Деловые мероприятия: этапы подготовки и нюансы при организации.
Бизнес мероприятия, форумы, конференции, деловые встречи, семинары… Про этапы подготовки, особенности и нюансы – расскажем в этой статье.
1-й этап — анализ целевой аудитории.
Перед разработкой программы и выбора спикера – нужно для начала определиться с целевой аудиторией. Если говорить про внутрикорпоративное деловое мероприятия, то тут намного проще – сделали опрос среди сотрудников, вспомнили, что было раньше, что понравилось, что нет? И приступили к подготовке мероприятия.
Но если деловое мероприятие планируется для новых участников, то тут нужно тщательно изучить целевую аудиторию (возраст, интересы, статус и т.п.). После чего можно будет определить, какая программа подойдет лучше всего и каких спикеров нужно приглашать.
2-й этап — разработка программы.
После изучения целевой аудитории и получения информации о предыдущих мероприятиях – можно создать логическое продолжение конференции, продолжив основную идею, которая была уже ранее затронута, но принести новые фишечки, чтоб аудитории было интересно.
3-й этап — работа с модераторами и спикерами.
Спикеры не должны повторяться в своих темах, чтоб зрителю было интересно, или лучше пригласить нового спикера, если у предыдущего не будет новой интересной темы.
Еще очень хорошо мотивирует ключевой спикер, который возможно не будет перекликаться с основной темой, но сможет донести полезную информацию зрителю и замотивировать их.
Модераторы на деловых мероприятиях – играют очень важную роль, ведь им предстоит заполнять свободные паузы, анонсировать будущие события на данном мероприятии, подводить итоги выступающих и просто развлекать публику, поддерживая интерес к следующим спикерам и мероприятию в целом.
4-й этап — проработка тайминга и контента.
Какие бы интересные не были спикеры, но длительные выступления – утомляют зрителя. Для этого и нужен четкий тайминг, которого будут все придерживаться.
Оптимальное время для одного выступающего — 20-30 минут. Для того, чтоб спикер выступил согласно своего тайминга – мы рекомендуем провести предварительную репетицию, после которой будет четкое понимание – достаточно выделили времени для того или иного спикера, или нужно дать немного больше времени, а может нужно немножко урезать выступление.
Очень важно делать перерывы через каждые 1,5-2 часа, чтоб участники смогли размяться, походить, сходить на перекур и в туалет и конечно же пообщаться, ведь многие приходя на деловые мероприятия не только ради спикеров, а и для новых знакомств.
Нужно обязательно проверить весь контент, который будет воспроизводится на мероприятии. Весь контент должен быть у организаторов заблаговременно, чтоб была возможность все проверить и если вдруг что-то не работает, то чтоб было время на устранение неполадок.
Бывает конечно, что спикер привозит презентацию на флешке сразу на мероприятие и отдает контент перед самим выступлением. Но в таком случае организатор не несет ответственность за данный контент. Но в таком случае нужно заранее обсудить, в каком формате будет презентация (или другой контент), а записать данную информацию лучше на несколько носителей, если вдруг флешка не будет работать. Но мы конечно выступаем за то, что весь контент был у организаторов минимум за 3 дня до мероприятия.
Нюансы при организации деловых мероприятий:
Один из самых важных моментов – это продажа билетов. Если Вы конечно не организовываете внутрикорпоративное мероприятие, где нужно только пригласить сотрудников и партнеров, то могут возникнуть нюансы с продажей билетов.
В формате платной конференции, где нужно продать билеты – важно понимать, что многие покупают билеты в последние недели и дни, соответсвенно у вас должен быть запас средств на организацию данного мероприятия.
Также нужно проработать и запустить рекламную кампанию, чтоб привлечь нужную целевую аудиторию. Это может быть: соцсети, билборды, специально разработанные сайты под мероприятие, СМИ.
Порадуйте гостей.
Обязательно организуйте кофе-паузу или обед. От продолжительности мероприятия, зависит и количество подач еды. Лучше сделать несколько выносов еды, но не нужно подавать тяжелую еду, которая может отяготить дальнейшее участие в конференции.
Шоу и интерактивные зоны – это необязательные опции для деловых мероприятий, но благодаря развлекательной шоу-программе и интерактивным зонам, в которых участники смогут поучаствовать – вы сможете разбавить длительные выступления спикеров и дать больший заряд эмоций участникам конференции…
Агентство Prime Event – рекомендует организовывать деловые мероприятия с профессионалами, которые знают свое дело и нюансы при организации больших и сложных конференций.
