10 правил для ділового листування
Багато людей не завжди віддають перевагу спілкуванню по телефону, а вибирають переписку в зручному мессенджері або поштою. Насправді – це дуже важливо! Тим більше, якщо Ви спілкуєтеся з ділових питань, то краще все зафіксувати в електронному вигляді, щоб у Вас був доказ вашого діалогу і обговорення бізнес питань, коли можуть виникнути розбіжності.
А під час віддаленої роботи або ситуації з карантином, який перевів більшу частину співробітників на віддалену працю, то живе спілкування переходить в онлайн і листувань стає набагато більше. Івент агентство Prime Event розповість про основні принципи ділової переписки.
1. Тема та підпис листа.
Якщо Ви відправляєте лист електронною поштою, то вкажіть обов’язково тему листа, щоб Ваш лист напевно дійшов до адресата і не був проігнорований одержувачем.
І ще одна рекомендація – якщо відправляєте важливий лист з відповідною темою, то в цьому листуванні краще не зачіпати інші теми, а створити новий лист з новою темою, щоб не почався хаос листування.
А також обов’язково вкажіть в листі свій підпис – ім’я (ПІБ), контакти, пошту, сайт та іншу важливу інформацію.
2. Грамотність в листуванні.
Слідкуйте за граматикою, пунктуацією і перевіряйте помилки. Це дуже важливо, особливо при діловому листуванні! Більшість людей безграмотність дуже дратує і показує Вас з не найкращого боку.
3. Структуруйте правильно лист.
Люди не люблять читати великі абзаци! Поделіть великого листа на блоки по 3-4 рядки, а заголовки або важливі слова краще виділити жирним або підкреслити. У мессенжер краще відправити кількома короткими повідомленнями, ніж одним великим – так буде співрозмовнику зручніше читати і вловити суть мессенджа.
4. Ім’я співрозмовника.
Для Вашого співрозмовника буде дуже неприємно побачити своє ім’я або прізвище з помилкою. Перевірте краще кілька разів, чи правильно Ви написали ПІБ і обов’язково з великої літери! І якщо Ви спілкуєтеся з ділових питань, а не з колегою або товаришем, то не пишіть ім’я співрозмовника в зменшувально-пестливій формі, це не коректно!
5. Не переходимо на особистості!
Не переходьте на особистості з Вашим співрозмовником, навіть якщо він собі це дозволив, тримайте себе в руках і спілкуйтеся ввічливо, на Ви і без образ. Якщо ж Вам неприємний діалог з боку Вашого співрозмовника, то краще проігнорувати його і перестати з ним спілкуватися або перевести спілкування на когось із колег.
6. Спілкування в робочий час.
Всі в праві на відпочинок і писати в неробочий час – це не дуже коректно, за винятком термінових питань або Вашої домовленості поспілкуватися поза робочий час. Не пишіть після роботи, рано вранці або у вихідні дні.
7. Пояснення про вкладені файли.
Якщо Ви відправляєте документи, фотографії, інші файли, то краще описати в самому листі, що це за файли і дати їм пояснення, щоб не виникло плутанини і нерозуміння з іншого боку.
8. Читабельний шрифт.
У листі Ви можете вибрати стиль шрифту і колір самостійно. Він повинен бути читабельний! Не робіть дуже дрібний шрифт або дуже великий, не виділяйте текст нечитабельним кольором або навпаки дуже яскравим, наприклад червоний – він навіть може дратувати читача!
9. Перевірка листа перед відправкою.
Перед тим, як відправити лист – перечитайте його ще раз і дуже уважно. Адже Ви можете пропустити щось важливе, не помітити якісь помилки або не звернути увагу на автозаміну.
10. Відповідайте на повідомлення.
Для підтримки хороших відносин з колегами, керівництвом або діловим партнером – відповідайте на листи і бажано відразу, як у Вас з’явилася можливість. Листи на які співрозмовник не отримує відповідь, можуть його трохи образити або засмутити, або він може подумати, що лист Вам не дійшов і буде слати повторно або дзвонити для підтвердження про отримання листа.
Якщо Вам потрібно виконати певну роботу, перед відправкою листа у відповідь, наприклад – підготувати кошторис, звіт, інші документи… то краще написати відразу у відповідь, що Ви отримали лист і займаєтеся цим питанням і зможете відправити інформацію ближче до «часу» – і бажано написати орієнтовний час, коли Ви плануєте відповісти.
P.S.: Ми рекомендуємо вести важливі листування поштою, адже в месенджерах буде складніше знайти потрібне повідомлення, а також з месенджера можна видаляти повідомлення, що не можна зробити в пошті.
