Этапы подготовки предложения для клиента
В данной статье мы поделимся этапами подготовки качественного предложения под мероприятие и расскажем для чего нужно обращаться в ивент агентство заблаговременно, чтоб получить максимально качественное предложение.
В наше агентство часто поступают запросы с просьбой подготовить предложение на сегодня/завтра, но качественное и индивидуальное предложение за 1 день не готовится, ведь есть много этапов, о которых мы расскажем в этой статье. Предложение на сегодня – это может быть только готовое предложение для другой компании, которое будет немного адаптировано под вас, но не будет индивидуальным…
Запрос на предложение по мероприятию.
Первый этап – это заявка, которую мы получаем на почту или по телефону, после того, как мы выслушали клиента или внимательно изучили запрос на почте, мы готовим дополнительные вопросы или отправляем бриф для заполнения.
В идеале конечно – это встреча с клиентом, на которой мы сможем задать все интересующие вопросы для разработки максимально качественного предложения. Но если возможности встретиться нет, то тогда это общение по телефону и заполнение брифа.
После этих этапов мы изучаем сферу деятельности компании, какие мероприятия проводились ранее, чтоб не повторяться. Изучаем ценности компании и задачи к данному ивенту, чтоб организовать корпоратив максимально качественно.
Подготовка предложения для мероприятия.
Следующий этап, когда собрана вся информация о компании и заполнен бриф с уточняющими вопросами – это мозговой штурм в нашем ивент агентстве. Мы придумываем идеи для разработки концепции мероприятия, исходя из полученной информации.
Когда есть идеи для будущей концепции, идет разработка самого предложения. Это может быть от 1 до 3 концепций под мероприятие, в зависимости от поставленных задач и пожеланий клиента.
Бывают запросы, когда у клиента есть концепция, которую он хочет, чтоб ивент агентство разработало и подготовила предложение и просчеты по данной тематике, тогда готовить 3 концепции мероприятия нет смысла. Идет разработка предложения под выбранную тему.
А бывают запросы, когда нет пожелания по тематике для мероприятия, но нужно разработать несколько концепций. Тогда нужно изучить предыдущие мероприятия, чтоб не повторяться и максимально получить информацию от клиента по будущему ивенту с пожеланиями, чтоб мы смогли разработать максимально подходящие концепции.
Креативный отдел.
После того, как наша творческая группа выбрала 1 или 3 концепции для разработки, креативный отдел разрабатывает презентации с описанием идей, визуализацией и наполнением, тут работает команда из: копирайтера, дизайнера и креативного директора или сценариста.
Артисты и подрядчики.
Менеджер по работе с артистами и подрядчикам прозванивает всех, уточняя гонорар и возможность выступить или отработать на дату будущего ивента. Предлагается по несколько вариантов ведущих, артистов, наполнения, чтоб был выбор у клиента.
Смета мероприятия.
Когда готовы презентации с концепциями и есть вся информация и гонорары по артистам и подрядчикам, то начинает свою работу сметчик, который готовит детализированные просчеты по концепциям. На каждое предложение мы готовим смету с двумя вариантами просчета, чтоб был выбор.
Отправка предложения клиенту.
Когда все готово для отправки, проверяет все предложения и просчеты ивент-менеджер данного проекта, чтоб было все учтено, ничего не упустили и после этого предложение с просчетами отправляются клиенту.
Правки и коррективы.
Редко бывает так, что после отправки предложения и сметы – клиент все утвердил без внесения правок и готов был сразу подписывать договор. Как правило, предложение со стороны клиента может рассматриваться от нескольких дней до нескольких недель, вносятся коррективы и правки в программу и смету… А вот когда уже все утвердили, можно готовить договор на подписание.
Подписание договора.
После утверждения предложения и сметы, мы готовим договор на подписание. И этот этап бывает занимает тоже от нескольких дней до нескольких недель. Когда юристы клиента начинают вносить правки в договор, эти правки согласовываются с юристами ивент агентства и когда всех все устраивает – идет подписание договора.
Когда договор подписан с обеих сторон и внесена предоплата, только тогда запускаются все процессы в работу: бронь артистов, закупка реквизита, запуск производства, полиграфия, бронь локации, написание сценария, закупка подарков и т.п.
Подбивая итоги, исходя из вышеперечисленной информации, то качественное предложение за 1 день подготовить никак нельзя! Мы рекомендуем давать ивент агентству на разработку предложения и сметы от 3 до 7 дней, в зависимости от сложности мероприятия и от поставленных задач к ивенту, возможно понадобится и больше времени.
А до момента подписания договора может уйти и несколько недель… Так что мы рекомендуем планировать мероприятие заране, чтоб хватило времени на все этапы подготовки и реализации.
