Как организовать корпоратив. Важные советы при организации.

Когда приходит время к подготовке мероприятия, часто возникает вопрос, а с чего же начать? Для того, чтоб организация корпоратива не превратилась в сложный и непонятный процесс, мы дадим некоторые советы, чтоб облегчить задачи Вам и ивент агентству.

Визуализация праздника.

Для начала Вам нужно представить, каким же Вы видите для себя идеальный корпоратив. Если у вас в компании ранее проводились мероприятия и Вы на этих корпоративах принимали участие (как гость или как организатор), то Вам будет проще представить будущий корпоратив, который нужно организовать.

Нужно обратить внимание на прошедшие мероприятия – что понравилось, что нет, как реагировали коллеги на те или иные события на празднике. Что Вам больше всего понравилось, а что вообще не зашло. Возможно были уже идеи, которые не получилось воплотить в реальность на прошлых ивентах и Вы хотите это исправить на будущем мероприятии.

А если Вы ранее не принимали участия в корпоративных мероприятиях или компания ранее не организовывала ничего подобного, то в таком случае есть плюсы и минусы. Плюс – это то, что для Вас и компании – любая идея и концепция – будет новой, и Вы вряд ли повторитесь. А минус – это то, что Вам придется собирать новую информацию от коллег и руководства по будущему ивенту, чтоб первый корпоратив не оказался «последним», если вдруг все пройдет не так, как хотелось бы, из-за недостатка информации и пожеланий по мероприятию.

Концепция корпоративного мероприятия.

Очень важный момент для любого мероприятия – это выбор правильной концепции, учитывая все интересы коллег и руководства компании. Бывают конечно же мероприятия без привязки к концепции, но тогда есть идея мероприятия, которую тоже нужно согласовывать.

При выборе концепции для корпоратива, нужно учесть не только свой интерес, а и своих коллег. Поскольку большинство концепций предусматривают определенный дресс-код, который придется соблюдать всем участникам мероприятия. Варианты концепций для корпоратива – https://prime-event.com.ua/blog/50-kontseptsij-dlya-meropriyatij-ot-agentstva-prime-event/

От выбора концепции зависит много последующих факторов: выбор подходящей локации – чтоб подходила по стилю концепции, правильно составленная конкурсная программа – в тематике праздника, шоу-номера – чтоб соответствовали концепции, тематический декор, прочее.

Бюджет мероприятия.

После выбора концепции, нужно определиться с бюджетом мероприятия, сколько готовы потратить на корпоратив и на чем нужно сделать акцент. Общий бюджет распределяется примерно поровну: половина на локацию и питание, а вторая половина – на развлечения и программу. Но это очень примерно и зависит конечно же от многих факторов и количества гостей…

Вам нужно определиться, что Вам важнее – хорошо покушать и провести мероприятие на Лакшери локации, а из программы будет достаточно ведущего с ди-джеем. Или еда и место проведения – не очень важны, а важна шоу-программа и развлечения… Но всегда есть золотая средина, когда бюджет можно распределить примерно поровну.

Определение бюджета – это очень важный момент при организации корпоратива, когда Вы обращаетесь в ивент агентство. Если Вы не укажите бюджет мероприятия, но сделаете запрос на организацию корпоратива в агентстве, то вероятность, что Вы получите ожидаемое предложение с просчетом – очень низкая!

Очень сложно угадать, на что нужно сделать акцент (программа или локация), какого уровня должно быть мероприятие, планируете Вы заказать звезду на праздник или нет, какого уровня должен быть ведущий, что будет из декораций, технического обеспечения и т.п. Но вот с бюджетом – Вы однозначно упростите работу ивент агентству и вероятность получить максимально подходящее предложение – сразу вырастает в разы!

Услуги и наполнение праздника.

После составления сметы от агентства, часто вносятся коррективы по наполнению. Тут нужно учесть несколько факторов, что можно убрать из просчета или заменить, а что лучше не трогать.

Например – если нужно немного урезать бюджет, то мы не рекомендуем это делать за счет ведущего, техники или еды/алкоголя. Хорошего ведущего лучше не заменять более дешевым с меньшим опытом, лучше убрать какой-то шоу номер (если их много). Еду и алкоголь – тоже не рекомендуем сокращать, если все грамотно составлено, чтоб гости не оказались голодными или не остались без выпивки. Ну и качество техники тоже имеет большое значение на мероприятии, так что тут тоже нужно подойти к этому вопросу с осторожностью…

Если Вам нужно что-то из услуг подкорректировать, то можно пожертвовать каким-то шоу номером. Или, например, Вы хотите салют, а это удовольствие – не дешевое! То мы рекомендуем салют делать хорошим (а это от 2000 дол.), или не делать вообще.

Декор и фотозоны на празднике тоже имеют большое значение, чтоб подчеркнуть концепцию мероприятия, да и фотоотчеты с мероприятия будут намного круче с декорациями и на фоне фотозон, чем обычная репортажная съемка.

Сценарий праздника.

После того, как все позиции по смете утверждены и выбрана концепция, только тогда подходит очередь к написанию сценария. Мы часто слышали вопрос от наших клиентов, на этапе общения (когда ничего не утверждено из услуг на праздник) – а сценарий нам можно почитать? Конечно можно! Только после утверждения концепции и сметы. Как же мы можем написать сценарий, когда мы не знаем, что у нас будет из шоу-программы, наполнения и т.п.

Сценарий на корпоратив пишет event агентство, совместно с утвержденным ведущим, который потом согласовывается с заказчиком. И когда сценарий, конкурсы – все утверждено, идет этап подготовки к мероприятию.

Этап подготовки к мероприятию.

После утверждения сметы и подписанного договора с предоплатой – идет бронь локации, артистов, подрядчиков. А также запускаются процессы в работу – макеты, полиграфия, закупка подарков, другие производственные процессы.

Сопровождение мероприятия.

Если Вы решили, что утвердили программу и сценарий, и все этапы пройдены и можно расслабиться, то это не так)) Даже когда все готово и утверждено, наступает «День Х» – день мероприятия, когда нужно контролировать все процессы, своевременные приезды артистов, саундчеки, контроль тайминга, на случай форс-мажора – иметь ПЛАН Б и т.п.

Но в профессиональном ивент агентстве всегда есть ПЛАН Б и профессиональные координаторы, которые сделают всю работу максимально качественно, чтоб избежать форс-мажорных ситуаций, а в случае их возникновения – сразу же решить эту проблему, без ущерба мероприятию.

Event агентство Киев Prime Event – работает с 2008 года, имея колоссальный опыт в организации корпоративных мероприятий разного масштаба, что позволяет избежать форс-мажорных ситуаций на 99%, а на случай с 1% – всегда есть ПЛАН Б. Доверяйте важные события профессионалам!