Факапы на онлайнах. Что нужно знать при организации онлайн мероприятий, чтоб избежать непредвиденных ситуаций.

Команда Prime Event, за период карантина в 2020 году, организовала несколько десятков онлайн мероприятий и получила колоссальный опыт совершенно в новом формате, и мы решили поделиться своим опытом и рассказать, что нужно знать при организации онлайн ивентов.

Советы от Prime Event на онлайнах:

Мы делимся исключительно своим опытом, который мы получили относительно недавно, но поскольку данный формат новый для большинства, то мы конечно же не можем учесть всех моментов, которые могут случиться при организации онлайн ивентов, но наши советы и рекомендации будут однозначно полезны многим. И так, поехали:

Техническая часть онлайн мероприятий.

Для качественного мероприятия в формате онлайн — нужна качественная техническая составляющая, а это: студия, свет, камеры, пультовая, микрофоны и т.п., но и не менее важно — это качественный персонал, который сопровождает ивент, это: звукорежиссер, видеооператор, видеорежиссер и т.п.

Так что при выборе технического подрядчика, которому вы готовы доверить проведение онлайн трансляции, нужно отнестись со всей ответственностью, поскольку именно от него зависит весь онлайн ивент. Лучше работать с проверенными тех. подрядчиками или по рекомендации.

Интернет и электричество — самая важная составляющая онлайн ивентов!

Важно! — подключайте главные компьютеры/серваки к интернету — только по кабелю, никакого WiFi. И обязательно имейте запасную линию интернета, на всякий случай, хотя бы мобильный WiFi роутер, если нет второй линии кабельного интернета.

Электричество — ну вы поняли, да? Если пропадет электричество, то ваш онлайн ивент будет завален. Что же делать, когда от Вас этот фактор не зависит? Можно взять резервный генератор тока, который работает от бензина/дизеля, и он Вам может очень помочь, в такой ситуации. Только ставьте его подальше, от комнаты с трансляцией, поскольку он очень шумный.

Репетиция.

Очень важный момент, когда у вас планируется масштабный онлайн ивент, с приглашенными спикерами или артистами в студию — это репетиция, которую мы рекомендуем сделать за 2-3 дня до самого ивента. Если же не сделать репетицию на таком ивенте, то вероятность факапа – 90%.

Да, конечно репетиция — это доп. расходы, но если у Вас ответственное мероприятие, топовые гости и вы не хотите завалить свой онлайн ивент, то без репетиции никак!

Очевидные неочевидные лайфхаки на онлайнах:

1. Онлайн модератор — обязательно нужен обученный человек, который сможет сопровождать мероприятие в чате и делать тех. поддержку для участников (у кого-то что-то не работает и т.п.). И чем больше участников в онлайне, тем больше нужно таких модераторов.

2. Проверка контента на авторские права — если вы делаете трансляцию через YouTube, то обязательно сделайте прогон со всем контентом заранее (особенно аудио), чтоб в процессе мероприятия YouTube не забанил вашу трансляцию.

3. Маркеры на сцене для спикеров — проклейте гофрированной лентой зоны сцены, за которые не должен выходить спикер/ведущий/артист. Чтоб не выйти из кадра или зоны действия хромакея.

4. Задержка — учтите тот факт, что сигнал передается с небольшой задержкой и участники могут слышать ведущего/спикера с задержкой и отвечать с небольшой паузой.

5. Мониторы спикерам/ведущему/артистам — если трансляция из студии и в ней присутствует ведущий мероприятия, спикеры или приглашенные артисты, то желательно вывести на монитор участников мероприятия, чтоб их было видно и по необходимости слышно. Очень сложно работать только на камеру, не видев участников, их реакции и т.п.

Это конечно же не все рекомендации, которые мы могли бы написать, их на самом деле очень много, но всего не опишешь. Один важный совет – обращайтесь к профессионалам!

И напоследок пару факапов, которые случились у нас, и как мы вышли из этих ситуаций:

1. ZOOM — очень крутая многофункциональная платформа для онлайн мероприятий, но и она бывает не без сюрпризов)) У нас была задача записать видео с мероприятия (с камеры и из зума), но zoom после очередного обновления, поменял немного настройки записи видео и запись получилась только в режиме докладчика, без режима галереи (когда видно много участников в маленьких окошках), а это было очень важно на самом деле, для последующего монтажа видео.

Делаем от сюда вывод, что нужно проверять все настройки в zoom, каждый раз, даже если вы их настраивали в предыдущей онлайн трансляции.

Но мы даем респект zoom за очень правильную функцию по правам организатора, который даже если вылетает из интернета, то конференция продолжается, а права организатора передаются автоматически соорганизатору или кому-то из участников, если соорганизатор не был назначен.

Мы столкнулись с этой ситуацией на нашем онлайн ивенте, когда по завершению  мероприятия, мы еще не успели передать права организатора клиенту, чтоб участники смогли дальше продолжить веселится, уже без нашего участия, когда Видяшник от студии (на наш видеорежиссер), от куда мы вели трансляцию — решил, что мероприятие закончилось и отключил интернет((  У нас была конечно же паника, но при новом заходе в zoom, когда вернули интернет — конференция сохранилась и автоматически права организатора вернулись нам, которые мы передали клиенту и покинули конференцию.

2. Не допуск половины участников через рабочие компы на нашу игровую платформу с квизом. На одном из онлайн ивентов, мы проводили онлайн квиз через наш сайт, в котором была встроена Гугл-форма для получения ответов и как оказалось, что половина участников с рабочих компов, в которых установлена защита на посещение разных сайтов – не смогли зайти на игру, а как оказалось, что Гугл-форма была тоже под запретом (для нас это был огромный сюрприз конечно же)… Но мы вышли из данной ситуации очень быстро.

Мы выяснили, что проблема не с нашим сайтом и не со стримом через YouTube, поскольку это все открылось, а проблема именно с Гугл-формами. Мы скинули участникам отдельно ссылку на Гугл форму, которую они открыли через свои смартфоны, а трансляцию провели через YouTube. Мы все порешали буквально в считанные минуты, пока ведущий развлекал гостей и провели наш онлайн ивент.

Отсюда делаем еще один вывод — нужно заранее согласовывать с клиентом, нет ли каких-то ограничений на их гаджетах/компах и просить заранее проверить работоспособность игровой платформы и страницы стрима, чтоб избежать такой ситуации.

А в целом, онлайн мероприятия — это очень крутой формат, который позволяет организовать мероприятие, несмотря на карантины, удаленную работы или другие ограничения. И получив фитбеки от наших клиентов, то им такой формат очень понравился и они готовы провести еще не один раз онлайн корпоратив.

P.S.: но мы конечно же ждем возвращения к офлайн мероприятиям, но и готовим интересные новинки для онлайн ивентов))