Как организовать конференцию и не выгореть?
Организация конференции – это процесс не из легких, особенно когда на Вас ложатся практически все задачи по организации, да и от основной работы Вас никто не освободил. Вы можете дойти до того момента, когда начнется паника, что Вы ничего не успеваете и остается одно желание – да может ну его…
Для того, чтоб организовать конференцию качественно и все успеть, лучше распределить обязанности среди коллег, когда каждый будет отвечать за свою часть подготовки. Но процесс делегирования сработает только в том случае, если у Вас есть коллеги со свободным временем и конференция не очень сложная и масштабная, в противном случае — Вы все же потратите очень много времени и усилий, но качественно организовать масштабную ответственную конференцию, скорее всего не получится, из-за недостатка опыта.
В таком случае мы рекомендуем обратиться к профессионалам, кто знает эту сферу и организовывает конференции и другие бизнес мероприятия уже много лет. Ведь агентство не только знает все тонкости по организации, но и несет ответственность за Ваше мероприятие, что позволяет максимально избежать форс-мажорных ситуаций. Ивент агентство Prime Event организовывает бизнес мероприятия с 2008 года, нашего опыта достаточно для организации масштабных и сложных конференций.
Организация конференции самостоятельно.
Но если Вы все же организовываете конференцию самостоятельно, то распределите бизнес процессы так, чтоб у Вас было время в запасе на форс мажоры. А лучше создайте график и выделите на каждый процесс время на его подготовку и реализацию, но обязательно с запасом по времени!
Например – У Вас есть одно из заданий – сделать пригласительные или фотозону (брендвол), это задачи для дизайнера и полиграфии. Возможно у Вас есть дизайнер коллега или Вы сами можете нарисовать макет, но если нет, то Вы обращаетесь в агентство за помощью и Вам обязательно нужно установить сроки и поставить правильно ТЗ, чтоб макет сделали максимально правильным и чтоб на доработку не пришлось тратить время. Но если у Вас не будет запаса по времени и Вам прислали не подходящий макет или вообще не успели его сделать, или в полиграфии завал и Ваш заказ не успевают вовремя напечатать, то это уже форс-мажор, который может завалить мероприятие…
Таких моментов очень много! Мы рекомендуем в первую очередь заниматься длительными процессами, которые требуют разработки дизайна, производства и т.п. Вы поставили ТЗ, запустили процессы и они работают пока что без Вас, а Вы занимаетесь другими задачами.
Выбор локации для конференции.
Существует множество конференц-залов, необычных локаций, больших концерт-холлов для проведения конференций. И локацию нужно выбирать тоже тщательно, учитывая нюансы мероприятия.
Территориальное расположение – желательно, чтоб локация была удобно расположена для приезда и уезда гостей. Если нужно поселение, то выбирайте гостиничный комплекс (в них всегда есть конференц-залы), а если мероприятие за городом, то позаботьтесь о трансфере для гостей.
Также не забудьте о питании для гостей. Если конференция длительная, то обязательно организуйте кофе-паузу и не одну. Во первых, гостям нужно давать время отдохнуть от спикеров и пообщаться с друг другом, а зона фуршета – это идеальное место для общения и новых знакомств, а во-вторых – нужно покушать и попить между длительными выступлениями спикеров.
Удивляйте гостей!
Стандартные банальные конференции очень редко бывают интересны для участников, если только очень интересная тема и звездный спикер не будут на этой конференции))
В таком случае придумайте дополнительные развлечения для гостей.
Например:
- Яркие шоу номера между выступлениями спикера.
- Розыгрыш призов среди участников.
- Вкусная и необычная еда.
- Анимация или аттракционы.
- Памятные брендированные подарки для всех участников.
- Звездный спикер или приглашенная звезда на Гала-ужин.
Как позаботиться о том, чтоб гости получили удовольствие от мероприятия и наполнили себя новыми знаниями, а в следующий раз пришли на Вашу конференцию даже не раздумывая? Вам поможет ивент агентство Prime Event, организовать по-настоящему запоминающийся ивент и возьмет на себя все организационные и подготовительные вопросы.
