8 советов для начинающих организаторов и для тех, кто решил построить бизнес на ивентах.

Всем привет! С вами на связи управляющий ивент агентства Prime Event — Дмитрий Слащёв. Я поделюсь очень ценной информацией для начинающих организаторов и для тех, кто решил открыть свое event агентство. И так, поехали…

Перед тем, как перейти к основным пунктам, хочу сразу обратить внимание, что профессия организатора и ивент индустрия в целом — это не про развлечения и огромные деньги, это про тяжелый труд организатора, взлеты и падения и огромные риски…

Если у Вас проблемы со стрессоустойчивостью, мыслите шаблонно и не готовы на эксперименты (а это риски), не готовы работать 24/7, а при стрессовых ситуациях и форс-мажорах — впадаете в ступор и не можете решать сложные проблемы и задачи, которые очень часто возникают на мероприятиях, то эта работа точно не для Вас! Найдите что-то поспокойнее и менее ответственное))

1. Начать ивент бизнес самостоятельно или с партнером?

Это очень важный выбор для тех, кто только планирует открывать свое ивент агентство. Вы молодой и амбициозный, а у вас есть такой же друг или родственник и вы решили вместе открыть свое агентство праздников, то для начала 100 раз подумайте! А стоит игра свеч? А может лучше одному? Да, одному может быть страшнее, да и финансово вложиться придется самостоятельно (про денежные вложения тоже поговорим). Но мы поделимся личным опытом, а вы уже решайте сами, как же все таки лучше…

Наша история началась в 2008 году, когда было открыто ивент агентство с партнером, и все было хорошо, бизнес развивался, штат увеличивался… Но во многих моментах было очень много разногласий, и если у вас есть мысли, как можно что-то улучшить, что-то изменить и т.п., а у вашего партнера мнение с вашим не совпадает, то тут уже начинаются проблемы… В чем могут быть разногласия и как это повлияет на бизнес — об этом можно написать отдельную статью, но тут мы это упустим…

И вот спустя 10 лет сотрудничества, мы разошлись, а первое агентство было закрыто навсегда… А в 2018 году, я (Дмитрий Слащёв) — открыл свое собственно агентство Prime Event, которое с новым именем себя очень круто зарекомендовало на рынке ивент индустрии.

И что я могу сказать — когда ты владелец бизнеса (без партнеров) и можешь принимать самостоятельно все решения и реализовывать все задуманное, то однозначно — это лучше, а мне есть с чем сравнивать, уж поверьте моему опыту)))

Конечно же тянуть самостоятельно бизнес будет сложно, но на старте, Вам и не нужны будут сотрудники, поскольку у вас не будет того количества заказов, чтоб нанимать дополнительный штат. А со временем — можно и расширяться…

2. Сколько нужно вложить денег, чтоб открыть свое event агентство?

Поскольку мы в первом пункте затронули финансовую часть, то сразу про нее и напишем. Многим может показаться, что нужно много средств, чтоб запустить ивент бизнес, но на самом деле — это не так, если сделать все грамотно! Вам же не нужно закупать товар или арендовать большие площади и закупать специальное оборудование. Вы продаете услуги и свой креатив, а тут вложений не нужно)))

Финансовая составляющая:

ФЛП (Физическое Лицо Предприниматель).

Это самое первое, что нужно сделать. Стать предпринимателем и открыть ФЛП, ну или ТОВ. В зависимости от выбранной ниши, нужно определиться с правильной группой! Если планируете заниматься детскими праздниками или свадьбами, то вам нужна будет вторая группа и вы сможете работать за наличку, а если корпоративные и бизнес мероприятия, то только третья группа (безналичный расчет), поскольку в этой нише практически нет налички и только безналы…

Стоимость за открытие ФЛП или ТОВ — от 500 грн., это если обратиться в специальную компанию, а если самостоятельно, то наверно бесплатно))

САЙТ.

Это наверно и будут Ваши самые большие вложения, как финансовые, так и затратные по времени (а время — это тоже деньги)! Сайтом Вы можете начинать заниматься еще до открытия ФЛП, поскольку на это может уйти от месяца до полугода, в зависимости от его сложности.

Вы конечно же можете сделать сайт самостоятельно на бесплатном конструкторе, типа Тильды, но мы не рекомендуем, поскольку Вы будете ограничены необходимым функционалом, да и раскручивать такой сайт будет сложнее. А вот стоимость хорошего сайта Вам обойдется от 1000 долларов.

Рекомендация — обязательно делайте сайт, как для компьютеров, так и для мобильной версии. По нашей аналитике, так наш сайт посещают с компьютера 45%, а с мобильных устройств – 54%, а 1% — с планшетов.

ОФИС.

На первом этапе — забудьте это слово, Вам он точно будет не нужен. Если у Вас есть дома интернет и какой-то кусочек свободного пространства, где Вы сможете работать и Вам никто не будет мешать, то офис точно не нужен! Ежемесячный бюджет на офис (а это от 5000 грн.), Вы лучше потратите на рекламу своего сайта — будет больше эффективности.

Если Ваша ниша — организация корпоративных мероприятий или бизнес событий, то все Ваши встречи будут проходить на территории клиента. А если детские или свадьбы, то Вы можете провести встречу в любом удобном заведении для клиента.

Но если Вы не можете работать дома или вам негде работать, то можете найти подходящий коворкинг, который очень популярен сейчас, а рабочее место Вам обойдется — от 50 долларов в месяц.

Доп. затраты.

Сюда мы можем отнести дополнительные затраты: визитки (не обязательно), мобильный телефон с отдельной сим-картой (мы рекомендуем не использовать свой личный номер), возможно еще какая-то мелочевка. На доп затраты уйдет — от 5000 грн.

Компьютер или ноутбук мы в бюджет на относим, хоть это и будет Ваш основой рабочий инструмент, поскольку этот гаджет есть наверняка у всех, а если нет, то добавите к бюджету еще минимум 500 долларов))

Ваши вложения — 2000 долларов!

Если мы говорим про сайт от 1000 долларов, рекламный бюджет на первых полгода 600-800 долларов и мелкие доп затраты 200-300 долларов. Вот мы и получим средний бюджет для вложения — в 2000 долларов!

И возвращаясь к первому пункту — про партнера, то согласитесь, что 2000 долларов — это небольшая сумма, чтоб искать себе партнера для бизнеса, а вполне подъемная цифра, чтоб запустить бизнес самостоятельно.

3. Ниша для организаторов.

Это очень важный пункт, поскольку нельзя разбираться максимально хорошо во всем!

Делимся личным опытом — раньше мы занимались всеми видами мероприятий (кроме похорон конечно)… Корпоративы, детские, свадьбы, конференции и т.п. Но спустя многие годы, мы выбрали для себя нишу корпоративного сегмента и бизнес событий. От детских и свадеб мы отказались, хотя иногда тоже организовываем для наших постоянных клиентов или по рекомендации.

Детские

По детским есть огромный плюс — на эти праздники не влияет ничего! Ни карантин, который подкосил ивент индустрию в 2020-2021 годах, ни другие внешние факторы… Детские праздники организовывают всегда, общаясь с партнерами по детским, так у них в период карантина — было больше заказов, чем до, а при этом вся ивент индустрия — практически без заказов((

Свадьбы

Эта ниша очень скользкая, поскольку очень большая конкуренция, да и многие клиенты сейчас организовывают свою свадьбу самостоятельно, подобрав в интернете подходящие услуги, ведущего и т.п. Да и свадебный рынок — это «одноразовые клиенты», поскольку второй раз к Вам вряд ли обратятся, если сравнивать с детскими или корпоративами.

Корпоративные мероприятия

Это наша любимая ниша, поскольку многие компании празднуют мероприятия ежегодно, и если Вы организовали все качественно, то Вы получаете постоянного клиента. А многие компании празднуют и по несколько мероприятий в год: День рождения компании, Новогодний корпоратив, Летний тимбилдинг, да и другие поводы…

Бизнес события

Организация конференций, семинаров, форумов и других бизнес событий — это вообще отдельная ниша, в которой нужно очень хорошо разбираться! И эта ниша точно отличается от корпоративных мероприятий, поскольку несет в себе обучающий характер, а не развлекательный. Про бизнес события можно писать много, о разных тонкостях и т.п., но оставим это для другой полезной статьи)))

4. Составляйте договор!

Если Вы не пропишите все обязанности сторон, сроки оплат и т.п., с вашим клиентом, то потом Вы ничего и не сможете доказать, когда произойдет какая-то ситуация. Вариант, а мы же проговаривали — это не юридический термин и вы ничего не докажете!

Также подписывайте договора с подрядчиками, чтоб вы тоже имели юридическую силу, если что-то пойдет не так.

5. Работайте с правильными подрядчиками.

На первом этапе, вам конечно же будет очень сложно, поскольку для вас все услуги будут новыми и кто, как работает, вы еще не знаете, а это все придет только с опытом, и за этот опыт вы будете прощаться с кем-то и находить кого-то нового, пока не сформируете свою базу артистов, ведущих и подрядчиков.

А еще не рекомендуем экономить на подрядчиках, ведь очень редко бывает, что дешевая услуга — качественная, а это как никак — Ваша репутация и имидж компании! Если клиент ищет подешевле, то скорее всего — это не ваш клиент, пусть тогда сам найдет услуги в интернете и организует себе мероприятие самостоятельно… Поверьте, на таком ивенте вы не заработаете денег, а только ге…ой, да и еще можете подпортить свою репутацию…

6. Работа с локациями (площадками).

На самом деле — это не менее важный фактор, как и с подрядчиками из предыдущего пункта. Часто клиент находит самостоятельно место, а в агентство обращается только за организационной частью и наполнением… Но большинство клиентов выбирают локацию по своим критериям, которые кардинально отличаются от критериев организатора!

Например — клиент заказал ресторан, в котором вкусно, а больше ему ничего не нужно. Но потом может оказаться, что в ресторане стоят колонны и шоу-программу не видят 30% гостей, нет гримерной комнаты, чтоб артисты могли переодеться, с парковкой — беда, мало места для шоу и т.п. Таких примеров можем еще написать более сотни…

Вывод — инспектируйте все площадки! Даже если клиент говорит, что там все хорошо и все есть, что нужно… Вы все равно должны поехать и все посмотреть и проверить. Со временем, конечно же, у вас будет опыт и вы будете знать многие локации, на которые ездить уже не нужно будет, но если локация новая, то обязательно инспектируйте!!!

7. Обучайтесь и профессионалов.

Конечно же все придет только с вашим личным опытом, но никто вам не запрещает бесплатно обучиться у профессионалов! И вот вам несколько лайфхаков — изучайте сайты ивент агентств с опытом, там будет очень много полезной информации, особенно в портфолио (смотрите фото и видео отчеты и черпайте идеи), а также есть много ивентеров, которые ведут свои видеоблоги и делятся разными полезностями…

Для изучения разных полезных штук по ивентам, мы рекомендуем воспользоваться украинскими и российскими сайтами организаторов и ивент-порталами, а также видео в YouTube. Есть конечно же и американские и европейские ресурсы по ивентам, а там ивент развит на много больше, чем в Украине и России, но это точно не для начинающих организаторов, а больше для опытных, кому нужны новые идеи…

8. Работа со звездами.

Мы решили вынести этот пункт отдельно, поскольку работа со звездами шоу бизнеса — очень сильно отличается от обычной шоу программы. Гонорары топовых звезд Украины от 15000 до 30000 долларов (в среднем), без учета технического и бытового райдера. А когда есть такие бюджеты, то и ответственность на организаторе очень большая! При невыполнении райдера артиста, он может просто отказаться от выступления, что может понести очень большие неприятности и финансовые потери для организатора.

Рекомендация — работайте только с хорошим, профессиональным техническим подрядчиком, который имеет опыт работы со звездами, а вот про бытовой райдер — нужно будет позаботиться уже самостоятельно. Посмотреть цены на украинских звезд можно — ТУТ.

И напоследок, можем сказать одно — если Вы пришли в ивент только ради денег, а сама профессия Вам не по душе, то лучше отказаться от этой затеи, поскольку нельзя качественно выполнять свою работу и дарить людям праздник, если вам это не нравится…