Организация семинаров и конференций. Еще несколько важных советов при организации.
Организация семинаров и конференций — это очень важная составляющая многих компаний, которые организовывают бизнес мероприятия, на которых можно подбить итоги о проделанной работе и обсудить планы на будущее. И для того, чтоб информация, которую нужно донести до участников была услышана и реализована, нужно задействовать правильные инструменты при организации, о некоторых из них мы поделимся.
Фирменный стиль бизнес-мероприятия.
Для того, чтоб выделиться среди других и запомниться большинству аудитории — нужно начать с дизайна фирменного стиля. Идеально, чтоб все было в одной стилистике: и лого, и слоган, и общее оформление.
Весь дизайн должен быть лаконичен и понятен! Такую рекламу лучше воспринимает зритель, запоминает ее и захочет поделиться в соцсетях, что дополнительно привлечет трафик и будущему мероприятию и повысит узнаваемость бренда.
Визуализация – это немаловажный компонент любого бизнес-мероприятия. Хорошая и правильная визуализация не даст заскучать гостям, а также поможет лучше донести мысль до зрителя и заставит говорить про Вас даже после мероприятия.
Подарочки – создайте фирменные сувениры, которые гости не захотят оставить на ресепшене или выбросить. Не нужно дарить блокноты, ручки и т.п. Сделайте лучше фирменную флешку с лого, павербанк или какой-то инновационный девайс, которым участники конференции будут пользоваться в повседневной жизни, вспоминая о мероприятии и рекламируя Ваш бренд своим друзьям и коллегам.
День Х.
В день самого мероприятия, тоже следуем советам, которые помогут улучшить бизнес-событие:
Регистрация:
Мы рекомендуем использовать инновационные решения для регистрации гостей и сбора дополнительной информации и контактов (если есть такие задачи). Если планируется масштабная конференция, то регистрация гостей «дедовским» методом – давайте оставим в прошлом (нет – бумажным спискам, да – электронной регистрации). Можно задействовать разные технологии: QR-коды, штрих-коды, RFID системы и т.п.
Еще мы не рекомендуем регистрировать участников конференции сотрудникам Вашей компании, поскольку знакомства сотрудников Вашей компании с участниками конференции – могут перейти на длительные общения, что понесет за собой огромные очереди и сбои в тайминге. Давайте оставим эти задачи для профессиональных хостес, которые будут проинструктированны и четко будут выполнять свою работу, согласно тайминга и поставленных задач.
Эмоциональная поддержка участников конференции:
Нельзя не в коем случае допустить, чтоб гости скучали на мероприятии. Даже, когда есть свободные паузы — нужно сделать интерактивные зоны, в которых можно будет провести свободное время с пользой и интересом.
Из интерактивных зон может быть: инфо-стойки с полезной информацией, игровые зоны, фотозоны, анимация, фуршет, мультимедийный контент, прочее.
Поддерживаем интерес и задаем правильный темп конференции:
Интро — яркое открытие любого мероприятия, которое задаст правильный темп мероприятию и повысит интерес к мероприятию.
Правильная подача — превратите скучный доклад в интересную презентацию, а именно — общайтесь с гостями, заряжайте их позитивом и своей энергией, взаимодействуйте с залом и давайте возможность гостям взаимодействовать с Вами. Также не забываете про юмор! Какая бы серьезная конференция не была — юмор будет всегда уместен.
Яркий финал мероприятия — важно создать яркое завершение конференции, чтоб участники ушли на позитивной нотке, вспоминая данный ивент еще долго и захотели посетить следующее мероприятие, которое будете организовывать. А как создать яркий финал мероприятия — мы обязательно с Вами поделимся, при организации Вашего мероприятия.
Организация и проведение конференций, форумов и семинаров – должны проходить со всей ответственностью, качественной подготовкой и грамотной реализацией. Event агентство Prime Event – возьмет на себя реализацию Вашего бизнес события и станет партнером на долгие годы.
