Как организовать праздник самостоятельно?

Многие организовывают мероприятия самостоятельно, не обращаясь в ивент-агентства и это вполне реально, если у Вас конечно не планируется масштабное и ответственное мероприятие. Если у Вас планируется крупный ивент, то мы конечно рекомендуем обратиться в ивент агентство. А для организации небольшого мероприятия – мы поделимся некоторыми секретами, которые Вам помогут при планировании ивента самостоятельно.

Ведущий на праздник.

Это, наверно, одна из основных опций на мероприятии, к которой нужно подойти очень внимательно. Если Вам порекомендовали хорошего проверенного ведущего, то тут немного проще – договорились с ним и начали работать над сценарием с этим ведущим…

А если нет такого ведущего, то Вы обращаетесь к Гугл-поиску и начинаете долго искать подходящего ведущего сначала по внешним данным, а потом уже по цене.

И тут рекомендация №1 – видео с голосом ведущего. Многие ведущие делают красивое видео под музыку, где не слышно ведущего и не видно, как он работает с гостями, а есть только красиво-смонтированный клип. По такому ролику Вам будет сложно понять, насколько хорош ведущий и на сколько он Вам подходит.

Рекомендация №2 – встреча с ведущим. Мы рекомендуем обязательно встречаться с ведущим, который на встрече сможет максимально рассказать о себе, показать дополнительное портфолио, предложить варианты концепций и конкурсов. А лучше встретиться с 2-3 ведущими, чтоб сравнить и был выбор. Только встречи назначайте в разное время, чтоб ведущие не пересекались))

Рекомендация №3 – можно обратиться в ивент-агентство для подбора ведущего. Какие здесь плюсы? Агентство сотрудничает со многими ведущими и знает, кто как ведет, кто больше подойдет для какого мероприятия и кто сколько стоит. И Вы ничего не переплачиваете! У ведущих с агентствами есть партнерская скидка, соответсвенно цена для Вас будет одинаковая, обратитесь Вы напрямую к ведущему или закажете его через агентство. В нашем ивент агентстве большая база ведущих и все цены прямые!

А посмотреть наших ведущих можно – ТУТ.

Локация на мероприятие.

Если Вы подбираете локацию самостоятельно, то важно учесть некоторые нюансы:

• Отдельный зал для Вашего праздника! Если у Вас планируется своя программа (ведущий, музыка, шоу), то обязательно нужен отдельный закрытый зал, чтоб никто никому не мешал. Да и в ресторане вряд ли разрешат со своей программой в общем зале…
• Свободное пространство – выбирайте зал, чтоб оставалось свободное место для дискотеки, шоу, музыкантов.
• Гримерки – если у Вас есть артисты, которым нужно переодеться и где-то находиться между выступлениями, то согласуйте с рестораном о предоставлении такой комнаты.
• Подбор локации через агентство – любое ивент агентство, также как и с ведущими – знает большенство локаций и их возможности, соответсвенно агентство может подобрать подходящую локацию, но только в том случае, если агентство занимается организаций мероприятия под ключ.

Шоу программа на мероприятие.

Если Вы заказали несколько выступающих, то мы рекомендуем взять дополнительно координатора, чтоб Вам не пришлось бегать за артистами, встречать их, следить за выходами по таймингу и т.п. А координатор будет стоить всего 2000-3000 грн. За все мероприятие и он сможет взять на себя все организационные вопросы.

Вы конечно же можете эту задачу переложить на ведущего, но мы не рекомендуем! Поскольку ведущий не должен отвлекаться на задачи, которые не относятся к проведению мероприятия. Например – ведущий побежал в гримерку за артистами, а тут нужно предоставить слово гостю, но это сделать некому…

Еще пожелание – если у артистов или ведущего по райдеру нет питания, то покормить их – это по Вашему желанию (необязательно), но как минимум поставьте воду и предложите чай/кофе.

Техника на мероприятие.

Часто мы слышим от клиента, что в ресторане какая-то техника есть и нам не нужен ди-джей с аппаратурой. Но поверьте – качественная аппаратура и толковый ди-джей – это тоже залог хорошего мероприятия. Чаще всего аппаратура в ресторанах и их местный персонал – не подходят для проведения мероприятий!

Или такой вариант – нам нужен только ведущий для корпоратива на природе для 50 чел., а ди-джей с аппаратурой нам не нужен, мы не планируем танцевать… Да, возможно заказчику ди-джей не нужен, но он нужен ведущему! Ведущий никак не сможет провести мероприятие без сопровождающей техники и микрофона на 50 чел., да и еще на улице… Можно конечно дать рупор ведущему, но это будет провал!

Рекомендация – ведущие, как правило, работают со своими проверенными ди-джеями, так что при выборе ведущего, скорее всего он Вам предложит своего ди-джея с аппаратурой и Вам не придется искать кого-то в интернете.

Подарочки для гостей.

Придумайте маленькие подарочки для гостей, им будет приятно. Это могут быть памятные сувениры, маленькие десерты, которые гости смогут забрать с собой в конце мероприятия, моментальная печать фото на празднике или шаржи для гостей.

А также нужен призовой фонд на конкурсную программу. Мы рекомендуем провести аукцион с несколькими хорошими призами, чем раздавать на протяжении всего мероприятия маленькие ненужные подарочки. Ну или прислушаться к вариантам от ведущего.

 

Мы поделились с Вами некоторыми советами при организации праздника самостоятельно. Но если у Вас планируется крупный ивент, например – организация корпоратива в Киеве, то мы с радостью организуем Ваш ивент на высшем уровне!