Организация праздника под ключ. Что это такое? И почему плохо, когда несколько организаторов?

Многие наверняка знают, что такое – организация праздника под ключ, но не все понимают, что одним ивентом должен заниматься один организатор, на ком собственно и будет ответственность за мероприятие. Но бывают случаи, когда клиент что-то заказывает самостоятельно, что-то в одном агентстве, а что-то через других организаторов и получается сборная солянка, а кто несет ответственность за мероприятие в целом – не понятно…

Что такое организация праздника под ключ?

Это общее понятие, когда одним мероприятием занимается один подрядчик (ивент агентство или организатор), от А до Я. Он предоставляет все услуги, за которые и несет ответственность. Это правильный подход, к которому мы склоняемся. Но бывают разные ситуации…

Давайте рассмотрим пример, когда есть основной организатор праздника, но есть и другие участники, которые тоже принимают участие в организации, это могут быть кто угодно: декораторы, технический подрядчик, артисты, ведущий и т.п.

И вот например — кто-то из артистов или подрядчиков – выполнил свою работу некачественно или вообще не приехал на мероприятие… Кто же будет ответственным за такие ситуации? Ивент агентство? – НЕТ! Но если праздник будет испорчен из-за кого-то, чьи услуги ивент-агентство не предоставляло, то общие впечатления о мероприятии и о организаторе – будет не очень положительные! Так зачем же эти риски?

Другой пример, когда клиент привлекает кого-то со стороны (не через организатора) – как правило, организатор, этого артиста или подрядчика может и не знать, и вести с ним конструктивный диалог будет намного сложнее, чем с постоянными подрядчиками. Да и рычагов давления на «незнакомых» подрядчиков – нет никаких, поскольку платит деньги ему клиент напрямую и договаривался с ним клиент тоже напрямую, а организатор – это третье лицо, которому будет сложно заставить действовать по тем правилам, которые создает организатор, для качественного ивента.

Вот Вам несколько наглядных примеров из нашей практики — мы занимаемся организацией крупного ивента «под ключ», но клиенту кто-то порекомендовал ведущего, которого они пригласили напрямую. Мы ранее с этим ведущим знакомы не были, но согласились на выбор клиента и продолжили заниматься мероприятием. И вот когда начинались какие-то моменты в процессе мероприятия, то что касалось сценария – то с ведущим не всегда получалось прийти к общему консенсусу, на что тратились наши ресурсы и время. А вот с нашими постоянными ведущими – такого не бывало, они все же слушают организатора, поскольку мы ответственные за мероприятие и мы платим ведущему деньги и договариваемся с ним.

Посмотреть наших ведущих можно – ТУТ.

Техника на мероприятие.

Это наша одна из самых больных тем, когда локация «парит» свою технику клиенту, на которой нам потом приходится работать. Раньше бывали ситуации, когда мы на такое соглашались и потом возникали форс-мажоры — что-то не работает, микрофон заводится, некачественный звук, плазмы перестали работать и т.п.

Сейчас на такие условия мы идем оооочень редко, предварительно все проверив и сняв с себя ответственность за техническую часть и качество звука перед клиентом, если вдруг клиент настаивает о использовании оборудования с локации. Бывает конечно же, что техника на локации – качественная и мы соглашаемся на ней работать, но такое бывает очень редко.

Мы все же настаиваем на том, что мы, как организаторы, несем ответственность за мероприятие и мы должны предоставлять техническое обеспечение, в котором мы уверены и несем за это ответственность. Тем более, что аппаратура может быть испорчена в процессе работы и кто тогда будет нести ответственность за порчу аппаратуры локации? Это риторический вопрос…

Пример «веселого сотрудничества».

Еще один очень интересный пример с нашего опыта — когда-то у нас был клиент, который заказывал праздник под ключ и все было хорошо, всех все устраивало… Но с каждым годом клиент начинал добавлять свои услуги, которые он заказывал самостоятельно — в нашу общую программу, за которые платил нам по безналу, а мы уже рассчитывались с этими услугами…

Вроде бы ничего странного и плохого в этом нет… НО! Из одной услуги — это все превратилось в самостоятельный заказ всех услуг на праздник, но оплату клиент хотел провести через нас, а нам оплатить согласованную сумму за услуги по организации… Получается, что ответственность несем мы, за услуги, которые клиент заказал напрямую, но оплатить он не может эти услуги по безналу им напрямую, да и кто-то должен это все контролировать и организовывать.

В общем, пришлось нам отказаться от такого сотрудничества, поскольку мы ивент-агентство, а не «контора по обналу денег»…

Это конечно же далеко не все ситуации, о которых мы бы могли рассказать, поверьте нашему опыту – их очень много! Но подбивая итоги, хотим подчеркнуть, что лучше довериться профессионалам своего дела и заказывать праздник под ключ в одном ивент агентстве!

Агентство Prime Event желает всем хороших праздников, чтоб было на них поменьше форс-мажоров, а если они вдруг случились, то без ущерба мероприятию)))