх все влаштовує – йде підписання договору.

Коли договір підписаний з обох сторін і внесена передоплата, тільки тоді запускаються всі процеси в роботу: бронь артистів, закупівля реквізиту, запуск виробництва, поліграфія, бронь локації, написання сценарію, закупівля подарунків, тощо.

Підбиваючи підсумки, виходячи з названої вище інформації, то якісну пропозицію за 1 день підготувати ніяк не можна! Ми рекомендуємо давати івент агентству на розробку пропозиції і кошторису від 3 до 7 днів, в залежності від складності заходу і від поставлених завдань до івенту, можливо знадобиться і більше часу.

А до моменту підписання договору може піти і кілька тижнів… Так що ми рекомендуємо планувати захід завчасно, щоб вистачило часу на всі етапи підготовки та реалізації.