10 правил для деловой переписки
Многие люди не всегда предпочитают общение по телефону, а выбирают переписку в удобном мессенджере или по почте. На самом деле – это очень важно! Тем более, если Вы общаетесь по деловым вопросам, то лучше все зафиксировать в электронном виде, чтоб у Вас было доказательство вашего диалога и обсуждения бизнес вопросов, когда могут возникнуть разногласия.
А во время удаленной работы или ситуации с карантином, который перевел большую часть сотрудников на удаленку, то живое общение переходит в онлайн и переписок становится намного больше. Ивент агентство Prime Event расскажет про основные принципы деловой переписки.
1. Тема и подпись письма.
Если Вы отправляете письмо по электронной почте, то укажите обязательно тему письма, чтоб Ваше письмо наверняка дошло до адресата и не было проигнорировано получателем.
И еще одна рекомендация – если отправляете важное письмо с соответствующей темой, то в этой переписке лучше не затрагивать другие темы, а создать новое письмо с новой темой, чтоб не начался хаос переписки.
А также обязательно укажите в письме свою подпись – имя (ФИО), контакты, почту, сайт и другую важную информацию.
2. Грамотность в переписке.
Следите за грамматикой, пунктуацией и проверяйте опечатки. Это очень важно, особенно при деловой переписке! Большенство людей безграмотность очень раздражает и показывает Вас с не лучшей стороны.
3. Структурируйте правильно письмо.
Люди не любят читать большие абзацы! Делите большое письмо на блоки по 3-4 рядка, а заголовки или важные слова лучше выделить жирным или подчеркнуть. В мессенжерах лучше отправить несколькими короткими сообщениями, чем одним большим – так будет собеседнику удобнее читать и уловить суть мессенджа.
4. Имя собеседника.
Для Вашего собеседника будет очень неприятно увидеть свое имя или фамилию с ошибкой. Проверьте лучше несколько раз, правильно ли Вы написали ФИО и обязательно с большой буквы! И если Вы общаетесь по деловым вопросам, а не с коллегой или другом, то не пишите имя собеседника в уменьшительно-ласкательной форме, это не корректно!
5. Не переходим на личности!
Не переходите на личности с Вашим собеседником, даже если он себе это позволил, держите себя в руках и общайтесь вежливо, на Вы и без оскорблений. Если же Вам неприятен диалог со стороны Вашего собеседника, то лучше проигнорировать его и перестать с ним общаться или перевести общение на кого-то из коллег.
6. Общение в рабочее время.
Все в праве на отдых и писать в нерабочее время – это не очень корректно, за исключением срочных вопросов или Вашей договоренности пообщаться вне рабочее время. Не пишите после работы, рано утром или в выходные дни.
7. Пояснение про вложенные файлы.
Если Вы отправляете документы, фотографии, другие файлы, то лучше описать в самом письме, что это за файлы и дать им пояснение, чтоб не возникло путаницы и недопонимания с другой стороны.
8. Читабельный шрифт.
В письме Вы можете выбрать стиль шрифта и цвет самостоятельно. Он должен быть читабельный! Не делайте очень мелкий шрифт или очень крупный, не выделяйте текст нечитабельным цветом или наоборот очень ярким, например красный – он даже может раздражать читателя!
9. Проверка письма перед отправкой.
Перед тем, как отправить письмо – перечитайте его еще раз и очень внимательно. Ведь Вы можете пропустить что-то важное, не увидеть какие-то ошибки или не обратить внимание на автозамену.
10. Отвечайте на сообщения.
Для поддержания хороших отношений с коллегами, руководством или деловым партнером – отвечайте на письма и желательно сразу, как у Вас появилась возможность. Письма на которые собеседник не получает ответ, могут его немного обидеть или расстроить, или он может подумать, что письмо Вам не дошло и будет слать повторно или звонить для подтверждения о получении письма.
Если Вам нужно проделать определенную работу, перед отправкой письма в ответ, например – подготовить смету, отчет, другие документы… то лучше написать сразу в ответ, что Вы получили письмо и занимаетесь этим вопросом и сможете отправить информацию ближе к «времени» – и желательно написать ориентировочное время, когда Вы планируете ответить.
P.S.: Мы рекомендуем вести важные переписки по почте, ведь в мессенджерах будет сложнее найти нужное сообщение, а также из мессенджера можно удалять сообщения, что нельзя сделать в почте.
