Тайм-менеджмент: за сколько нужно готовиться к мероприятию, чтобы все успеть?

В нашем ивент агентстве есть опыт в организации мероприятия с сегодня на сегодня и с длительными подготовками более года до начала ивента. Но все зависит от сложности мероприятия и поставленных задач. На любой ивент есть свой тайминг на подготовку для качественной реализации.

Если же у вас планируется небольшое и несложное мероприятие, то на подготовку достаточно будет и 1 месяца. Но нужно учесть несколько факторов: сезонность и день мероприятия. Если у Вас мероприятие попадает на высокий сезон (декабрь месяц – новогодние мероприятия) или лето – когда высокий сезон свадеб и летних мероприятий, а день недели вам подходит только пятница или суббота, то мы рекомендуем готовиться все же заранее!

В высокий сезон, особенно в Пт.-Сб. – это самые популярные дни для празднования, вы рискуете попасть на выбор лучшего из худшего, когда большинство услуг уже забронированы на популярные даты. Так что одного месяца на подготовку в такой ситуации – будет недостаточно, а готовиться лучше начинать за 2-3 месяца.

Для организации средних ивентов по сложности, примерно на 150-300 чел., с несложными задачами по мероприятию, нужно где-то 3-5 месяцев. Это мы говорим про все этапы качественной подготовки, подбор локации, написание сценария, подбор артистов для шоу программы, утверждение сметы и т.п. Но бывает, что и за 1 месяц такие ивенты можно организовать, если нет большой загрузки.

А вот для крупных мероприятий, на 500+ гостей, с разработкой сложной индивидуальной концепции, производственными процессами, приглашением звезд эстрады, прочего. То тут мы рекомендуем обращаться в ивент агентство минимум за 5 месяцев, поскольку для крупных ивентов нужно намного больше времени на все согласования, нужно найти подходящую локацию и забронировать ее, а больших локаций не так уж и много и они могут быть заняты, договориться с артистами и звездами эстрады, которых тоже лучше бронировать заранее, согласовать все макеты, сценарии и т.п.

И очень важный момент – когда вы обратились в агентство в сжатые сроки для организации мероприятия, то может вырости цена на некоторые услуги за срочность.

Для того, чтоб организация праздников в Киеве прошла на высшем уровне, то обращайтесь в ивент агентство заблаговременно)