Организация конференций. Советы от Prime Event и новые тренды.

Конференций с каждым годом становится все больше и больше, а задачи при организации конференции – все сложнее. Нужно учесть множество факторов, которые напрямую влияют на результаты конференции, такие как – привлечение новых участников и удержание старых, конкуренция, WOW-эффект, финансовая сторона и прочее. В данной статье мы разберем ключевые моменты, поделимся советами и новыми трендами.

Формат конференции.

Для начала нужно определиться с форматом конференции, ЦА, целями, после чего можно разрабатывать стратегию данного мероприятия.

Виды конференций:

• Бизнес-конференции.
• Корпоративные конференции (для сотрудников, дилеров).
• Отраслевые конференции.
• Пресс-конференции с привлечением СМИ.
• Форумы.
• Онлайн конференции.

 

Место проведения.

Когда Вы уже определились с форматом конференции и ЦА, то следующий этап – это подбор подходящей локации. Многие организовывают мероприятия в конференц-залах при отелях (удобно, если нужно разместить гостей), или заказывают отдельный конференц-зал, но есть и множество других вариантов, которые смогут произвести намного больший эффект на участников.

Например:

• Необычное пространство.
• LOFT-локации.
• Локация на природе.
• Арт-объекты.
• Крыши.
• Стилизованные локации.
• Теплоход.

 

Развлекательная часть.

Мы рекомендуем разбавлять длительные конференции развлекательной программой, чтоб участники могли немного отдохнуть от спикеров, пообщаться между собой и получить дополнительные эмоции от данного ивента.

Развлечения на конференцию:

• Шоу номера.
• Интерактивные фотозоны.
• Инновационные развлечения.
• Мастер-классы.
• Анимационные интерактивы.

 

Новые тренды в конференциях.

Ситуация с карантином перевела офлайн мероприятия в онлайн и появились новые инструменты для конференций онлайн. Большенство, например, познакомились с программой ZOOM, о которой ранее, наверняка, и не слышали, ну и с аналогичными инструментами для видео-конференций. Одна из новинок – это VR-конференции (виртуальная реальность), подробнее можно посмотреть – ТУТ. А также AR-конференции (дополненная реальность)

 

Советы от Prime Event.

Если у Вас планируется большая ответственная конференция, то мы рекомендуем обратиться к профессионалам, которые учтут все нюансы при организации и будут нести юридическую ответственность за Ваше мероприятие, а не возложить нелегкую ношу на Леночку из отдела продаж и Оленьку из отдела маркетинга)))

Поверьте, им будет оооочень сложно справиться с таким проектом, а про ответственность мы вообще молчим… Ведь над масштабными конференциями, как правило, работает команда профессионалов от 5 до 10 чел. (в среднем), где у каждого есть свои задачи и зона ответсвенности.

 

Рекомендации при организации конференций:

• РЕКЛАМА. Обязательно вкладывайте в рекламу, которая приведет новых клиентов, но незабываем про старых!
• КОНТЕНТ. Создайте контент-маркетинг, который будет интересный пользователям и его можно недорого продвигать через соцсети, а интересный контент многие перепостят!
• МОНИТОРИНГ. Проанализируйте насколько будет интересна Ваша тема.
• ДЕТАЛИ. Отнеситесь ко всем мелочам с ответственностью, ведь каждая деталь может повлиять на участников и от этого будет зависеть будущее посещение похожих событий.
• ОТВЕТСТВЕННОСТЬ. Если Вы организовываете конференцию самостоятельно, то распределите обязанности, одна Леночка не справится со всеми задачами!
• ЛОКАЦИЯ. Подбирайте место для проведения конференции максимально соответсвующее всем требованиям: месторасположение, проживание, еда, интерьер…
• ПОДАРКИ. Сделайте маленькие подарочки со своим лого для участников.
• КОНТАКТЫ. Соберите контакты всех участников и обязательно после мероприятия поблагодарите их за участие, а перед следующим мероприятиям – пригласите опять.

 

Услуги для конференций от Prime Event:

• Трансфер.
• Подбор локации.
• Размещение.
• Техническое обеспечение.
• Дизайн и полиграфия.
• Ведущие и спикеры.
• Развлечения и шоу.
• Оформление и сопровождение мероприятия.

 

 

 

Организация и проведение конференций в Киеве и по всей Украине от агентства Prime Event. Доверьте важное событие профессионалам!