Выбор локации для мероприятия. На что обратить внимание?
При организации праздника всегда стоит вопрос с выбором подходящей локации. Кто-то ищет самостоятельно, а кто-то обращается в ивент агентство за помощью в подборе подходящего места для проведения мероприятия.
В этой статье мы поможем Вам разобраться с тонкостями при выборе локации под разные виды ивентов и подскажем, на что нужно обратить внимание! А также ответим на вопрос – искать локацию самостоятельно или довериться агентству?
Локация на природе.
При выборе локации на природе нужно обратить внимание на разные факторы и задать себе вопрос – что должно быть на этой локации и какой формат мероприятия планируется?
1. Если у Вас формат тибилдинга,
то нужно учесть возможности локации и какая есть свободная территория для проведения активностей, а также наличие электричества, санузлов и прочего.
2. Если у Вас свободный формат, без командных соревнований
то нужно подбирать локацию с наличием активностей для проведения досуга (прогулки на лошадях, футбол, теннис, бассейн, прочее), или можно заказать аттракционы в агентстве, которые доставят на любую локацию.
3. Локация за городом.
В первую очередь мы рекомендуем подбирать локацию, которая находится не более часа езды от города, поскольку гости устают в дороге и теряют интерес к предстоящему событию (если в дороге находятся более часа), а также, чтоб была возможность уехать самостоятельно с мероприятия (если же конечно не заказан трансфер или все не остаются ночевать на этой локации).
Но это не означает, что дальние поездки вообще не рекомендуемые! Мы с радостью ездим по всей Украине, организовывая ивенты, а наши клиенты, находясь в длительных поездках, могут тоже проводить это время с пользой и интересом, есть множество развлечений, которые можно провести, например, в длительной автобусной поездке…
4. Погода.
Очень важно учесть погодные условия, которые могут повлиять на мероприятие, которое проходит на открытой местности. Мы не рекомендуем полагаться на прогноз погоды и доверять ему свое мероприятие! Уж поверьте нашему опыту!
Даже за сутки до мероприятия – прогноз погоды, как правило, ошибается и надеяться, что Вам повезет и дождя, или снега, или града не будет – это очень рискованное дело! Соотвественно, мы рекомендуем выбирать локацию с наличием тентов или заказать тент дополнительно.
Банкетные залы и концерт-холлы.
При организации мероприятий с шоу-программой, приглашением звезд, Гала-ужины, банкеты с дискотекой и похожие ивенты – требуют очень тщательного выбора подходящей локации, где нужно учитывать ряд организационных вопросов, о которых мы вкратце напишем.
1. Вместительность
Очень важно учитывать тот факт, что места нужно в среднем на 30% больше чем локация можем разместить банкетной рассадкой, например – гостей на банкет планируется 100 чел. и на локации говорят, что зал как раз рассчитан 100 чел. банкетом, но тогда не останется места для танцев и шоу программы!
Соответственно, если у Вас планируется шоу программа, дискотека, приглашение звезды (тут вообще нужен райдер, сцена и т.п.), то мы рекомендуем зал выбирать с дополнительным свободным пространство минимум на 30% больше, чем планируется гостей.
2. Техника.
В ресторанах, банкетных залах и особенно в концерт-холлах – бывает есть свое оборудование, которое не всегда подходит для проведения мероприятия и, тем более, для выступления артистов. Мы рекомендуем к этому вопросу подойти со всей ответственностью и доверить его организаторам Вашего мероприятия, поскольку на локациях – аппаратура может быть не очень качественная, и в процессе мероприятия что-то из техники перестает работать.
Лучше заказать все техническое обеспечение у Вашего организатора, с которого будет спрос, если вдруг что-то из техники не будет работать (но такое бывает очень редко). Бывает, что действительно на локации есть все необходимое оборудование хорошего качества и Вам нет смысла переплачивать за аппаратуру (если на локации Вам ее дают, например, бесплатно или намного дешевле, чем заказывать дополнительно), в этом случае мы рекомендуем, чтобы специалист со стороны организатора выехал на локацию и посмотрел и проверил, чтоб все работало и всего хватало для проведения данного ивента (бывает, что не хватает какого-то кабеля, переходника, микрофона и т.п., соответственно – это нужно будет довезти дополнительно).
Ну, и напоследок – мы рекомендуем и даже настаиваем, чтобы человек сопровождающий мероприятие в техническом плане (ди-джей, звукорежиссер) – был со стороны организатора, поскольку ди-джей от ресторана может не справиться с поставленными задачами и завалить мероприятие.
3. Гримерки.
Если на мероприятии планируется шоу программа, выступление звезд или других коллективов, то обязательно наличие примерных комнат на локации. Но наличие гримерки недостаточно, нужно учитывать множество факторов – количество артистов в шоу программе, звезда (как правило – это отдельная гримерная комната), наличие всего необходимого в гримерных комнатах согласно райдеров артистов. Мы рекомендуем эти организационные вопросы оставить организаторам, чтоб все было учтено согласно райдеров артистов.
4. Параметры локации.
Еще один фактор, который нужно учитывать при выборе локации, если у Вас планируется шоу-программа. В первую очередь, мы не рекомендуем залы с колоннами, которые закрывают обзор зрителям и мешают выступлению артистов. А также нужно понимать тех. требования артистов и согласовать с локацией необходимые параметры для выступления, например – высота потолков, напольное покрытие, освещение или возможность ЗТМ, свободная площадь для шоу и т.п.
Искать локацию самостоятельно или обратиться в ивент агентство?
Если Вы еще думаете – найти локацию под свое мероприятие самостоятельно или обратиться в ивент агентство, то мы можем смело сказать, что оба варианта могут быть, но есть пожелания и комментарии по этому поводу…
1. Выбор локации самостоятельно.
Вы, конечно, сэкономите немного времени агентству, но в последствии могут возникнуть организационные вопросы, которые придется решать непосредственно с локацией. Вы можете не учесть вопросы, которые имеют большое значение при организации ивента, а выбрать место по критериям, которые отвечают только за еду, интерьер и ценовую категорию.
В данном случае, если Вы самостоятельно выбираете локацию, то не спешите бронировать и вносить предоплату, а посоветуйтесь с организатором Вашего ивента, возможно он на этой локации уже работал и знает ее особенности, и сможет дать оценку или предложить что-то лучше.
2. Если Вы обратились в агентство
Вы получаете только плюсы от этого и экономите свое время! В первую очередь – ивент агентство знает практически все локации и их особенности, что позволит избежать неприятных ситуаций при организации мероприятия. А также мы получаем фитбеки от наших клиентов касательно локаций и если что-то не понравилось, то мы об этом знаем и учитываем при подборе места для проведения ивента.
3. Прозрачность работы с локациями.
Возможно, Вы думаете, что нужно будет что-то переплачивать, если заказывать локацию через агентство, то мы открываем Вам все наши карты – если Вы заказываете локацию через агентство Prime Event, то Вы не переплачиваете ни копейки! Вы можете оплачивать локацию напрямую или через нас – цена будет одинаковая! Агентскую комиссию на локацию мы не считаем, соответсвенно, Вы ничего не переплачиваете!
Советы от Prime Event при заказе банкета.
1. Как сэкономить на банкете?
Есть очень хороший и проверенный способ нашим агентством, который уже испробовали многие наши клиенты и остались очень довольны нашему совету. Итак – основные блюда и гарниры – подавать на банкете в первом застольном блоке, буквально через 10-15 минут после посадки за столы.
Что это дает? – гости приходят на банкет голодные (Вы же не едите перед празднованиями в ресторанах), соответственно, все гости наедаются за первый час трапезы и если у Вас на столах только холодные закуски и салаты, то мясо и картошку через 3 часа Вы уже есть не будете.
И поверьте – лучше в начале банкета хорошо покушать горяченького, а с холодными закусками и салатами за несколько часов ничего не случится, Вы их можете есть и позже, чем кушать через силу мясо и картошку в конце банкета и скорее всего холодными)) Вы спросите – а где экономия? Ну во-первых – Вам не нужно заказывать столько еды, сколько Вам напишет банкет-менеджер, утверждая, что 1 кг. еды на 1 гостях будет мало…
А во-вторых – Вы скорее всего съедите заказанные блюда и не оставите половину мяса и картошки персоналу ресторана, которые Вам вынесут через 3 часа празднования, а Вы уже не можете смотреть на еду. Пусть нас простят сотрудники ресторанов, но это действительно работает!
Даже если Вам администратор скажет: «Вы что, это же не по правилам подачи блюд (сначала нужно холодные закуски, потом горячие закуски, а потом аж – основные блюда)», то Вы в любом случае будете правы, поскольку Вы клиент, Вы платите за банкет и Вам решать, в какой последовательности Вы хотите кушать оплаченные блюда!
И если Вы дочитали этот текст, то у Вас наверно возник вопрос – а куда делись горячие закуски и когда их подавать? Отвечаем – если Вы решили, что основные блюда будут в первом застольном блоке, то горячие закуски очень хорошо впишутся во второй застольный блок, через 15-20 минут после посадки. Ну и на третий застольный блок – торт, десерты, фрукты.
2. Аперитив.
Если гости на мероприятие приезжают не одновременно на заказанном автобусе, а в разное время, то обязательно нужно делать аперитивную зону с легкими закусками и напитками, чтоб те гости, которые приехали вовремя или раньше указанного времени – не скучали и могли расслабиться и выпить в ожидании остальных гостей. Как правило сбор гостей длится от 30 до 60 минут, а это немало для ожидания и можно заскучать))
3. Депозит.
При заказе банкета мы рекомендуем оставлять в ресторане «возвратный депозит», который Вам обязательно понадобится при заказе чая/кофе, б/а напитков или для дозаказа алкоголя, который как правило заканчивается в самый неподходящий момент) А если вдруг Вам не придется делать дозаказ, то Вам вернут депозитные деньги. Сумма депозита в среднем должна составлять 5% от общей суммы заказанного банкета, этого должно хватить на дозаказ б/а напитков и горячих напитков.
4. Выход еды и алкоголя.
Как же правильно рассчитать количество еды и алкоголя, чтобы не заказать лишнего или не бежать потом в магазин за «добавкой»? Давайте начнем с еды – если у Вас намечается банкет в ресторане продолжительностью 5-6 часов, то в среднем выход еды на 1 гостя должен быть 1-1,2 кг. (многое зависит конечно от соотношения м/ж и активностей на мероприятии).
Если у Вас фуршет (2-3 часа), то еды будет достаточно и 300-500 г. на 1 гостя. А если мероприятие на природе, с активностями, тимбилдингом, купанием в бассейне или в другом водоеме, и Ваше мероприятие длится больше 6 часов, то общий выход еды должен быть на 1 гостя – 1,3-1,5 кг., и однозначно должно быть несколько выносов (легкий фуршет по приезду на локацию, перекус в процессе активностей и основной вечерний банкет или фуршет).
По алкоголю – все очень просто – 1 бут./1 чел. (это наша формула), если тяжелый алкоголь – то бутылка 0,5 л., если вино/шампанское – 0,7 л. А какое соотношение (тяжелый/легкий алкоголь) – зависит от сотрудников Вашей компании или приглашенных гостей. Внутри компании можно сделать опрос, и знать точно, кто что будет пить. Если мероприятие за городом и возможности докупить алкоголь не будет, то конечно лучше брать с запасом))
P.S.:
И еще множество интересных советов и фишечек от нашего агентства мы с радостью предоставим на этапе подготовки Вашего мероприятия, и поможем правильно распределить бюджет, а также подобрать максимально подходящую локацию, соответствующую, Вашим и нашим критериям.
