Координатор на праздник. Зачем он нужен и какие задачи выполняет?

Если Вы обратились в ивент агентство за организацией мероприятия «под ключ», то координаторы в любом случае будут сопровождать ивент. Но бывает такое, что Вы заказали точечно несколько услуг в агентстве или организовываете праздник самостоятельно, а координатора решили не брать и взять на себя всю организацию, то на таком ивенте Вы точно не сможете отдохнуть и расслабиться, а можете что-то упустить важное, за неимением опыта…

Зачем же нужен координатор?

Нужно учесть важный момент – если Вы организовываете мероприятие самостоятельно и у Вас есть опыт, а на празднике Вы готовы решать все орг. вопросы, не имея возможности выпить с коллегами или друзьями и отдохнуть по полной, то Вы конечно вполне можете взять на себя ношу организатора.

Но если Вы хотите расслабиться на празднике и не заниматься координацией мероприятия, то закажите координатора, который возьмет все организационные задачи на себя. Вы не потратите много денег, но сможете по-настоящему отдохнуть. Координатор будет стоить в среднем 3000-5000 грн. за все мероприятие, согласитесь – это небольшая плата за Ваш отдых и нервы!

Координатор на праздник и его задачи.

Первый этап – планирование. На этапе подготовки к мероприятию есть много задач, которые нужно тоже координировать. Закупить подарки или алкоголь, заказать и забрать полиграфию, накануне мероприятия прозвонить всех подрядчиков и локацию, согласовать готовность со всеми и назначить правильное время приезда на локацию, чтоб все смонтировали заранее и приехали во время и т.п.

Координация в день праздника – если на мероприятии есть техника, декорации, фотозоны и другие составляющие ивента, для которых нужно время на монтаж, то координатор должен быть на локации с момента первого монтажа, а это может быть за 4-6 часов до начала банкета (или раньше). Если Вы все же решили взять координацию на себя, то к началу банкета Вам уже не захочется никакого праздника, уже поверьте нашему опыту)))

Следующий этап – это встреча артистов и подрядчиков принимающих участие на мероприятии. Нужно всех встретить (а приезжают все в разное время и на протяжении мероприятия), разместить в гримерки, проконтролировать, чтоб в гримерных комнатах все было согласно бытового райдера (если такой есть), а также вовремя всех выпустить согласно тайминга и провести расчет.

Есть также дополнительные задачи у координатора в день мероприятия – например у Вас закончился алкоголь, так вот координатор сможет его купить, не отрывая от празднования кого-то из Ваших коллег. Это как пример, а таких ситуаций может быть много разных.

Также координатор может выполнить функцию хостес, когда собираются гости и не знают куда им пройти, то координатор сможет их направить куда нужно. Или может помочь ведущему в программе – подготовить и подать необходимый реквизит или подарки.

Это далеко не все функции, которые может взять на себя координатор праздника, за небольшую плату. Так что Вам решать – нужен Вам координатор или Вы готовы выполнять все эти задачи на протяжении всего мероприятия, когда Ваши друзья и коллеги будут веселиться.

В агентстве Prime Event профессиональные координаторы праздников, которых Вы можете пригласить на свой ивент.