Fuck up или Epic Fail. Как избежать? Делимся личным опытом.
В процессе мероприятия иногда происходят «факапы», которые могут немного подпортить мероприятие или испортить его полностью – «эпический провал». В этой статье мы разберем некоторые ситуации, которые случаются на мероприятиях, а также приведем примеры из личного опыта.
Очень важный момент – если Вы обращаетесь в event агентство, то очень важным фактором является опыт! Если агентство молодое, то вероятность факапов на мероприятии намного больше, чем с опытным агентством.
Наше агентство работает с 2008 года и мы на собственном опыте пережили уже множество разных факапов, о которых мы опишем ниже. И с каждым годом – мы набираемся все больше и больше опыта, соответсвенно минимизируя факапные ситуации на мероприятиях.
Техника на мероприятие
Даже на небольших мероприятиях, где не нужно много аппаратуры – бывают ситуации, когда не хватает какого-то кабеля, и микрофон перестал работать и, соответсвенно, даже эти маленькие факапы могут сильно подпортить мероприятие.
А если мероприятие масштабное и есть приглашенные кавер-бенды или звезды эстрады, то подход к технической части должен быть весьма внимательный и монтировать оборудование лучше заранее, чтоб успели все вовремя установить, провести саунд чек артистов, сделать репетицию (если есть необходимость) и чтоб остался еще запас времени, если вдруг что-то не работает, чтоб успели устранить неполадки.
А если у Вас на мероприятие приглашена звезда, то выбирайте только качественного и проверенного технического подрядчика, поскольку Вы рискуете, что звезда может не выступить на Вашем мероприятии, если не будет выполнен технический райдер артиста! Мы работаем только с профессионалами, которые проверены нашим агентством уже за многие годы сотрудничества.
Пример факапа:
При организации небольшого ивента, где был заказан стандартный комплект аппаратуры с ди-джеем, в который входил: звук, свет, 1 радиомикрофон… так вот в момент сбора гостей перестал работать блок питания от базы микрофона и, соответственно, микрофон тоже не работал, пока организатору пришлось искать новый блок питания в магазинах поблизости и ведущему пришлось начать работать без микрофона.
Хорошо, что мероприятие было до 50 гостей и ведущего все слышали, минут через 30-40 организатор принес блок питания, и ведущий начал работать с микрофоном. Но если бы мероприятие было на 100+ гостей или проходило за городом, то эту проблему решить так быстро не получилось бы…
Рекомендация:
Если Вы заказываете небольшой комплект аппаратуры, то требуйте от ди-джея или тех. подрядчика, чтоб была запасная коммутация (кабеля, шнурки, переходники, удлинители) и запасной микрофон, который стоит в аренде 10-15 долларов (это небольшая плата за то, чтоб избежать факапа на мероприятии). А если заказ большого комплекта аппаратуры (с выступлением кавер-бендов или звезд), то, как правило, тех. подрядчик все берет с большим запасом (и коммутация и микрофоны).
Погода. И как она может повлиять на мероприятие.
При организации ивентов на открытой местности важно учесть погодные условия, которые могут очень сильно повлиять на мероприятие. Мы рекомендуем довериться профессионалам, а не прогнозу погоды. Уж поверьте нашему опыту, более чем за 12 лет работы нашего агентства – факапов с погодой у нас было немало, один из примеров мы опишем ниже в этой статье.
Мы прекрасно понимаем наших клиентов, которые не хотят выделять дополнительные средства на тенты, но можно потерять намного больше, если мероприятие будет испорчено или вообще не состоится из-за погоды.
Пример факапа:
22 марта 2013 год, эту дату мы не забудем никогда)) Вы, наверно, помните, когда в марте засыпало всю страну снегом, вот мы точно не забудем, и наши клиенты вспоминают этот день до сих пор… Сразу хотим сказать, что все закончилось хорошо, и клиент этот день вспоминает только с позитивной стороны.
Мероприятие проходило на берегу киевского водохранилища на одной из баз отдыха, первая часть мероприятия – тимбилдинг, вторая часть – Гала-ужин. За день до мероприятия был очень теплый день, и прогноз погоды на следующий день (день мероприятия) был тоже хороший, без осадков… И когда наша команда выехала на локацию, то была, конечно, паника…
Как мы вышли из ситуации и провели тимбилдинг? Подрядчик с активностями и аттракционами доехал на локацию, но на нашей базе возможности провести активную часть не было, поскольку на ней были только домики для проживания и банкетный зал, а вся территория был засыпана снегом, что было даже пройти сложно, что уже говорить про активности…
Мы нашли на соседней базе большой крытый шатер, в который перевезли все активности, а гостей за несколько ходок доставили на микроавтобусе, который также арендовали на соседней базе. В целом тимбилдинг удался! Настало время Гала-ужина, на котором была шоу программа и в связи с транспортным коллапсом в Киеве, многие не могли выехать и хотели отказаться от выступления…
Но мы все-таки настояли, чтоб все приехали, поскольку мероприятие было уже полностью оплачено, и клиент был готов ждать выступающих даже с опозданием. В итоге все приехали, все выступили, хоть и с задержкой, но на программу в целом и на настроение гостей – это не повлияло.
Рекомендация:
При организации мероприятия на открытой местности – выбирайте локацию с возможностью проведения запланированных активностей и питания под навесом или закажите тенты дополнительно.
А при заказе тентов – выбирайте только проверенных подрядчиков, кто профессионал в своем деле, поскольку могут быть тоже факапы, например – неправильно установят тент или недостаточно будет утяжелителей и при порыве ветра – тентовая конструкция может улететь, что очень опасно для здоровья и даже жизни гостей.
И еще один совет при заказе тентовых конструкций с прозрачной крышей – учтите, что при жарком солнечным дне – данный тент превратится в сауну.
Артисты, ведущие и подрядчики.
Бывают ситуации, когда кто-то не приехал на мероприятие (заболел, что-то произошло в дороге или какой-то другой форс-мажор), то всегда нужно иметь «План Б». В случае работы через агентство, то такие ситуации можно быстро исправить – имея огромную базу артистов, ведущих и подрядчиков, агентство сможет в кратчайшие сроки найти равносильную замену.
Заказывая услуги самостоятельно – обязательно все согласования (гонорар, сумма предоплаты, время выхода, адрес мероприятия и т.п.) прописывайте в электронном виде и требуйте подтверждение от подрядчика. И контрольно всех прозванивайте минимум за день до мероприятия, чтоб у Вас было время найти замену, если вдруг у кого-то случился форс-мажор.
Пример факапа:
Тут мы не будем прописывать конкретный пример, а опишем несколько похожих ситуаций… Бывали случаи, когда кто-то из выступающих или подрядчиков не приезжал на мероприятие (если такие ситуации возникали не однократно или не было на то объективной причины, то с этим артистом/подрядчиком – мы переставали сотрудничать), а в случае решения таких ситуаций с клиентом – мы предлагали 2 варианта: возвращаем за данную услугу деньги (если это что-то не значительное и не влияет на мероприятие) или находим равносильную замену.
Сразу хотим сказать, что таких ситуаций у нас было немного, поскольку работаем только с проверенными артистами, ведущими и подрядчиками, но все же они были, поскольку мы не можем повлиять на человеческий фактор и на форс-мажорные ситуации.
Рекомендация:
Как мы уже написали в первом абзаце данной статьи – все согласования в электронном виде с обратным подтверждением, контрольный прозвон накануне мероприятия, работать рекомендуем только с проверенными артистами и подрядчиками.
P.S.:
В данной статье мы рассмотрели только 3 направления, в которых могут случиться факапы, но их на самом деле очень много… Если хотите избежать похожих ситуаций, то работайте с профессионалами!
Агентство Prime Event организовывает мероприятия с 2008 года, нашего опыта достаточно, чтоб максимально избежать факапных ситуаций при организации мероприятия. И мы постоянно учимся и получаем новый опыт!
