Организация корпоративных мероприятий. Закулисная работа организаторов.
Гости на мероприятиях видят красивую картинку праздника, но те, кто не связан с организацией корпоративов, даже не догадываются, что же происходит «за кулисами»… Мы решили немного приоткрыть занавес и поделиться закулисной работой организаторов.
Сценарий мероприятия.
Это одна из основных составляющих качественного мероприятия, сценарий необходимо прописать первоначально максимально грамотно и согласовать с клиентом. Но очень редко бывает, чтоб все шло четко по таймингу, даже наверно из области фантастики, когда ивент проходит идеально в тайминге, без каких либо сдвигов…
И тут начинается самое интересное, когда вступают организаторы в работу, если что-то пошло не по сценарию. Бывает, что мероприятие задержалось изначально, поскольку гости или директор приехали позже, или кто-то из артистов не смог приехать в назначенное время, а может просто затянулся застольный блок и дальше нужно уже догонять по таймингу…
В таких случаях – нужно очень правильно внести изменения в сценарий, который не повлияет на общую картинку для гостей. Например – кто-то из выступающих опоздал и его не смогли выпустить в его время, но есть другие артисты, которыми можно заменить это выступление, как правило, из гостей никто даже и не будет знать, что кто-то вышел не в свое время или что-то пошло не так.
Главное, чтоб не было провисаний в программе и долгих пауз, на которые гости точно обратят внимание. Нужно заранее обговорить с ведущим, что он делает в случае паузы, которая могла возникнуть, например – артист не успел приехать вовремя, а заменить его номер некому, тогда ведущий должен заполнить паузу своими интерактивами, общением с гостями и т.п.
Тайминг выноса блюд – это один из самых важных моментов в тайминге! Обязательно нужно согласовать с рестораном все выносы и максимально придерживаться этого времени. Нельзя ставить выносы блюд под конец застольного блока, поскольку гости могут просто уйти курить и еду вынесут просто за пустые столы. А также на выносы блюд нельзя ставить выступления шоу номеров, поскольку официанты будут мешать выступающим, бегая с тарелками, а гости не смогут полноценно насладиться шоу.
Подготовка к крупным ивентам.
Когда проходит крупный корпоратив, например на 500+ гостей и на мероприятии есть множество выступающих, приглашенная звезда эстрады, много технического оборудования (сцена, звук, экраны, райдер артистов, прочее), то подготовка к такому ивенту начинается еще за сутки до мероприятия (бывает и дольше)…
Организатору данного ивента тоже необходимо присутствовать на монтаже, чтоб все проконтролировать и все проверить до приезда на саундчек артистов. Ведь артисты проводят чек минимум за 3-5 часов до начала мероприятия и нужно предоставить все необходимое артистам в гримерку, согласно райдеров.
На крупных ивентах, когда уже установили все оборудование, прочекали артистов, вроде как все готово, но…! Должно быть в запасе до прихода гостей, хотя бы 2-3 часа свободного времени, на репетицию, прогонку медиа и аудио материалов, чтоб все работало и запускалось.
Декорации и фотозоны тоже должны приехать на локацию с хорошим запасом по времени, чтоб все качественно установили, все проверили, настроили и Вы не отвлекались на эти опции в самый ответственный момент, перед приходом первых гостей.
Видимый организатор-невидимка.
Что же мы имеем ввиду? Это как хороший профессиональный официант, которого Вы не замечаете, но у Вас всегда на столе все чисто, а напитки налиты вовремя… Но с организаторами немного сложнее. Как правило на крупных ивентах, координаторов может быть от 5 до 8 чел. (в среднем, зависит от масштабов мероприятия). И организаторы не должны быть в поле зрения гостей, не мешая им смотреть программу и не отвлекать внимание на себя, но при этом кто-то из координаторов должен быть всегда в поле зрения заказчика, который может в любой момент что-то попросить сделать или внести коррективы в сценарий и т.п.
Недопустимо на мероприятиях.
Бывает такое, что со стороны заказчика накрывают стол для организаторов, ведущих, артистов, в зале с общими гостями, мол садитесь с нами, покушайте, а бывает еще и наливают… Так вот это недопустимо! В нашем агентство – это ТАБУ! Никто из персонала не должен находится в зале с гостями за столами, только работа! Накрыть стол можно только в отдельной комнате, гримерке, без видимости для гостей.
Ну и конечно же – никакого алкоголя! Есть только одно исключение – это звезды эстрады, если у них есть в райдере алкоголь, то конечно же мы его предоставляем. Но для всех других, кто участвует в организации мероприятия и выступающих – это ТАБУ!
Форс мажоры на ивентах.
Еще один очень важный момент – это решение форс-мажорных ситуаций сразу на месте, когда они могут возникнуть, не впадая в панику и ступор. Это очень важно, когда большое ответственное мероприятие и организатор должен предвидеть максимально все ситуации заранее, а если уже возник форс мажор, то решить его максимально незаметно для гостей.
Рекомендация – обязательно берите с собой запас денег, чтоб можно было перекрыть какие-то ситуации, например – у гостей закончился алкоголь и Вас попросили докупить еще 10 бутылок виски… Деньги Вам конечно заказчик потом вернет, но если Вы ему откажете, то осадочек будет нехороший и можно потерять клиента. Если Вы переживаете за свои деньги, то берите от клиента возвратную сумму депозита на непредвиденные расходы, о которых Вы потом отчитаетесь перед заказчиком.
И мы рекомендуем брать с собой на мероприятие, хотя бы 2-3 чел., которые смогут быть «принеси-подай», если таких людей у Вас не будет, то в какой-то момент Вам придется снять с ответственной зоны координатора и послать его за алкоголем в супермаркет (например), а его зона ответсвенности будет пустая и можно что-то не уследить… Начинающий координатор не возьмет много денег за «принеси-подай», но задач выполнить сможет много, на которые лучше не ставить организатора-профи.
Сколько нужно координаторов на крупный ивент?
Как мы уже писали выше, то на крупный ивент нужно от 5 координаторов. А для примера, мы опишем один из наших ивентов, который мы организовывали для IT-компании на 350 гостей, из них – 300 взрослых и 50 детей разного возраста, которые находились в отдельном зале со своей программой.
На данном ивенте было 5 координаторов, но этого оказалось мало! Поскольку мероприятие было в одну из суббот в декабре, а эта дата оказалась самая популярная и у нас в этот день было несколько мероприятий, то пришлось справлять со всеми задачами впятером… Но на такой ивент в идеале было бы 7-8 координаторов. Пример нашего ивента – https://prime-event.com.ua/portfolio/rock-party-dlya-it-kompanii/
А теперь давайте данный ивент разделим на зоны, на которых должны быть координаторы, отвечающие за свои задачи.
1. Пультовая – обязательно должен быть координатор в пультовой на протяжении всего мероприятия (можно покинуть эту зону на танцевальных паузах). У него должен быть свой сценарий, как и у остальных в пультовой (звукорежиссер, Vj, Lj, Dj) и он должен контролировать все процессы, чтоб не было сбоев…
2. Сцена – обязательный координатор возле сцены, который сможет передать нужную информацию ведущему или ведущий сможет к нему обратиться с вопросом или просьбой.
3. Гримерки – тут может быть 1-2 координатора, в зависимости от количества гримерок, артистов и расстояния гримерок между собой. Чтоб вовремя выпустить артистов на сцену.
4. Фойе (ресепшн) – тут тоже может быть 1-2 координатора, в зависимости от задач и наполнения. У нас было в фойе 3 больших фотозоны, зона аперитива, анимация, музыканты и ресепшн, на котором была регистрация гостей. На регистрацию конечно ставим хостес, но они после начала банкета уже не нужны, а кто-то из гостей может опоздать, вот тут и понадобится 1 координатор, а второй следит за фотозонами и остальными активностями.
5. Детская зона – в нашем случае был отдельный зал с детской программой, куда мы поставили отдельного координатора.
6. Главный координатор – это еще 1 организатор, который следит за общей картиной мероприятия, ведет расчет с артистами, контролирует общие процессы, раздает задачи.
7. Доп. люди – это может быть 1-2 чел., для «принеси-подай», об этом писали выше.
Итого, подбиваем итоги: в идеале на такой ивент нам нужно было – 6-8 координаторов и 1-2 доп. чел. для «принеси-подай». Но мы справились на данном ивенте и впятером. Но лучше конечно брать полный состав людей, где каждый отвечает за свою зону.
И обязательно! Каждому координатору – рацию, хорошую заряженную рацию с гарнитурой! Без раций – просто не получится коммуницировать быстро друг с другом, что очень важно на большом ивенте!
Это конечно не все, чем бы мы могли поделится, есть еще очень много интересных моментов за кулисами, но оставим хоть что-то в небольшой тайне. А вообще для организации крутого мероприятия – обращайтесь к профессионалам! Ивент агентство «Prime Event» Киев – имеет опыт в организации крупных событий с 2008 года, мы сможем сделать Ваш ивент по-настоящему крутым и запоминающимся!
P.S.: общаясь с друзьями или просто знакомыми из других сфер, кто не связан организацией ивентов, так все думают, что это работа мечта, на которой ты отдыхаешь, гуляешь, общаешься с артистами, кушаешь, пьешь и еще деньги за это получаешь…
Но все совершенно не так! На крупных ивентах – как правило, у тебя даже времени не будет на отдых, покушать или на общение с артистами, организатор может сутки пробегать не присаживаясь (адреналин свое дело знает), а после такого мероприятия можно сутки просто пролежать, ничего не делая… Это не говоря про стресс, который ивентор получает на таких мероприятиях…
Так вот отвечая нашим знакомым из других сфер, кто свято верит, что организатор – это легко, мы приглашаем Вас на крупный ивент, на котором не нужно делать ничего, а просто ходить (а иногда и бегать) за кем-то из координаторов и все… Поверьте, на следующий день Ваше мнение кардинально поменяется)))
