Как правильно составить бюджет мероприятия?

Многие компании или частные клиенты, обращаясь в агентство, не знают бюджет мероприятия, но при этом хотят, чтоб им подготовили предложение с просчетом, но без ориентировочного бюджета угадать, что же подойдет клиенту — практически невозможно. Или бывает другая ситуация, что бюджет есть, а вот как его правильно распределить — не совсем понятно… Разбираем эти ситуации и помогаем составить бюджет мероприятия.

Основные составляющие мероприятия:

Локация.

Для начала нужно определиться с местом для ивента и уровнем локации. Если у Вас бизнес-мероприятие и приглашены гости VIP уровня, то конечно же Вам и ресторан нужен соответствующий, а это от 100 долларов на 1 гостя. Если у Вас обычный банкет и Вам не нужен супер-ресторан, то средний чек с 1 гостя Вам обойдется в 50 долларов.

Но также нужно учесть, что есть много локаций, за которые нужно будет заплатить еще дополнительно аренду, например — концерт-холлы. Так что, составляя бюджет, нужно учитывать все эти факторы, чтоб понимать какая сумма уйдет на локацию и питание.

Ведущий.

Ведущий мероприятия — это отдельная составляющая мероприятия, поскольку ведущих очень много, а вот хороших ведущих и по хорошей цене — это уже стоит усилий, чтоб таких найти)) Если говорить про стоимость ведущего, то гонорар хорошего ведущего (не медийного), будет составлять 500-1000 долларов.

А если говорить про медийных ведущих, так там гонорары будут от 1500 долларов, а за топовых ведущих Вам придется заплатить в районе 5000 долларов. Посмотреть цены на звездных ведущих можно — ТУТ.

Шоу программа.

Для шоу программы разброс цен может быть очень большой, поскольку артистов очень много и гонорары очень разные. Например, Вы можете взять один недорогой коллектив (например шоу-балет) и за 300-500 долларов заполнить всю вечернюю программу из разных номеров, ну или составить программу из разноплановых номеров, а хорошие номера могут стоить – от 500 долларов, за 1 выступление.

А если говорить про приглашение звезд эстрады, то там прайсы уже совершенно другие! И топовые украинские артисты будут стоить от 15 000 долларов за свою программу (40-60 минут), ну и дополнительно нужно будет просчитывать бытовой и технический райдер артиста. А посмотреть каталог с ценами на украинских звезд, Вы можете на нашем сайте — https://prime-event.com.ua/service/estrada/

Техническая часть.

Если у Вас небольшое мероприятие (например – до 50 гостей), то Вам будет достаточно стандартного комплекта аппаратуры с ди-джеем и это Вам обойдется в 200 долларов (в среднем), а если ивент на 100+ гостей и нужно много света, спецэффекты, возможно экраны или райдер для кавер-бенда, то на техническую часть уйдет от 1000 долларов.

А если Вы пригласили звезду на праздник, то такой технический райдер может обойтись — от 3000 долларов, в зависимости от уровня артиста и локации.

Декорации и фотозоны.

Это конечно же не обязательные составляющие мероприятия, но если у Вас планируется тематическая вечеринка, то без тематической фотозоны и декораций не обойтись! И тут можно закладывать в свой бюджет — от 1000 долларов.

Прочие услуги.

Из дополнительных затрат можно добавить следующие позиции:

• Фотосъемка мероприятия — от 200 долларов за мероприятие.
• Видеосъемка мероприятия и монтаж — от 400 долларов за мероприятие.
• Подарки на конкурсы — от 100 долларов.
• Услуги агентства (организация мероприятия под ключ) — в среднем 10% от бюджета мероприятия.

Вот и можно посчитать примерный бюджет мероприятия, исходя из вышеперечисленной информации.

Но если у Вас есть уже бюджет, то его тоже нужно правильно распределить и поставить задачу Вашему организатору. Возможно, Вам не нужна крутая локация, а нужна хорошая шоу программа или наоборот. А возможно Вы готовы потратить весь бюджет с развлекательной части на медийного ведущего и все, никакой шоу программы, но зато у нас был ведущий с телевизора))

Это конечно же не все составляющие ивента, да и бюджет можно распределить по-разному. Но для того, чтоб сделать максимально подходящий просчет мероприятия, Вы можете оставить заявку, и наши менеджеры подготовят для Вас лучшее предложение!