ТОП 5 ошибок при организации новогоднего корпоратива

Многие компании организовывают мероприятия самостоятельно или обращаются в ивент агентство, но в обоих случаях можно сделать ряд ошибок, которые не очень хорошо отразятся на Вашем ивенте. Организация новогоднего корпоратива – это одно из самых популярных мероприятий, которое организовывают компании и чтоб не допустить основные ошибки, которые часто случаются при организации, мы подготовили ТОП 5 ошибок, которых можно избежать!

Организовываем корпоратив правильно!

1. Лучше поздно, чем никогда.

К сожалению многие компании обращаются в ивент агентство очень поздно, по организации новогоднего корпоратива. А поскольку новогодние мероприятия празднуют большенство компаний, то и услуги разбирают моментально.

Вы рискуете остаться без качественных услуг или подходящей локации, а выбирать Вам придется лучших из худших, что не очень хорошо отразится на качестве мероприятия в целом. Мы же в свою очередь рекомендуем заказывать мероприятия заблаговременно!

Если у Вас небольшой ивент без сложных задач и без масштабной шоу-программы, то мы рекомендуем обращаться в event агентство минимум за 1-2 месяца. Вы должны учитывать тот факт, что до момента утверждения локации, ведущего, шоу-программы – пройдет еще какое-то время на согласование и утверждение услуг и локации!

А если у Вас масштабное мероприятие, с разработкой эксклюзивной концепции мероприятия, приглашением звезды эстрады, разработкой дизайна и т.п., то на подготовку такого ивента понадобится намного больше времени! Мы рекомендуем обращаться минимум за 4-5 месяцев и больше. Из нашего опыта, при организации масштабных ивентов, многие компании обращаются и за год до своего мероприятия – и это очень правильно!

2. Последняя пятница или суббота декабря.

Вот мы не знаем почему, но даже те компании, которые празднуют Новый год уже далеко не в первый раз, все равно выбирают день для своего празднования – последнюю пятницу или субботу в декабре (иногда предпоследняя Пт. или Сб.), и это как всегда самые популярные даты, на которые все услуги стоят намного дороже и найти что-то свободное хорошего уровня и по адекватной цене – практически невозможно!

Мы всегда рекомендуем нашим клиентам выбрать любой другой день или вообще перенести празднование на январь и тогда Вы получаете не только огромный выбор локаций, ведущих, артистов, так Вы еще однозначно сэкономите, поскольку многие готовы делать хорошие скидки, особенно в январе.

3. Золотая средина.

Кто-то заказывает много еды и алкоголя, а забывает про развлечения для гостей, а кто-то делает акцент на шоу программе, но при этом еды и алкоголя бывает не хватает гостям, что тоже очень плохо сказывается на настроении сотрудников.

Мы рекомендуем выбрать золотую средину, в которой будет и достаточно еды с алкоголем (но не нужно заказывать 2 кг. еды на 1 чел. и 1,5 литра алкоголя), и будет развлечение для гостей (помимо ведущего), хотя бы 3-4 шоу номера или несколько интерактивных зон.

4. Звездный ведущий.

Если Ваш бюджет позволяет пригласить звездного ведущего и помимо ведущего будет еще шоу-программа и другие развлечения, то конечно же это хорошая идея, чтоб порадовать своих сотрудников медийной личностью на мероприятии.

Но если Вы заказываете медийного ведущего и на другие развлечения и шоу – бюджета уже не остается, то эта идея не очень хорошая! Во первых – любому ведущему, а медийному особенно! – сложно вытянуть все мероприятие только на себе! А под конец мероприятия – скорее всего, что гостям будет ведущего очень много, что тоже не очень хорошо сказывается на настроении гостей. Мы рекомендуем разбавлять ведущего шоу-номерами, особенно медийного!

А во вторых – бюджет на звездного ведущего в среднем от 3000 до 5000 дол., что равняется хорошей шоу-программе. И это не означает, что ведущий за 500 дол. или за 1000 дол. проведет мероприятие хуже, чем медийный! Исходя из нашего опыта работы с разными ведущими – мы смело заявляем, что ведущий за 1000 дол. не будет хуже, чем известный ведущий с телевидения за 5000 дол! Соответсвенно вывод очень простой – если Ваш бюджет на развлекательную часть до 5000 долларов, то мы рекомендуем взять хорошего ведущего за 1000 долларов и разбавить мероприятие хорошей шоу программой!

5. Локация.

Часто бывают ситуации, когда заказчик уже нашел локацию, а потом обращается в ивент-агентство за развлекательной программой и организационной частью… Но тут есть тоже много нюансов!

Первое – если на мероприятии планируется шоу программа, то обязательное наличие гримерных комнат от ресторана, а также свободное пространство для выступления.

Второе – всегда нужно учитывать свободное пространство для танцев и выступления. Если ресторан рассчитан на 100 гостей банкетной посадкой, то для мероприятия на 100 чел. – это заведение не подходит, а на 50-70 чел. будет в самый раз! Мы рекомендуем свободного пространства 20-30% (минимум), чтоб было место для танцев, шоу-программы, технического оборудования или сцены.

Третье – часто в ресторанах есть какая-то звуковая аппаратура, что не всегда подходит для качественного мероприятия! Но бывает, что на локации есть хороший звук, свет, другое оборудование, которое вполне может подойти для проведения корпоратива, но мы рекомендуем, чтоб специалисты со стороны организатора – всегда проверяли аппаратуру перед началом работы! Бывают ситуации, когда чего-то из оборудования в ресторане не хватает и мероприятие может быть сорвано.

Ивент агентство «Prime Event» Киев – рекомендует обращаться к профессионалам, которые помогут избежать всех вышеперечисленных ошибок еще на этапе подготовки к мероприятию и других форс-мажорных ситуаций, которые часто случаются в процессе самого мероприятия.